Los vales de despensa son una de las prestaciones superiores a la ley más valoradas y con un gran impacto en el vínculo que se genera entre un trabajador y una empresa, por lo que es importante comenzar a usarlos si eres empresario y quieres hacer crecer tu negocio. Para ello, es importante también saber cómo calcularlos.
El total de dinero que pueden contener los vales de despensa depende de varios factores, que abordaremos en este artículo. Así podrás saber qué son los vales de despensa, cómo calcularlos, los beneficios que brindan a las empresas y a los trabajadores y qué se necesita para comenzar a utilizarlos.
Los vales de despensa son un tipo de prestación laboral (opcional) que pueden otorgar los patrones a los trabajadores que prestan sus servicios profesionales a la empresa, y consisten en una suma de dinero que se entrega a través de tarjetas para su uso en supermercados, tiendas de autoservicio, entre otros.
Los vales de despensa son un ingreso salarial extra, que sirve para poder adquirir artículos alimenticios o de higiene personal, así como algunos electrodomésticos, útiles y objetos de oficina, entre otros.
Aunque los vales de despensa tienen algunas restricciones, permiten comprar artículos de primera necesidad para el empleado y su familia.
Para calcular de forma precisa los vales de despensa, se pueden usar los dos esquemas que existen actualmente en México.
El primero se fundamenta en lo referido por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), a través de la Ley de Seguro Social; y el segundo esquema de cálculo tiene su base en el Impuesto sobre la Renta (ISR).
Ninguno es mejor que otro; todo depende de las necesidades de la empresa, por lo que la revisión debe realizarse a partir de este dato para obtener los mejores beneficios.
La forma de calcular los vales de despensa mediante esta modalidad tiene sus bases en lo referido en el artículo 27 de la Ley del Seguro Social, donde se señala que este tipo de pagos adicionales se deben excluir del salario base de cotización, siempre y cuando se cumpla una condición.
La condición es que la suma total no rebase el 40% de una Unidad de Medida y Actualización (UMA), esto quiere decir que si los vales de despensa se otorgan de forma mensual, no deben ser superiores a los $1,170 pesos mexicanos para que puedan ser deducibles, siguiendo lo señalado por la UMA en este 2022.
Llevando a cabo este proceso de forma adecuada y precisa se pueden deducir de impuestos lo que representa una ventaja importante para la empresa.
Un segundo modo de otorgar vales de despensa para que sean exentos de impuestos es a través del Impuesto sobre la Renta.
Es la manera más sencilla de ejecutar todo el proceso, ya que se puede aumentar el dinero que perciben los colaboradores basados en el monto vigente registrado por la UMA de forma mensual.
Lo anterior significa que puedes otorgar hasta una cantidad de $2,925.09 pesos mexicanos a tus empleados cada mes, y la única restricción que hay para deducir impuestos es que no se exceda una cantidad equivalente a la suma de siete UMAs durante un ciclo anual de trabajo.
Al igual que ocurre con el esquema del IMSS, si se lleva un proceso eficiente de los vales de despensa, se obtienen muchos beneficios económicos para un negocio.
No debes preocuparte si en algún momento se excede el límite que señalan los esquemas del IMSS y el ISR con lo referente a la UMA, ya que la Ley del Seguro Social refiere que si el importe de las prestaciones es superior al porcentaje establecido, únicamente se debe integrar el excedente al salario base de cotización.
Esto quiere decir que existirá una retención de las percepciones e impuestos tanto de la empresa como del empleado. En el primer caso, por conceptos de IMSS e Impuesto Sobre la Nómina (ISN), y en el segundo caso, por IMSS e ISR, en donde se contempla exclusivamente la cantidad excesiva.
Los vales de despensa, como una de las prestaciones superiores a la ley, pueden ser beneficiosos para una empresa, por lo que cada vez más negocios se suman a la lista de lugares en donde se ofrecen estos para recompensar el buen trabajo de los colaboradores.
Los vales de despensa tienen un importante beneficio fiscal para cualquier tipo de empresa, y es que gracias a su uso se puede llevar a cabo un ahorro de hasta un 53% de Impuesto sobre la Renta y, a diferencia de lo que ocurre con pagos en efectivo, esta modalidad anualmente permite reducir el presupuesto para compensar a los trabajadores.
Asimismo, al tratarse de una suma de dinero enfocada en la despensa de una familia, se toma como ayuda alimentaria, lo que forma parte de la previsión social de cualquier empresa y significa que este dinero queda exento en materia fiscal.
Finalmente, los vales de despensa cumplen con otras funciones más allá de las fiscales, ya que ayudan a reducir la rotación de personal, incrementan la imagen y prestigio de un negocio con sus colaboradores, optimizan el plan de compensación salarial y hacen más eficiente el presupuesto.
En el caso de los trabajadores, los vales de despensa tienen grandes ventajas, ya que puede considerarse un ingreso adicional, enfocado en el gasto diario o semanal de despensa.
Además del beneficio económico que representa para un trabajador recibir vales de despensa, incluir esta prestación opcional en el esquema de pagos hace sentir más cercano a un colaborador con el negocio, lo que influye directamente en los niveles de productividad y con ello, se generan mayores ganancias en el día a día.
Asimismo, los vales de despensa otorgan mayor estabilidad financiera a un trabajador y a su familia, lo que se manifiesta en la actitud que tiene en el área laboral, y el vínculo empleado-empresa se vuelve más sólido.
Por todo esto, los vales de despensa son una de las prestaciones superiores a la ley más importantes a considerar, ya que el crecimiento y el desarrollo óptimo de una empresa requiere de los pilares fundamentales, que son los colaboradores, e incentivarlos con este tipo de prestaciones tiene un impacto positivo en el panorama financiero.
Una vez que se ha comprendido la importancia de los vales de despensa, otra de las grandes preguntas se relaciona con los requisitos para comenzar a implementarlos en la gestión de una empresa, y por fortuna no requiere mucho esfuerzo.
Con el auge de este tipo de prestaciones laborales, varias empresas ofrecen sus servicios de vales de despensa mediante tarjetas que funcionan como monederos electrónicos, y tienen el objetivo de responder a las necesidades de tu negocio. Un ejemplo es Edenred, que cuenta con este tipo de servicio.
Para comenzar con el proceso de implementación de vales de despensa, es necesario contar con los siguientes documentos.
En caso de ser una Persona Moral, los documentos que se requieren son:
Asimismo, para poder obtener vales de despensa, es necesario que el negocio se encuentre registrado ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y ante la Secretaría de Hacienda. De no ser así, no será posible implementar esta prestación laboral ni acceder a los beneficios que ofrece.
Además de los documentos citados anteriormente, los cuales permiten solicitar el servicio de tarjetas para uso de vales de despensa, existen algunos requisitos para poder llevar a cabo este proceso de forma eficiente y óptima.
Hasta ahora quedó claro que los vales de despensa representan enormes beneficios tanto en el ámbito fiscal como en el profesional, y aunque, como mencionamos al inicio, existen restricciones de compra, se pueden adquirir muchos artículos.
Los vales de despensa están orientados a cubrir las necesidades básicas de un empleado, como pueden ser productos de higiene personal, despensa, entre otros. Lo que no se puede comprar con estos son bebidas alcohólicas o productos de tabaco.
Asimismo, con la tarjeta de vales de despensa se pueden adquirir productos como ropa, calzado y hasta pagar servicios médicos. En pocas palabras, se trata de todo tipo de artículos que ayudan a mejorar la calidad de vida de los trabajadores y sus familias.
Como dato final, es importante conocer la fecha de vencimiento de los vales de despensa. Por lo regular, tienen una vigencia anual, por lo que deben usarse en tiempo y forma para evitar un reseteo del dinero.
Los vales de despensa tienen una enorme importancia, por lo que como empresa es necesario considerar implementarlos en el pago de sueldo para todos los trabajadores.
Además de los beneficios que mencionamos anteriormente, contar con esta prestación laboral hace más atractiva una oferta de trabajo lo que genera, en el largo plazo, una mejor y más grande red de relaciones profesionales.
En Edenred reconocemos la importancia de los vales de despensa y por ello, contamos con servicios para que no tengas que preocuparte por este tema pues, además, la tarjeta se puede usar en algunos establecimientos de alimentos o cafés.
Si tienes alguna duda, ¡ponte en contacto con nosotros! Un asesor te brindará atención personalizada para desarrollar la mejor estrategia y que le des un giro a tu negocio con los vales de despensa.