En un entorno que cambia constantemente y donde debemos mantenernos actualizados, es importante evitar caer en vulnerabilidades que pongan en riesgo los activos. Por eso, te mostramos cómo prevenir fraudes financieros en tu empresa, y qué herramientas utilizar para mejorar el control, como es el caso de las tarjetas corporativas.
Algunos de los delitos financieros más comunes son: el robo, la corrupción, el cibercrimen y el uso indebido de datos de la compañía. Esto es realmente preocupante ya que en ocasiones los responsables son empleados, por lo que se debe invertir en métodos de protección y seguridad, además de crear protocolos para actuar a tiempo si la información es vulnerada.
Si quieres conocer los mejores métodos y consejos para evitar fraudes en tu empresa, aquí te explicamos.
No es sencillo, pero se tiene que optar por fomentar una cultura corporativa que se base en la ética y la transparencia dentro de la empresa.
Para ello, debes establecer políticas claras enfocadas en promover la honestidad y la responsabilidad en todas las áreas, sin importar niveles ni cargos. Estas deben incluir aspectos como la aprobación de gastos, comprobación de movimientos, la gestión de cuentas, la realización de pagos y las auditorías internas.
Además, es esencial documentar todos los procesos y asegurarse de que sean de fácil acceso para todos los empleados.
La tecnología y las herramientas son aliadas poderosas en contra del fraude financiero dentro de una empresa, por ello, es indispensable utilizar sistemas que protejan datos sensibles y movimientos, como es el caso de las plataformas empresariales.
Contar con ellas, hace que todos los movimientos y transacciones sean más seguros, además de que permite a los administradores conocer en qué se gasta el dinero, bloquear o habilitar las tarjetas, poner límites de uso u horarios, entre otras acciones que ayudan a prevenir fraudes y mal uso de los recursos.
Asimismo, el monitoreo en tiempo real permite detectar y responder rápidamente a actividades sospechosas.
Las auditorías son una excelente opción para detectar y prevenir fraudes financieros. Se tienen que realizar de manera periódica y pueden ser tanto internas como externas.
Las auditorías internas ayudan a tener un control continuo y poder identificar posibles problemas antes de que se conviertan en verdaderos riesgos. Para ello, se recomienda designar a un equipo responsable y experto para realizar estos procesos.
Por otro lado, las auditorías externas son hechas por firmas especializadas y brindan una perspectiva imparcial, lo que puede ayudar a descubrir irregularidades que el personal interno podría estar pasando por alto.
Asimismo, se puede agregar el factor sorpresa para que aquellos que estén considerando actividades fraudulentas, lo piensen dos veces al saber que sus acciones serán revisadas por ojos externos.
La capacitación continua de los trabajadores es clave para prevenir fraudes financieros en la empresa.
Por ello, es importante que se organicen talleres y seminarios que eduquen al personal sobre los diferentes tipos de fraude, cómo se pueden identificar y qué hacer en caso de que se sospeche de una actividad fraudulenta.
Asimismo, se tiene que fomentar una cultura de comunicación abierta, en la que todos se sientan cómodos reportando comportamientos sospechosos sin temor a recibir represalias.
Puedes implementar un sistema anónimo de denuncia para que puedan informar de manera segura cualquier irregularidad.
Segregar funciones es una estrategia muy efectiva para la prevención de fraudes internos.
Asegúrate de que las responsabilidades financieras estén divididas entre varios colaboradores. Por ejemplo, el encargado de aprobar gastos no tiene que ser el mismo que los contabiliza o realiza el pago. Esto evitará que una sola persona tenga control total sobre las transacciones.
Además, es recomendable realizar revisiones cruzadas donde diferentes empleados revisen y aprueben las transacciones de otros, con el fin de mejorar la precisión de los registros financieros y crear un sistema de verificación que ayude a detectar errores antes de que haya daños más significativos.
Verificar a los proveedores y socios comerciales de manera exhaustiva es crucial para evitar fraudes financieros en tu empresa.
Revisar a detalle sus antecedentes y comportamiento ante sus clientes, te ayuda a garantizar que son confiables y legítimos. Verifica también el historial financiero, la reputación que tienen en el mercado y cualquier posible vínculo con actividades fraudulentas.
Una buena diligencia en la selección y monitoreo de proveedores puede prevenir fraudes y proteger los activos financieros de tu compañía, garantizando también la calidad y la fiabilidad de los productos que adquieres.
El uso de sistemas electrónicos automatizados para el reporte de transacciones sospechosas es una excelente medida para prevenir fraudes. Estos emplean algoritmos y técnicas de aprendizaje automático para monitorear las transacciones en tiempo real.
Así es más probable detectar patrones inusuales y recibir alertas automáticas para que los encargados de la seguridad financiera puedan investigarse de inmediato y actuar.
Estos sistemas tienen gran capacidad para analizar un alto volumen de información rápidamente, detectar intentos de acceso fallido y monitorear transferencia a cuentas en ubicaciones de alto riesgo.
Cuanto mejor informado estés, será más sencillo reconocer que te encuentras en una situación de riesgo de fraude y, sobre todo, saber qué puedes hacer dependiendo de la situación.
Debes tener claros los escenarios para actuar adecuadamente y saber qué tipo de información brindar a los clientes, para evitar proporcionar datos sensibles que pongan a la empresa en una situación vulnerable.
Al menos, es importante que conozcas los fraudes financieros empresariales más comunes, como son: proveedores falsos, robo de información y extorsión.
De la mano del punto anterior, es importante que analices cada puesto de trabajo y sepas a qué colaboradores tienes que dar acceso a información sensible de tu negocio y a cuáles no.
Asimismo, como una medida de prevención debes limitarte a compartir datos financieros. Solo hazlo con quienes realmente sea necesario. De esta manera, estarás mejor protegido.
La seguridad informática es muy importante en la prevención de fraudes financieros, por eso, debes asegurarte de que todas las cuentas y sistemas de tu empresa estén protegidos con contraseñas fuertes que incluyan una combinación de letras, números y caracteres especiales.
Asimismo, debes cambiar estas contraseñas de forma regular y evitar repetirlas en otros lugares o sistemas para que no seas vulnerable en caso de que hackeen alguno de ellos.
También puedes implementar software antivirus y firewalls para proteger tu red contra ataques cibernéticos, realizar actualizaciones constantes y contar con sistemas operativos para garantizar que estás protegido contra las amenazas.
El fraude financiero puede tener efectos muy dañinos para las empresas, tanto a nivel económico como de reputación, sin importar el sector o el tamaño.
Algunas de las formas en las que puede afectar son las siguientes:
El impacto más evidente de los fraudes financieros en empresas es la pérdida de grandes cantidades de dinero, bienes o activos, lo que puede comprometer de manera importante la liquidez y la solvencia de un negocio, evitando que haya estabilidad económica.
Esto es preocuparte porque la mayoría de las veces son pérdidas no recuperables aunque el fraude se detecte rápidamente.
También puede dañar gravemente la reputación de una compañía, pues los clientes, proveedores e inversores podrían perder la confianza si perciben que esta no es capaz de proteger sus activos ni gestionar sus operaciones de forma segura.
Esta pérdida de confianza puede resultar en una baja en las ventas, la pérdida de contratos y la dificultad de atraer más inversores.
Se pueden enfrentar graves consecuencias legales y regulatorias, incluyendo multas, sanciones y, en casos extremos, hasta la revocación de licencias comerciales.
Además, los directivos y colaboradores involucrados pueden enfrentar cargos criminales, teniendo implicaciones personales y profesionales de largo alcance.
Los riesgos por fraudes financieros pueden ser muy altos, por ello, es importante contar con herramientas que ayuden a prevenirlos. Entre ellas, destacan las tarjetas empresariales, pues te ayudan a gestionar los gastos de tu negocio y mantenerte al día sobre cada una de las transacciones.
Al tener un control preciso de los pagos, es más sencillo detectar transacciones sospechosas e implementar medidas correctivas a tiempo. Solo asegúrate de establecer límites claros de gastos y monitorear las transacciones continuamente para evitar riesgos.
Esto no solo ayuda a detectar fraudes, sino que te ayuda a tener una visión clara de cómo se emplean los recursos en tu empresa.
Con Edenred, puedes lograrlo, pues a través de la aplicación móvil y la plataforma web puedes estar al día de todas tus transacciones, ya que te da claridad y seguridad de quién, cuando y dondé se realizaron cada uno de los pagos, además te permite validar automáticamente las facturas ante el SAT, lo que te permite identificar que todas ellas sean reales.
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