El expediente del trabajador es un documento muy importante para las organizaciones, pues está conformado por información clave de los colaboradores, que van desde lo personal hasta competencias técnicas y beneficios laborales, lo cual es relevante dentro del ámbito empresarial.
Se trata de una herramienta de control interno que ayuda a las organizaciones a tener más certeza y confiabilidad en cuanto a la experiencia e historia del trabajador.
Así que si aún no realizas expedientes del trabajador en tu negocio, ¡es momento de que lo hagas! Aquí te contamos todo lo que debes saber al respecto.
El expediente del trabajador es un conjunto de documentos que una empresa recopila, organiza y conserva sobre cada uno de sus miembros, desde que lo contrata hasta que finaliza su relación laboral.
Este expediente es muy importante porque contiene información sobre el historial laboral de la persona, su desempeño, sus habilidades y otros elementos que son relevantes para que la organización gestione su relación con los colaboradores.
El expediente del trabajador tiene un papel clave tanto para las compañías como para los empleados, pues se trata de un registro detallado de su trayectoria laboral.
Tener un adecuado control de este documento garantiza:
El contenido del expediente del trabajador está compuesto por los siguientes datos:
Existen diferentes tipos de expedientes del trabajador según la manera en que la empresa almacena la información:
Contiene todos los datos del colaborador en formato físico, es decir, se tiene una carpeta impresa sobre su desempeño y sus documentos.
Conformar un expediente del trabajador es un proceso que requiere planeación y organización. Aunque puede parecer difícil, con la siguiente serie de pasos lo harás correctamente:
Lo primero para construir un expediente del trabajador es establecer un formato que pueda emplearse para todos los colaboradores.
Tiene que incluir secciones bien definidas, con todos los datos que vimos anteriormente. Esto facilitará la consulta y el manejo de la información.
Asimismo, es importante decidir si el expediente será físico o digital.
La etapa de documentación es clave para reunir toda la información necesaria de los colaboradores.
En este proceso, las empresas deben solicitar al empleado documentos básicos, como identificación oficial, acta de nacimiento, Número de Seguridad Social, etc.
Toda la documentación tiene que ser verificada, ya que esto asegura que la información sea confiable.
La recopilación oportuna de estos elementos evita retrasos y complicaciones en las gestiones administrativas.
Cuando tengas toda la información, se debe clasificar de manera clara, es decir, dividir el expediente del trabajador en secciones específicas y cada una debe contener los documentos correspondientes organizados en orden cronológico para una fácil consulta.
Por ejemplo, los contratos tienen que ordenarse por fecha, así se logra un mejor manejo y el cumplimiento de las normativas en caso de que haya auditorías.
Decidir cómo se almacenan los expedientes, sea física o digitalmente, va a depender de las necesidades y capacidades de la organización.
Para expedientes físicos, se necesitan carpetas etiquetadas y organizadas dentro de archiveros. Si se elige esta opción, es importante garantizar que estén bien protegidos contra factores que puedan dañarlos, como humedad, fuego, etc.
Por otra parte, los expedientes digitales requieren un sistema de gestión confiable que ofrezca acceso restringido para garantizar la seguridad, y se tienen que hacer respaldos periódicos de la información para que no haya pérdidas en caso de fallas o ataques.
El expediente del trabajador no es un archivo estático; tiene que actualizarse de forma continua para que refleje los cambios en cuanto a la relación laboral.
Cuando haya un cambio de puesto, salario o beneficios para empleados, deben registrarse de manera precisa.
Asimismo, procesos como evaluaciones, capacitaciones o cursos tienen que incorporarse en el expediente del trabajador oportunamente.
Se deben revisar cada determinado tiempo para garantizar que todos los expedientes estén completos y al día.
Proteger los datos del trabajador es vital para cumplir con las normativas de privacidad y evitar problemas legales.
Por ello, en el caso de expedientes físicos, se debe optar por un sitio seguro y con acceso limitado. Si se trata de expedientes digitales, se deben tomar las medidas necesarias, como cifrado de datos y uso de contraseñas para garantizar la seguridad de los documentos.
Asimismo, se deben seguir políticas claras para que, cuando se dé una renuncia o despido, se destruyan los expedientes correspondientes, según las leyes aplicables.
El expediente del trabajador es un elemento clave para la gestión laboral, pues centraliza la información relevante de cada empleado y facilita el cumplimiento de obligaciones legales.
Por ello, es importante construirlo de manera efectiva y tener un buen control sobre la información que se tiene para no tener problemas en caso de haber auditorías.
Una correcta gestión del expediente del trabajador no solo protege los intereses de la empresa, sino que promueve la transparencia y confianza en la relación con los empleados.