Uno de los gastos más difíciles de controlar en cualquier empresa son los gastos de representación o gastos de viajes.
Dichos gastos hacen referencia a todos los costos derivados a las actividades relacionadas con clientes y socios comerciales como lo son el sustento, la bebida, la comida, el transporte y otros desembolsos asociados al fomento de las relaciones con estos.
Por lo cual, es importante tener claro cuáles de estos gastos empresariales son deducibles y cómo gestionarlos de manera correcta, así como imponer una política de gastos correctamente definida que sea conocida por toda la organización.
La Ley de Impuesto sobre la Renta (LISR) especifica que los gastos deducibles son aquellos en los que incurran los empleados de la empresa siempre y cuando se estén realizando actividades indispensables para la operación de la misma.
La Ley define los gastos deducibles como aquellos destinados a hospedaje, transporte, alimentación y uso temporal de vehículos, y establece límites a los desembolsos y requisitos a la documentación comprobatoria necesaria.
Para garantizar la deducción de los gastos de viaje o de representación, deben cumplir con estas condiciones:
Es importante que tus empleados tengan claro estos requerimientos para que su relación de gastos y la documentación comprobatoria satisfagan lo estipulado por las autoridades del SAT, y no tengas después inconvenientes para la deducción de impuestos.
Además de los puntos antes mencionados, es importante informarles a los empleados la política de gastos de viaje o representación, así como los límites para cada desembolso:
En algunos de estos desembolsos es indispensable acompañar comprobantes de la realización del viaje que los justifique.
Existen soluciones inteligentes y tecnológicas en el mercado que te ayudarán a gestionar los gastos de representación y facilitar el trámite de la deducción de impuestos, una de estas soluciones son las tarjetas de servicio como Empresarial Edenred.
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La deducción de los gastos de representación puede convertirse en un ahorro de dinero e invertirlo posteriormente en otras áreas de la empresa, simplemente es necesario que dichos gastos sean razonables y estén debidamente documentados.
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