En la actualidad la eficiencia financiera es un gran desafío para las instituciones públicas. Con presupuestos limitados y una creciente demanda de servicios, deben encontrar formas innovadoras de optimizar sus recursos y maximizar el impacto de cada peso invertido.
Lamentablemente, muchas de estas organizaciones se enfrentan a obstáculos que les impiden alcanzar ese nivel de eficiencia deseado: desde la falta de visibilidad sobre sus gastos hasta procesos manuales y poco automatizados.
No obstante, aquellas que logren la eficiencia financiera podrán optimizar el uso de sus recursos,simplificar el cumplimiento normativo y auditorías, concentrándose en lo que realmente importa, que es mejorar la calidad de vida de la ciudadanía.
En este artículo, conoceremos algunas maneras de impulsar la eficiencia financiera en el gobierno a través de las tarjetas empresariales de Edenred que pueden ayudarte a marcar la diferencia.
Los obstáculos que impiden la eficiencia financiera en el sector público son una combinación de problemas que ya se han vuelto cotidianos en la mayoría de las entidades gubernamentales.
El primero de ellos es la falta de visibilidad sobre los gastos. ¿Cómo pueden saber realmente en qué se está gastando el dinero?
Es aquí donde entran herramientas como las tarjetas empresariales, de las que hablaremos más adelante, que pueden ayudarte a tener una visibilidad completa de los gastos que hace todo el personal que trabaja dentro de la entidad y, por ende, puedes mantener un control total de sus actividades.
Otro gran problema son los procesos manuales y enredados que todavía son comunes en la mayoría de entidades gubernamentales. Facturas en papel, aprobaciones a mano alzada, montañas de papeleo, etc.
Este tipo de métodos arcaicos no solo generan ineficiencias, sino que también pueden ocasionar errores y posibles fraudes.
Asimismo, está el tema del cumplimiento normativo y las auditorías. Los organismos gubernamentales tienen que lidiar con regulaciones y requisitos que pueden volverse abrumadores.
Mantener la trazabilidad de cada gasto y estar preparados para revisiones periódicas es una práctica periódica en este sector.
La falta de control sobre los gastos es otro desafío significativo en la eficiencia financiera del sector gubernamental, pues sin mecanismos adecuados para monitorear y regularlos de manera eficiente, se corre el riesgo de exceder los presupuestos asignados y de incurrir en gastos innecesarios o no autorizados.
La falta de herramientas tecnológicas especializadas para la gestión financiera puede dificultar aún más la tarea de controlar y optimizar los gastos en el sector público.
La ausencia de soluciones modernas y automatizadas resulta en procesos más lentos, propensos a errores y difíciles de auditar, lo que a su vez afecta la eficiencia y transparencia en la administración de fondos públicos.
Cuando las instituciones gubernamentales no logran la eficiencia financiera, se enfrentan a problemas operativos, se exponen a riesgos que ponen en peligro su desempeño y credibilidad a largo plazo.
Uno de los riesgos principales es la malversación de fondos. Esto facilita que empleados deshonestos puedan desviar recursos para beneficio propio sin que nadie se dé cuenta.
Lamentablemente, los casos de corrupción en el sector gubernamental son más comunes de lo que quisiéramos, y una mala gestión financiera los propicia.
La mala administración de los recursos no solo abre la puerta a fraudes, también puede derivar en una asignación ineficiente de los fondos públicos.
Si los directivos no tienen una visión clara de en qué se gasta el dinero, es muy probable que lo destinen a actividades innecesarias o con sobrecostos, en lugar de canalizarlo hacia programas prioritarios que beneficien realmente a la ciudadanía.
Otro riesgo latente es el incumplimiento normativo y los problemas durante las auditorías.
Cuando una entidad gubernamental carece de registros financieros adecuados y trazabilidad de los gastos, se expone a sanciones, multas e incluso cuestionamientos sobre el manejo de los fondos públicos. Esto puede dañar gravemente la reputación y credibilidad de la organización ante la opinión pública.
Te estarás preguntando qué puedes hacer para enfrentar estos desafíos. Existen herramientas financieras y soluciones innovadoras que pueden ser de gran ayuda. Aquí te presentamos algunas de las más efectivas:
Imagina una solución donde puedas ver en tiempo real todos los gastos, desde la pluma que compró un empleado hasta el viaje del director. Las tarjetas empresariales no solo te dan visibilidad total, sino que también te permiten establecer reglas y límites de gasto.
Por ejemplo, podrías configurar que nadie pueda gastar más de cierta cantidad sin aprobación. Con este tipo de control, podrías reducir los gastos innecesarios hasta en un 20% en el primer año.
Específicamente con las tarjetas empresariales de Edenred, tienes acceso a una plataforma web y aplicación móvil, donde todos los empleados pueden consultar su saldo y tú como jefe podrás generar informes detallados de cada gasto.
Uno de los grandes dolores de cabeza en las entidades públicas es el manejo manual de facturas y aprobaciones, pero con sistemas automatizados, este proceso se vuelve mucho más ágil y eficiente. Las facturas se procesan digitalmente, se validan automáticamente y se aprueban en cuestión de minutos, no de días.
Esta es una de las cualidades que tienen las tarjetas empresariales.
Estas herramientas son de gran utilidad para impulsar la eficiencia financiera, ya que pueden analizar patrones de gasto, identificar anomalías y hasta sugerir áreas donde podrías ahorrar.
En cuanto a informes, puedes tener dashboards interactivos que te muestran exactamente la información que necesitas, cuando la necesitas. Esto no solo facilita la toma de decisiones, sino que también te prepara para las auditorías.
Cuando las instituciones públicas logran la eficiencia financiera, los beneficios que obtienen son realmente transformadores. Estos son algunos de los principales impactos que puedes implementar:
Uno de los beneficios más tangibles es tener una imagen clara y en tiempo real de cómo se están gastando los fondos públicos. Con herramientas de gestión de gastos y analítica avanzada, los directivos pueden monitorear cada transacción, identificar patrones y detectar posibles irregularidades.
Esto les permite tomar decisiones mucho más informadas sobre la asignación de recursos. Recuerda que todo esto es posible con las tarjetas empresariales de Edenred.
Al automatizar tareas como el procesamiento de facturas y las aprobaciones de gasto, puedes liberar a tu personal de cargas administrativas innecesarias.
Gracias a la plataforma web puedes automatizar todos los procesos manuales y validar tus facturas de manera automática, así tu equipo se puede dedicar a realizar tareas de mayor importancia. De igual manera, los procesos de comprobación, deducción y contabilización se simplifican.
Cuando cuentas con sistemas de gestión financiera, cumplir con los requisitos regulatorios se vuelve mucho más sencillo. Tienes una trazabilidad completa de cada transacción, lo que facilita las auditorías y demuestra el uso responsable de los fondos públicos.
Quizás el mayor beneficio de la eficiencia financiera sea la capacidad de reasignar recursos hacia las prioridades estratégicas de la institución, pues al eliminar gastos innecesarios y procesos ineficientes, puedes liberar fondos y personal para mejorar la calidad de los servicios públicos, implementar nuevos programas o invertir en infraestructura clave.
Cómo te habrás dado cuenta a lo largo de este artículo, queda claro que existen soluciones innovadoras que pueden marcar la diferencia e impulsar la eficiencia financiera del sector gubernamental. Una de ellas son las tarjetas empresariales de Edenred, que te ofrecen una forma sencilla y efectiva de digitalizar tus procesos de control de gastos.
Gracias a esta plataforma, puedes tener un control total y en tiempo real de los gastos de tus colaboradores, establecer reglas de uso, bloquear y desbloquear tarjetas, y obtener información precisa sobre cada transacción.
Además, la app móvil facilita aún más el control y seguimiento de los gastos, permitiendo a los usuarios consultar saldos, generar reportes y entre otras cosas.
Si quieres conocer más sobre cómo podemos ayudar a tu institución pública a lograr una mayor eficiencia financiera, no dudes en contactarnos.