Tener un control eficaz de flotillas requiere un completo monitoreo de los vehículos y sus recorridos para poder optimizar su vida útil, las operaciones y el crecimiento de la empresa.
Asimismo, te permite estar preparado para dar respuesta oportuna a los problemas que se presentan, disminuyendo el tiempo de inactividad ante inconvenientes.
En este artículo, vamos a ver cuáles son las características esenciales que debe tener un software para la gestión de flotas para que elijas la mejor opción para tu negocio.
Para lograr la máxima eficiencia en el monitoreo de flotas vehiculares, es prioritario conocer en todo momento qué sucede con las unidades.
Por esta razón, es vital que el software de gestión de flotas de tu empresa trabaje con dispositivos GPS y brinde la posibilidad de generar alertas para atender inconvenientes de manera ágil.
Incluso, es esencial para la seguridad vial de los conductores, pues gracias al monitoreo, se conoce la situación de las rutas y se pueden anticipar eventos.
Elegir una opción con sistema centralizado marca la diferencia, pues permite agrupar todos los datos vinculados a telemetría, reportes de rendimiento y seguimiento por GPS.
De esta manera, a través de una misma interfaz, es posible el flujo de información sobre conductores, vehículos, consumos de combustible, etc.
Tener acceso a todo esto ayuda a los administradores a tomar decisiones rápidas y fundamentadas, mejorando la eficiencia de las operaciones.
Además, un sistema centralizado elimina la necesidad de manejar múltiples herramientas o documentos aislados, reduciendo significativamente los errores administrativos y la duplicación de datos.
Por ejemplo, el historial de mantenimiento de un vehículo puede integrarse con los reportes de consumo de combustible y los registros de conducción, brindando una visión integral del desempeño de la flotilla.
Es importante generar recorridos óptimos para tu flotilla, ya que esto te permite reducir costos y no tener retrasos, lo que podría afectar la reputación de tu empresa y la satisfacción de tus clientes.
Por ello, el software debe ofrecer detalles anticipados sobre el tránsito, el clima de un lugar y otros factores que pueden afectar las rutas, para que los conductores se desplacen en las mejores condiciones.
Además, esto permite determinar los horarios más óptimos para realizar las rutas.
El control de combustible es fundamental cuando se trata de flotillas, pues es uno de los principales gastos de las empresas.
A través de esta característica es posible identificar patrones de uso, detectar irregularidades como fugas, robos o gastos excesivos. Con esta información, las organizaciones pueden implementar estrategias para reducir costos y optimizar rutas, mejorando los resultados.
En este sentido, lo mejor es que el software se complemente con otras herramientas, como las tarjetas de gasolina, pues permiten llevar un registro detallado de las cargas, asignar presupuesto y validar el rendimiento por cada unidad.
Además, otorgan más seguridad al reducir el uso de efectivo y garantizan que se utilicen los recursos exclusivamente para fines empresariales.
Los datos son vitales para la gestión de una flota, ya que ofrecen información valiosa sobre su funcionamiento y rendimiento.
Por ello, un software tiene que ser capaz de generar y entregar informes que incluyan: un historial de viajes de los vehículos, tiempos de traslado, combustible empleado y kilómetros recorridos, con el fin de facilitar los análisis y la toma de decisiones.
Lo mejor es que hay opciones que ofrecen tanto plataforma web como app móvil, logrando que los administradores puedan dar seguimiento a los informes desde cualquier dispositivo y haya un mejor control de los recursos empresariales.
Los vehículos son activos de altos precios, por lo que es indispensable supervisar que se encuentren en condiciones óptimas para evitar que haya fallas mecánicas que impidan su correcto funcionamiento.
Por esto, es sumamente útil que el sistema de flotas integre un programa de mantenimiento que, además, facilite el seguimiento de cada unidad, sus condiciones, los servicios hechos y programe los mantenimientos preventivos a tiempo.
Por ejemplo, tener un registro de los recorridos ayuda a hacer los servicios con base en el kilometraje, que es muy importante para que se mantengan en funcionamiento las unidades.
Mantenimiento Fleet de Edenred es una solución diseñada para responder a estas necesidades de las empresas, por eso brinda control sobre los servicios preventivos y correctivos de las flotas, además de otorgar un seguimiento de los mantenimientos que les realizan a tus unidades.
Un buen software de gestión de flotillas tiene que integrarse con soluciones de pago como tarjetas de combustible, TAGS para peajes y sistemas electrónicos.
Gracias a esto, es posible simplificar la administración de gastos, pues los pagos se centralizan y se obtiene un mejor control, evitando el manejo de efectivo.
Además, todas las transacciones se registran automáticamente en el sistema, conciliando procesos.
Esta integración también aporta un mejor seguimiento, pues los pagos se asocian a los vehículos correspondientes, haciendo más fácil identificar posibles discrepancias o irregularidades y emprender acciones para que no se repita.
Poder deducir los gastos asociados a una flotilla, como es el caso de la gasolina, es un aspecto clave dentro de la gestión financiera de una empresa.
Tener un software que consolide los pagos en un CFDI ayuda a cumplir con los requisitos legales para deducir estos gastos en un 100%, lo que representa un ahorro significativo para las organizaciones.
La generación de comprobantes automáticos asegura, además, que los registros sean precisos y estén siempre disponibles para auditorías o revisiones.
Por otro lado, al integrar herramientas de deducibilidad, el software contribuye a una mejor planificación presupuestaria. Conocer con precisión los montos deducibles permite a las empresas calcular con mayor exactitud sus costos netos y proyectar ahorros fiscales, mejorando significativamente su salud financiera.
La gestión de operadores es una función muy importante para asegurar la eficiencia y seguridad vial en las flotillas.
Gracias a ello, se puede administrar información y documentación clave, como licencias de conducir, certificaciones, horarios, etc.
De esta manera, se facilita el cumplimiento de normativas y se garantiza que los conductores estén calificados para operar los vehículos.
Además, monitorear el comportamiento de los operadores ayuda a detectar acciones como frenadas bruscas, aceleraciones innecesarias o excesos de velocidad, que inciden en un mayor consumo de combustible y un desgaste más alto de los vehículos.
La sostenibilidad es una pieza clave para la gestión de las flotillas. Una buena solución debe ofrecer herramientas que permitan reducir la huella de carbono, así como optimizar rutas para minimizar el consumo de combustible.
Esto beneficia al medio ambiente y, además, genera ahorros en operaciones para la empresa, que es muy importante.
En el caso de Edenred, sus soluciones, como los vales de despensa, se pueden complementar con Move For Good, que es un programa que permite a las organizaciones compensar las emisiones de CO2 mediante proyectos ecológicos.
Lo mejor es que el proceso es simple: por medio del monedero electrónico para gasolina, GreenPrint calcula las emisiones de huella de carbono y se compensan.
La utilización de herramientas tecnológicas para la gestión de flotillas es muy importante para las empresas.
En este aspecto, Edenred representa una excelente opción para este fin, pues integra las mejores características y atributos para poder hacer frente a los desafíos que se presentan en la actualidad.
A través de las soluciones de flota y mantenimiento, podrás tener en óptimas condiciones tus unidades y realizar los procesos de manera eficiente, aprovechando los recursos al máximo.
Si quieres conocer más sobre las opciones que ofrecemos, ¡contáctanos! Estamos seguros de que podemos ayudarte a potenciar tu negocio y crecer de manera sencilla y efectiva.