La gestión de flotas es uno de los retos más importantes para algunas empresas, pues se necesita tener un control de varios aspectos, como el rendimiento de los vehículos, el combustible y la planificación de rutas, y cada aspecto puede volverse complejo si no se administra de manera estratégica.
En este sentido, un sistema centralizado surge como una solución clave para superar estos obstáculos, ya que integra toda la información y los procesos relacionados con las unidades y conductores en una única plataforma.
Si quieres saber por qué es tan importante adoptar este tipo de herramientas y sus beneficios, te explicamos en detalle.
Implementar un sistema centralizado para el control en flotillas puede traer muchos beneficios para las empresas.
Veamos cómo ayuda este tipo de plataformas:
Este tipo de plataforma automatiza muchos procesos que regularmente se realizan manualmente, por ejemplo, la programación de mantenimientos, el seguimiento de rutas y la información sobre el rendimiento de los vehículos.
Esto, además de reducir el tiempo, minimiza los errores humanos que pueden ocasionar pérdidas económicas importantes o ineficiencias.
Además, los sistemas centralizados consolidan toda la información en un único lugar, eliminando la necesidad de buscar datos en múltiples fuentes, lo que acelera el flujo de trabajo y mejora la comunicación entre las distintas áreas.
Uno de los principales retos de la gestión de flotilla es tener un buen control sobre los gastos, desde el consumo de gasolina hasta los costos de mantenimiento y servicios.
Un sistema centralizado facilita esta tarea porque ayuda a identificar patrones de gasto innecesarios y analizar en qué se emplean esos recursos para captarlos y destinarlos a áreas de crecimiento que verdaderamente aporten a la empresa.
Asimismo, permite un monitoreo continuo del comportamiento de los conductores, eliminando prácticas que incrementan costos y accidentes, como exceso de velocidad o tiempo de inactividad prolongado.
Con estos datos, las organizaciones pueden crear políticas y estrategias para reducir estos gastos y optimizar el presupuesto.
Contar con reportes detallados y obtener conocimientos a partir de datos recopilados es una gran ventaja de los sistemas centralizados, pues no solo se obtiene información en tiempo real, sino que es posible realizar análisis predictivos para anticipar problemas antes de que ocurran.
Por ejemplo, tener un control sobre los servicios o mantenimientos de los vehículos puede utilizarse para prever fallas mecánicas y agendar reparaciones preventivas, evitando la suspensión de operaciones.
Asimismo, la integración de KPIs (indicadores clave de desempeño) facilita la evaluación de eficiencia de las flotillas, pudiendo ajustar estrategias a tiempo.
Un sistema centralizado contribuye a la seguridad vial de los conductores, ya que permite un monitoreo real de los vehículos y detectar comportamientos de conducción riesgosos, pudiendo actuar a tiempo para evitar accidentes o hasta problemas legales.
Con estos datos, las empresas pueden implementar programas de capacitación que promuevan hábitos de conducción seguros, reduciendo los incidentes y los costos asociados.
Además, estas plataformas también ayudan a garantizar que las flotillas cumplan con los requisitos legales, como licencias, seguros y mantenimientos, pues emiten alertas sobre vencimientos o citas en el taller, agilizando estos procesos que suelen ser complicados cuando se tienen muchas unidades.
Esto protege a las organizaciones y refuerza su reputación como una empresa que está comprometida con la seguridad de su personal y la normativa vigente.
Finalmente, otro beneficio de los sistemas centralizados es que brindan la capacidad de adaptarse a los cambios.
Conforme las compañías expanden sus flotillas, este tipo de herramientas marca la diferencia porque permite gestionar esta complejidad de manera eficiente.
La escalabilidad de estos sistemas facilita la integración de nuevos vehículos, conductores y rutas sin que se vea afectada su funcionalidad, lo que es muy útil para organizaciones en expansión que quieren agregar recursos sin perder el control de las operaciones ni sufrir interrupciones.
Cuando no se opta por un sistema centralizado, las empresas pueden enfrentar diferentes retos u obstáculos que afectan su eficiencia y generan costos adicionales, limitando su crecimiento y competitividad. Entre ellos destacan:
Uno de los problemas más evidentes es la dificultad para tener un panorama completo y en tiempo real del estado de la flotilla.
Si no se tiene un sistema centralizado, la información relacionada con los vehículos, como su ubicación, mantenimiento o consumo de combustible, se encuentra dispersa en diferentes plataformas o en registros manuales.
Esto puede dificultar la identificación de problemas o áreas de mejora en las operaciones. Por ejemplo, las empresas pueden desconocer qué conductores están siendo menos eficientes en términos de consumo de combustible o qué rutas generan más desgaste en los vehículos, reduciendo la capacidad de implementar soluciones efectivas.
Las finanzas también se pueden ver afectadas, porque al no tener herramientas para controlar gastos, hay menos capacidad para identificar fugas de dinero y corregirlas oportunamente.
Además, el uso de múltiples herramientas independientes para gestionar diferentes aspectos de una flotilla puede hacer que se dupliquen esfuerzos y costos asociados, representando un costo significativo que podría evitarse con un sistema centralizado.
Un punto que muchas veces se pierde de vista son los beneficios fiscales que se pueden obtener cuando se tiene una flotilla, como la deducibilidad del 100% de gasto de gasolina siempre y cuando se sigan las normas y procesos establecidos.
Para saber todo sobre este tema, puedes revisar nuestro contenido sobre cómo deducir la gasolina de tu pyme. De esta forma, tu empresa tiene la posibilidad de ahorrar y aprovechar estos beneficios en otras áreas importantes de tu negocio.
Un sistema centralizado para la gestión de flotillas es una pieza angular para la optimización de recursos y operaciones.
Integrar en una sola plataforma de supervisión, control de gastos, seguridad y análisis de datos permite mejorar los procesos diarios, tomar decisiones informadas y lograr los objetivos planteados de manera más efectiva.
En Edenred, pensando en esto, facilitamos todos estos procesos con la solución Move, que permite tener todo en un mismo sitio: control de combustible, mantenimientos y hasta programas para reducir la huella de carbono.
Nuestra soluciones se complementan para lograr los mejores resultados en las empresas con flotillas, así que si quieres potenciar tu negocio, ¡te ayudamos! Solo debes ponerte en contacto con nosotros para conocer qué beneficios otorgan nuestros servicios y crecer escalable y sosteniblemente.