Las tarjetas empresariales se han convertido en una de las mejores herramientas de las compañías para tener una buena administración interna y control de gastos.
Dentro de este producto, existen muchas dudas sobre los tipos de gastos que los colaboradores pueden facturar a nombre de la empresa, por eso decidimos escribir este contenido para ayudarte.
Si quieres saber qué tipo de gastos se pueden facturar y por qué es importante hacerlo, quédate con nosotros.
Conocer los tipos de gastos empresariales que puedes facturar es clave, pues trae múltiples beneficios para las compañías.
Algunos de los más importantes son:
Al facturar los gastos recurrentes y reportarlos ante el SAT, muchos de ellos pueden hacerse deducibles, lo que significa generar ahorros en la contabilidad de la empresa al solicitar todas las facturas por las compras realizadas.
Otro beneficio es el control de gastos, ya que contar con las facturas de cada gasto realizado te ayudará a conocer el total de gastos y saber a detalle cuáles son las compras recurrentes, permitiéndote tomar mejores decisiones respecto a la contabilidad.
La factura electrónica es un documento útil para comprobar todos los gastos ante el SAT, por lo que es recomendable solicitar facturas lo antes posible para evitar inconvenientes en los ingresos, gastos y declaraciones.
Los tipos de gastos empresariales dependen de las políticas y operación de cada empresa.
Sin embargo, estos son los conceptos que aplican por ley para todas las empresas.
Los gastos de viaje son aquellos que el empleador debe cubrir cuando sus empleados realizan alguna actividad o función laboral en un sitio distinto al lugar donde reside la empresa en un rango mayor a 50 km.
Aquí se incluyen boletos de avión, hoteles, alquiler de coches y comidas mientras se viaja por trabajo.
Es importante asegurarse de que este tipo de gastos para facturar sean razonables y necesarios para el viaje de negocios. La empresa debe tener políticas específicas sobre los límites y los proveedores de servicios que se pueden utilizar.
Este tipo de gastos para facturar sirve para cubrir todo lo relacionado con el trabajo del día a día de los colaboradores.
Algunos ejemplos de estos son papel, tinta de impresora, mobiliario de oficina, bolígrafos, entre otros.
Todos son necesarios para mantener el funcionamiento de una compañía y pueden variar dependiendo del tipo de negocio.
Incluyen facturas de teléfono, servicios de internet, correo electrónico, videoconferencias y cualquier otro servicio necesario para el trabajo. Los conceptos pueden variar según el tipo de negocio y la necesidad de comunicación.
Por ejemplo, una empresa de marketing puede requerir internet de alta velocidad para realizar sus tareas de manera eficiente, mientras que una empresa de construcción puede necesitar servicios de telefonía fija y móvil para coordinar a su personal en diferentes ubicaciones.
Es importante destacar que los gastos de telecomunicaciones pueden ser significativos para una empresa, por lo que es necesario establecer políticas claras sobre su uso y monitorear su consumo para evitar excesos en el gasto.
Este tipo de gastos para facturar incluye todo lo relacionado con la contratación de servicios profesionales o actividades empresariales.
Algunos ejemplos son diseño gráfico, publicidad en línea, material promocional, entre otros. Es importante tener en cuenta que estos gastos deben ser necesarios para la promoción de los productos o servicios de la empresa.
También se pueden considerar los gastos de capacitación y desarrollo profesional, como cursos de formación y conferencias.
Los activos fijos incluyen equipo de oficina, cómputo, automóviles, gastos y erogaciones que se realizan.
Cualquier adquisición de materiales que sirvan para que la empresa funcione y opera entra bajo este concepto y también es importante facturarlo.
Estos suelen confundirse con los de viáticos o los gastos de viaje, pero se distinguen porque hacen referencia a las actividades laborales que se realizan con clientes a nombre de la empresa.
Una diferencia entre estos dos tipos de gastos para facturar es que los de representación aplican cuando no se recorren distancias de más de 50 km desde el sitio de trabajo hasta el destino del evento.
Algunos ejemplos son cenas de negocios, eventos, algún seminario o curso, entre otros.
Muchas empresas suelen manejar flotillas de autos o brindar opciones de movilidad para sus colaboradores. Por eso, este es otro tipo de gasto para facturar de las compañías.
Lo mejor es que es posible deducir impuestos hasta en un 100% si el proceso de compra de combustible se hace por medio de monederos o tarjetas empresariales.
Si quieres empezar a facturar los gastos correspondientes de tu negocio, lo mejor es que lo hagas de una forma automatizada y mucho más ágil.
Para ello, existe Edenred Empresarial, una tarjeta que te permite administrar todas las compras de tu compañía para tener un mejor control, deducción y comprobación por medio de su plataforma web, que es altamente intuitiva.
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