Pensar en viajes y gastos empresariales tiene una relación con el pago de viáticos, por ello, es importante conocer lo que suponen estos para un negocio, y de qué forma una organización puede deducirlos de impuestos.
El tema fiscal relacionado con los viáticos dentro de una empresa es uno de los que más dudas generan en México, y la respuesta sencilla es que son completamente deducibles y benefician directamente a los negocios con un alto impacto en el crecimiento empresarial.
En este artículo vamos a conocer lo que dice la ley sobre la deducibilidad de los viáticos y cuánto es lo que se puede deducir.
Los viáticos son todos los gastos requeridos para cubrir con los pagos de alojamiento, alimentación, transporte y otros costos cuando un colaborador realiza un viaje por motivos de trabajo.
Estos gastos son reembolsables por la empresa o pueden ser entregados como un adelanto para que el trabajador cubra sus necesidades durante el viaje.
En otras palabras, los viáticos son todos los pagos que se realizan durante el viaje de trabajo para poder desempeñar todas las actividades relacionadas con la empresa, como puede ser resolver un problema con proveedores, asistir a una conferencia o tener una reunión con clientes potenciales.
Para la Ley de Impuesto Sobre la Renta (L.I.S.R.) los gastos de viaje presentan restricciones, según distancias en kilómetros y por concepto.
De acuerdo a esta ley solo son deducibles de impuestos los gastos realizados en territorio extranjero o nacional, siempre y cuando sean fuera de un área de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente (ya sea en territorio nacional o en el extranjero).
Esto es importante considerarlo si se planea solicitar una deducción de impuestos, ya que en caso de no cumplir con este requisito, no será posible obtener este beneficio para la empresa.
Del mismo modo, deben estar destinados a personas que tengan una relación de trabajo con la organización, con la capacidad para comprobar que en efecto la persona está prestando sus servicios profesionales en la compañía.
Finalmente hay que recordar que los importes de viáticos se deben reportar ante el SAT en un CFDI que cubra el monto total del año sobre el que se esté haciendo el trámite. Conoce todo lo que tienes que saber de la facturación CFDI 3.3.
Cuando una empresa envía a sus empleados a un viaje de trabajo, hay ciertos gastos que son necesarios para el buen desempeño de sus tareas, los cuales pueden ser deducidos de impuestos.
La clave es que estos viáticos estén directamente relacionados con actividades laborales y se encuentren debidamente documentados. A continuación, compartimos los principales conceptos que se pueden deducir:
Las noches en hotel o cualquier tipo de alojamiento durante el viaje son deducibles, pero para aplicar este concepto, es esencial contar con facturas que incluyan los datos fiscales correctos.
Siempre debe quedar claro que el gasto fue hecho por motivos de trabajo.
Las comidas durante un viaje también entran en las deducciones, siempre que estén relacionadas con la actividad laboral. Es importante mantener un control detallado y asegurarse de que se trate de alimentos consumidos por el trabajador en el desempeño de sus funciones.
Estos gastos se pueden deducir ya sea que viaje en avión, tren, autobús o cualquier otro medio de transporte por motivos laborales.
Incluye tanto los pasajes como otros conceptos relacionados, como tasas aeroportuarias o traslados entre el hotel y el lugar de trabajo.
Si se trata de un automóvil particular, se puede deducir una parte del combustible, peajes, y otros gastos asociados.
Si durante el viaje el empleado necesita rentar un automóvil para movilizarse, el costo también es deducible.
Al igual que con los otros conceptos, es esencial que el alquiler esté justificado y documentado correctamente.
La legislación establece topes a las cantidades que pueden deducirse fiscalmente dependiendo del concepto. Los límites son los siguientes:
| Tipo de viático | Monto deducible de impuestos | Documentación que debe acompañar |
|---|---|---|
| Hospedaje | Viaje nacional: sin límite. Viaje al extranjero: $3,850 pesos. |
La relativa a los gastos de transporte. |
| Alimentación | Viaje nacional: $750 pesos por persona para los tres alimentos del día. Viaje al extranjero: $1,500 pesos por persona al día. |
La relativa al hospedaje y transporte. Si la documentación acompañada es solo de transporte se debe efectuar el pago de alimentos con tarjeta de crédito a nombre de la persona que realice el viaje. |
| Transporte | No hay límite de deducibilidad en pago de avión, autobús, o taxi, pero sí se deben presentar los comprobantes fiscales correspondientes. | La relativa a los gastos de hospedaje. |
| Arrendamiento de automóviles | $85 pesos diarios, ya sea dentro o fuera del país. En el caso de renta en el extranjero se tienen que presentar los comprobantes. | La relativa a los gastos de hospedaje o transporte. |
La declaración de viáticos ante el SAT puede ser una tarea sencilla si se toman en cuenta los siguientes pasos:
Es importante que los colaboradores guarden los comprobantes fiscales digitales en donde se encuentra reunida toda la información de los pagos que se han generado, ya que es una forma de comprobar que todo está en orden.
Al igual que ocurre con los CFDI la empresa tiene que mantener un registro completo y detallado de cada uno de los gastos, en donde tiene que especificar su relación con la actividad laboral que se llevó a cabo.
Dentro de los recibos de nómina se tienen que incluir los viáticos que son deducibles en el CFDI bajo el campo “Otros pagos” con la clave 003 para que no exista ningún problema ante el SAT.
En el caso de que los viáticos no sean gastados en su totalidad es importante que sea devuelto a la empresa y se registre de forma adecuada, para que las cifras cuadren y no haya ninguna diferencia con lo declarado.
Cuando hablamos de deducibilidad de impuestos en el caso de los viáticos es importante referir que al tratarse de pagos en efectivo solo se pueden hacer los menores a 2 mil pesos mexicanos, a excepción de los combustibles.
Sin embargo, tienes que tomar en cuenta que siempre será necesario tener a la mano el CFDI que ampare el gasto relacionado, ya que de otra forma no podrá ser deducible.
Una tarjeta corporativa, como Empresarial Edenred, ofrece facilidades para el control de gastos empresariales al realizar los trámites de comprobación y deducibilidad de los gastos ante el SAT.
Uno de los problemas más comunes es que los viáticos se agregaran al salario del empleado, y al momento de presentar las facturas ocurre una discrepancia fiscal ante las autoridades hacendarias.
Contar con una herramienta como Empresarial Edenred, que utiliza aplicaciones y herramientas tecnológicas, facilita la asignación de viáticos, por lo que la presentación de la documentación comprobatoria es más precisa y mucho más fácil de adquirir y enviar.
El sistema de Empresarial Edenred enlaza cada tarjeta con un correo electrónico al que se envía las facturas de los gastos de representación. Este buzón inteligente valida de manera automática con el SAT que la factura sea auténtica y contenga todos los datos fiscales requeridos para deducirlos.
Asimismo, Empresarial Edenred cuenta con una plataforma de gestión empresarial que te permite:
Todo ello para un mejor control de gastos empresariales, que además te facilita la gestión, trámite y comprobación de documentación.
Tener una mejor gestión de viáticos debe reflejarse en un mayor control de gastos, para evitar fugas de dinero. Para ello, Empresarial Edenred brinda la posibilidad de establecer límites en cada una de las tarjetas corporativas.
Los candados pueden asignarse por:
Al momento de contratar una tarjeta corporativa debes investigar cuál es su red de cobertura, ya que existen establecimientos que no aceptan todo tipo de tarjeta.
Las alianzas con los bancos y tarjetas de crédito son una garantía de que este tipo de herramientas serán aceptadas en la mayoría de los lugares de servicio y consumo.
Edenred cuenta con el respaldo del sello Mastercard®, por lo que los usuarios tienen la seguridad de que serán aceptadas en cualquier establecimiento nacional o internacional que cuente con una terminal bancaria, y que podrán hacer retiros de efectivo en cajeros automáticos de todo el mundo.
Asimismo, para un mayor control, el usuario puede descargar la app Mi Ticket Expense desde la cual pueden consultar saldos y movimientos, solicitar fondos adicionales y recibir notificaciones tras las transacciones realizadas.
Si buscas un mejor control de gastos, entre ellos viáticos, ahorrar tiempo y dinero en la comprobación de facturas y trámites para deducirlas, Empresarial Edenred es una de las mejores soluciones.
Esta se ajusta a las necesidades de tu compañía y sus operaciones, al igual que te puede dar mayor control en toda tu gestión empresarial. Contáctanos y contrata el plan que más te convenga.