Políticas de viáticos: reglas y normas para uso de viáticos

Si tus trabajadores realizan viajes de negocios, seguramente te urge contar con una política de viáticos para ellos, para tener un mayor control de los gastos en tu empresa.

Para esto, hemos creado este artículo, donde te explicamos qué son las políticas de viáticos, su importancia, los gastos que deben incluirse y la mejor herramienta para tener un buen control y monitoreo de los gastos de viaje.

¿Qué son las políticas de viáticos?

Las políticas de viáticos son las normas y reglas que se establecen dentro de una empresa para regular y controlar el uso de fondos destinados a cubrir los gastos de viaje. 

El objetivo es establecer pautas claras y precisas sobre los recursos que se pueden usar y gastar durante este, evitando el abuso o mal uso de ellos.

Asimismo, deben estar alineadas con la cultura y objetivos de la empresa, y con las personas involucradas en el proceso, por ejemplo, el viajero, reserva de viajes, gerencia, etc.

Importancia de la política de viáticos 

Contar con una política de viáticos en tu empresa es importante porque te permite tener un control de los gastos que se realizan durante los viajes de trabajo de tus empleados.

Las políticas de viáticos evitan gastos innecesarios y ayudan a prevenir posibles fraudes o malversación de fondos por parte de los trabajadores. 

Además, contribuyen a la transparencia en la gestión financiera de la empresa, lo que puede tener un impacto positivo en la imagen y reputación de tu organización.

¿Qué gastos se deben incluir en una política de gastos?

En la política de viáticos se deben considerar todos los gastos relacionados con el viaje de negocios, como alojamiento, transporte, alimentación y otros conceptos que pueden surgir durante este. 

A continuación profundizamos un poco más en ellos. 

1. Alojamiento u hospedaje

Se pueden escoger tarifas de habitación promedio en cada ubicación y pedir a los colaboradores mantenerse en este rango. 

Debe quedar claro si la empresa cubrirá los cargos de minibar, WiFi, entre otros, o no.

2. Boleto de avión u otros medios de transporte

En una política de viáticos, la empresa debe cubrir los gastos de transporte que el empleado haya necesitado. 

En este caso pueden existir reglas de que el avión sea en clase turista o el modo de transporte más rentable. 

3. Alimentos

La política en cuanto a comidas varía. Muchas empresas optan por una asignación diaria y puede haber ciertas restricciones de consumo.

En la política de viáticos se debe incluir una declaración sobre las bebidas alcohólicas, en caso de no aplicar. Generalmente, se indica que correrán a cuenta del empleado.

¿Cuáles son las reglas del uso de viáticos?

Las reglas del uso de viáticos dependen de la empresa. Normalmente, se establecen ciertas políticas de viáticos básicas que incluyen la presentación de comprobantes y facturas para justificar los gastos, así como la obligación de devolver cualquier sobrante de los recursos que no fueron utilizados durante el viaje. 

También se suele establecer un plazo límite para la presentación de estos, con el fin de evitar posibles retrasos en la gestión contable de la empresa. 

En la siguiente lista te decimos algunas de las reglas generales para el uso de viáticos:

1. Propósito

Deben estar relacionados únicamente con el propósito del viaje de negocios y ser utilizados para cubrir los gastos necesarios y razonables. Los empleados no deben superar el monto que se les asignó ni gastar en cosas personales.

2. Asignación

Los viáticos deben asignarse de acuerdo con la política de viáticos de la empresa y el rango de precios aceptable para el lugar en el que se realizará el viaje.

3. Límites

En una política de viáticos se establecen límites para cubrir cada tipo de gasto, así como límites diarios para los gastos totales. Los empleados no deberán excederlos. 

4. Tiempo

También se debe indicar el tiempo en el que se podrán usar. Si se emplean después, se considera inapropiado y le será cobrado al empleado.

¿Cómo tener un mayor control de la política de viáticos?

Es importante que tus empleados conozcan qué tipo de gastos están permitidos y cuáles no, así como definir un límite máximo para cada uno de ellos.

Para ello, existen tarjetas empresariales que puedes otorgar a tus colaboradores y que te ayudarán a tener un control de los gastos y poderlos monitorear. 

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Con Empresarial Edenred, tus empleados podrán cubrir todos los gastos relacionados con su viaje sin tener que recurrir al uso de efectivo. Esta tarjeta es aceptada en diversos establecimientos tanto físicos como en línea y cuenta con una aplicación móvil en la que pueden consultar su saldo y movimientos.

Como administrador de la tarjeta, podrás llevar un control total de tus gastos y monitorearlos desde la aplicación o plataforma web.

A través de esta, puedes asignarles el monto que quieras, así como bloquear y desbloquear la tarjeta. También, puedes establecer reglas de uso por tipo de comercio, fecha, horario y monto de compra. 

Por si fuera poco, con la plataforma puedes generar reportes especializados donde obtendrás información detallada de las compras y movimientos de tus colaboradores. Estos te llegan a tu buzón inteligente, un correo electrónico ligado a tu tarjeta que validará automáticamente tus facturas ante el SAT.

Si tu empresa suele mandar a sus colaboradores a viajes de negocios, Empresarial Edenred te puede ayudar a cubrir sus gastos y mantener un mejor control de ellos.

Conclusión

Contar con una política de viáticos es fundamental para cualquier empresa que busca mantener un control de los gastos de viajes de trabajo, pues estas contribuyen a evitar gastos innecesarios, prevenir fraudes y mejorar la transparencia en la gestión financiera de la organización. 

En Edenred contamos con una amplia experiencia en soluciones para empresas, incluyendo tarjetas de despensa, de regalo y empresariales, por lo que podemos ayudarte a establecer una política de viáticos eficiente y efectiva para tu organización.

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