10 beneficios de las tarjetas empresariales

En la constante búsqueda de eficiencia y competitividad, las empresas de hoy se enfrentan a un desafío fundamental: la gestión eficaz de sus recursos financieros.

¿Cómo puede una organización asegurarse de que cada peso gastado esté bien invertido y alineado con sus objetivos?

La respuesta está en las tarjetas empresariales, herramientas diseñadas específicamente para abordar estos desafíos y optimizar la administración financiera.

En este artículo veremos en profundidad qué son y cuál es la función de las tarjetas empresariales, así como sus características y por último te diremos 10 de sus grandes beneficios. 

¿Qué son las tarjetas empresariales y cuál es su función?

Las tarjetas empresariales, también conocidas como tarjetas corporativas, representan una solución financiera específicamente diseñada para el mundo corporativo.

A diferencia de las tarjetas de crédito personales, estas están destinadas a satisfacer las necesidades específicas y, a menudo, más complejas, de las empresas, tanto grandes como pequeñas.

Las organizaciones incurren en diversos gastos: viajes de negocios, compra de equipo, hospedaje, comidas con clientes, adquisiciones de software, entre muchos otros.

Estos pueden variar considerablemente en función del tamaño de la empresa, del sector en el que opera y de su modelo de negocio. Por lo tanto, llevar un registro detallado y eficiente se convierte en una tarea esencial para garantizar una gestión financiera sana.

Aquí es donde las tarjetas empresariales desempeñan su función principal: facilitar esta gestión de gastos y ofrecer una visión clara y organizada de las finanzas corporativas.

Más allá de ser simples herramientas de pago, las tarjetas empresariales suelen estar acompañadas de plataformas de control en línea, las cuales permiten a los departamentos financieros categorizar y analizar los gastos, establecer límites para ciertos empleados o departamentos, e incluso integrar estos datos directamente con otros sistemas contables que la empresa pueda usar.

Características de las tarjetas empresariales 

Las tarjetas empresariales, gracias a su diseño específico para el entorno corporativo, tienen características únicas que las distinguen de las tarjetas personales. Estas buscan maximizar la eficiencia y control financiero. 

Límites de gasto flexibles

A diferencia de las tarjetas personales, que suelen tener un límite fijo, las tarjetas empresariales permiten establecer límites variados según el rol y responsabilidad del empleado. Por ejemplo, un director de ventas que viaja frecuentemente podría tener un límite más alto que un empleado de oficina que raramente incurre en gastos corporativos.

Categorías de gastos

Se pueden configurar categorías específicas para permitir o restringir ciertos tipos de gastos,  lo que evita los movimientos no autorizados. Imagina una empresa de software que permite gastos relacionados con licencias de software, pero no en entretenimiento.

Impacto económico

Un informe de JP Morgan del 2022 señaló que las empresas que adoptan tarjetas empresariales pueden ahorrar hasta $12,000 anuales por empleado en gestión de gastos, gracias a la reducción en procesos manuales y errores humanos.

Políticas de gasto personalizadas

Las tarjetas empresariales a menudo permiten configurar políticas de gasto específicas, garantizando que los empleados se adhieran a las normas de la organización. Por ejemplo, se puede establecer una política que limite los gastos de comida a un cierto monto diario.

Informes detallados

Proporcionan informes robustos con un desglose detallado. Esto es invaluable para la contabilidad y el análisis financiero, ayudando a identificar tendencias y áreas de ahorro potencial.

Seguridad avanzada

Las tarjetas empresariales suelen incorporar características de seguridad adicionales, como autenticación de dos factores, alertas de transacciones sospechosas y capacidad de bloqueo temporal en caso de pérdida o robo.

Optimización de gastos

Las empresas que utilizan tarjetas empresariales con políticas de gasto personalizadas han visto una disminución en gastos innecesarios o fuera de política en un promedio del 15%.

Beneficios de las tarjetas empresariales

Cuando se trata del mundo empresarial moderno, la eficiencia operativa y la gestión financiera inteligente son clave para el éxito sostenido.

Es aquí donde las tarjetas empresariales cobran importancia ofreciendo múltiples ventajas que trascienden la simple facilidad de pago. A continuación, exploramos en detalle los beneficios de adoptar estas herramientas en la gestión corporativa.

1. Gestión de gastos simplificada

Uno de los principales beneficios de las tarjetas empresariales es la capacidad de centralizar y automatizar el seguimiento de gastos. Al tener todos estos registrados en un solo lugar, se elimina la necesidad de gestionar montones de recibos y reportes individuales, ahorrando tiempo y reduciendo errores.

La automatización de este proceso reduce considerablemente el tiempo dedicado a la conciliación de gastos, ya que las transacciones se registran y clasifican automáticamente.

Esto libera a los empleados de tareas administrativas repetitivas, permitiéndoles concentrarse en actividades de mayor valor para la empresa.

2. Flujos de trabajo eficientes

Al integrarse con sistemas contables, estas tarjetas facilitan la conciliación automática de gastos, permitiendo que los departamentos de finanzas procesen los gastos más rápidamente y con menos intervención manual.

Además, la integración de tarjetas empresariales con software de gestión de gastos puede habilitar flujos de trabajo de aprobación más rápidos, asegurando que se mantengan dentro del presupuesto y que las solicitudes de reembolso se procesen con más eficacia, mejorando así la satisfacción del empleado.

3. Mejora del control financiero

Un beneficio de las tarjetas empresariales es que permiten a las compañías establecer límites de gasto específicos para cada tarjetahabiente, lo que asegura que no excedan los presupuestos asignados.

La capacidad de personalizar estos límites, según las necesidades individuales o de departamento, proporciona un control granular sobre los gastos corporativos.

Asimismo, las transacciones con tarjetas empresariales se reflejan casi instantáneamente en el sistema de gestión de gastos, lo que permite a los gerentes de finanzas monitorear y controlar el flujo de efectivo con mayor precisión, y actuar rápidamente ante cualquier desviación del presupuesto establecido.

4. Optimización de recursos

Como beneficio de las tarjetas empresariales es que ofrecen datos exhaustivos que las empresas pueden analizar para comprender mejor sus hábitos de gasto.

Al revisar estos, pueden identificar tendencias, picos estacionales y categorías de gastos elevados que quizás antes pasaban desapercibidos.

Mediante el uso de herramientas de análisis y generación de informes, también se pueden detectar áreas donde se pueden negociar mejores precios o términos, como descuentos por compras en volumen, mejores tasas para servicios recurrentes o la eliminación de gastos innecesarios.

5. Mejora de la relación con proveedores

Al tener un medio de pago confiable y rápido, pueden establecer relaciones más sólidas con sus proveedores, posiblemente negociando términos más favorables debido a pagos consistentes y oportunos.

Además, al utilizar tarjetas empresariales, las organizaciones contribuyen a la estabilidad financiera de sus proveedores, pues aseguran un flujo de caja predecible. Esto es especialmente valioso para aquellos para los cuales, la organización representa una parte significativa de sus ingresos.

Asimismo, con las herramientas de reporte y seguimiento que ofrecen las tarjetas empresariales, pueden proporcionar a sus proveedores información clara sobre el estado de los pagos y las transacciones. Esta transparencia fomenta una comunicación abierta y honesta, lo cual es fundamental para cualquier relación comercial fuerte.

6. Adaptabilidad a diferentes escalas empresariales

Tanto las pequeñas empresas como las grandes corporaciones pueden beneficiarse del uso de tarjetas empresariales, pues las soluciones son escalables y se pueden adaptar a diferentes tamaños y necesidades operativas, permitiendo que cada negocio aproveche al máximo las ventajas ofrecidas.

La seguridad y el control son fundamentales para cualquier negocio y un beneficio de las tarjetas empresariales es que proporcionan controles personalizables y medidas de seguridad que pueden ajustarse para proporcionar el nivel adecuado en cada etapa del crecimiento empresarial.

7. Aumento de la productividad del personal

Al simplificar y automatizar el proceso de reporte y aprobación de gastos, los empleados pueden dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo a funciones centrales, impulsando la productividad.

Con la automatización de los reportes de gastos, las empresas pueden responder más rápidamente a cambios en el entorno de negocios. Esto significa que pueden adaptarse a nuevas oportunidades o desafíos sin estar atados a procesos administrativos lentos.

8. Flexibilidad en situaciones de emergencia

En casos de emergencias o gastos inesperados, las tarjetas empresariales proporcionan una forma rápida y conveniente de acceder a fondos, garantizando que las operaciones continúen sin problemas.

También, si llega a perderse o la roban, ofrecen protecciones que el efectivo no puede. Con características como el bloqueo  instantáneo de la tarjeta las empresas pueden mitigar los riesgos financieros asociados con emergencias.

9. Transparencia en gastos de representación

Las reglas de uso y políticas específicas, son otro beneficio de las tarjetas empresariales que permiten un mejor seguimiento de gastos, tales como comidas de negocios, viajes o regalos corporativos, asegurando que se mantengan dentro de los límites y políticas de la empresa.

Los empleados son más conscientes de sus consumos cuando saben que cada transacción será revisada y está sujeta a políticas de gasto de la empresa, conduciendo a una mejor rendición de cuentas y una toma de decisiones más responsable.

10. Rentabilidad mejorada

La adopción de tarjetas empresariales puede actuar como un catalizador para incrementar la rentabilidad de una organización.

El manejo de gastos se hace más eficiente con estas herramientas, lo que conlleva a una notable reducción en los gastos administrativos.

La automatización de la contabilidad de gastos disminuye la carga de trabajo manual y optimiza el tiempo del personal, lo cual se traduce en ahorros significativos para la empresa.

Conclusión

Contar con herramientas que faciliten y optimicen la gestión financiera es fundamental y las tarjetas empresariales no son simplemente medios de pago; son potentes aliados estratégicos que impulsan la eficiencia, la transparencia y el control financiero.

En este contexto, Empresarial Edenred resalta como una de las opciones líderes en el mercado.

Uno de los beneficios destacados de Empresarial Edenred es la capacidad de establecer reglas de uso para cada tarjeta, permitiendo a las empresas definir parámetros por tipo de comercio, fecha, horario y monto de compra.

El reporte especializado es otra característica valiosa, que proporciona información detallada sobre compras y movimientos, además te permite elegir centros de costos y cuentas contables, facilitando la contabilidad y la gestión financiera.

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