Gestión de nómina: outsourcing ventajas y desventajas

Una de las decisiones más importantes es externalizar (o no) la gestión de tu nómina, porque eso influye en tu administración de recursos humanos.

En estos días hay una gran cantidad de servicios disponibles. Uno de ellos es el servicio de outsourcing de administración de nómina para PyMEs.

La externalización de servicios de nómina es la contratación de un proveedor que maneja las finanzas y nómina de sus empleados, y se ha convertido en una de las tendencias en recursos humanos en los últimos tiempos.

Las responsabilidades al hacer la nómina de un empleador incluyen:

• Presentación de informes trimestrales
• Retención de impuestos de los empleados
• Pago  de las retenciones de impuestos
• Gestión de aportaciones a planes de salud y de pensiones de los empleados
• Manejo de las evaluaciones de licencia por incapacidad
• Notificación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) el alta y baja de empleados en la empresa

Estas tareas llevan mucho tiempo y pueden ser los dolores de cabeza para los dueños de negocios, especialmente cuando los impuestos se presentan tarde.

Consideramos en este artículo las ventajas y desventajas de externalizar la administración de nómina:

Ventajas

Enfoque en el negocio

Externalizar la nómina permite que tú y el resto de tu personal se enfoquen en la operación principal del negocio y se dediquen a labores que aporten más valor añadido a tu producto o servicio.

Reducción de tareas administrativas

El proceso de hacer la nómina consume mucho tiempo. Su externalización puede volver más ágil a tu empresa al reducir el número de empleados necesarios para este tipo de actividades de administración.

Ahorro de costos

Si tu empresa tiene menos de 20 empleados, hay una gran probabilidad de que puedas ahorrar dinero mediante la externalización de tus operaciones de nómina.

Averigua cuántas horas dedican tus empleados a las actividades relacionados con la nómina, calcula cuánto estás gastando y compara la cantidad de los planes ofrecidos por varios proveedores de nómina-servicios.

Asegúrate de tener en cuenta el dinero que tu empresa gasta en tareas como la impresión y distribución de cheques, la creación de documentos de impuestos y similares. Probablemente te sorprenderá el resultado.

Prevención de sanciones del SAT

Un proveedor de servicios de nómina a menudo está mejor equipado para calcular las deducciones de forma precisa y consistente.

Según el Servicio de Administración Tributaria, el 40% de las pequeñas empresas pagan una multa anual de 25 mil pesos, en promedio, durante las presentaciones por pagos tardíos o incorrectos.

Evaluación de empleados en periodo de prueba

Es posible que inscribas al personal que esté a prueba o capacitación en un sistema que no represente aún una contratación directa, lo que ayuda a reducir la posibilidad de incurrir prematuramente en obligaciones legales o laborales.

Deducibilidad del servicio de nómina

Si buscas ahorros para tu negocio, los puedes conseguir sin afectar la situación de tus empleados, pues el servicio de externalización de nómina es totalmente deducible.

Desventajas

Pérdida de control

La entrega de las operaciones de tu nómina a un tercero te quita control sobre la información financiera y sobre los datos confidenciales asociados a ella.

Además, los datos podrían ser menos accesibles para tu empresa porque se almacena en el servidor de la empresa que prestará ese servicio.

Y hasta el mantenimiento de los datos confidenciales internos podría presentar menos riesgos.

Amenaza para la seguridad y confidencialidad

La sangre vital de cualquier negocio es la información que se mantiene en funcionamiento.

Si la nómina, registros médicos o cualquier otra información confidencial que tienes se transmiten a la empresa de outsourcing, existe el riesgo de que la confidencialidad pueda verse comprometida.

Inconsistencias en la calidad del trabajo

Otra desventaja posible es que la empresa podría encontrar inconsistencias en la calidad del trabajo que te prestan.

Los salarios podrían no ser la cantidad adecuada; los impuestos no ser deducidos correctamente, entre otras inconsistencias más.

Disminución del sentido de pertenencia

Al sentirse ajenos a tu negocio, es posible que disminuya su lealtad y no se “pongan la camiseta” al 100 por ciento, lo cual puede afectar su productividad.

Aumento en la rotación

Esa misma deslealtad puede provocar que haya una mayor rotación de personal, lo cual elevaría los costos de contratación y capacitación de empleados nuevos.

¿Cómo elegir servicios de nómina?

Primero, debes asegurarte de que el servicio que te ofrezcan es legal y que no se afectará a tus empleados con salarios y beneficios mal calculados.

Para ello, verifica que la empresa de administración de la nómina esté inscrita en la Asociación Mexicana de Empresas de Capital Humano. Te sorprenderá saber que de las aproximadamente 3 mil empresas que existen en México, solo 16 cuentan con este registro.

Como en todo, el mal proceder de la mayoría de esos outsourcing perjudica a la reputación de las que laboran bien, por ello es importante que:

• Hagas una investigación previa del proveedor del servicio al que contrates para conocer su reputación y a qué otras empresas da servicio.
• Verifiques la legalidad de las contrataciones de personal que realiza para asegurarte que tus empleados no se verán afectados en cuanto a su condición laboral y sus beneficios.
• Revises periódicamente que se está cumpliendo con las obligaciones fiscales y los pagos al IMSS.

Una decisión bien pensada

De externalizar o no, las decisiones deben ser abordadas a través de un examen cuidadoso de los beneficios potenciales en relación con el impacto organizacional que vendrán con la decisión. Se deben tener lineamientos establecidos para la tarea que estos ‘terceros’ tendrían que hacer y también una lista de controles a los que deberán someterse regularmente.