Caja chica: qué es, cómo administrarla y ventajas

Toda organización cuenta con un presupuesto para sus gastos diarios, en donde también deben tomar en cuenta los gastos imprevistos que puedan ocurrir, y para esto es importante contar con una caja chica. 

A veces las empresas no llevan un control de gastos adecuado y hay muchos conceptos que surgen y que salen de su presupuesto, por esta razón, es determinante definir una cantidad de dinero que cubra estos gastos inesperados, es decir, la llamada caja chica. 

Si quieres conocer más sobre este término, no te pierdas este artículo. Te explicamos todo sobre ella, desde qué es hasta cómo administrarla y las ventajas de contar con una para tu empresa. 

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¿Qué es la caja chica?

La caja chica se refiere a una cantidad pequeña de dinero en efectivo que las empresas establecen y destinan a gastos moderados que puedan surgir de imprevisto. Este tipo de consumos se caracteriza por requerir fondos inmediatos. 

El objetivo de contar con una caja chica es poder solventar estos gastos de emergencia, los cuales no están programados dentro del presupuesto de una empresa y no pueden pagarse con un cheque o a crédito. 

Estos ingresos deben ser justificados, por lo que se requiere un comprobante de pago. Por otro lado, la caja chica no puede ser usada de forma libre, ni por el empleado ni por gerentes de compañía. 

Gastos financiados en la caja chica

Existen diferentes tipos de gastos que puedes financiar con la caja chica. A continuación te los mencionamos para que puedas tener una mejor visión de ello.

Alimentación y viajes: este es un presupuesto que se le agenda a un empleado para que pueda realizar un viaje laboral. 

Movilidad: son aquellos gastos que se necesitan para el traslado de tus empleados, con el fin de que puedan cumplir con su labor. 

Botiquín: tu empresa debe poder adquirir medicamentos y otros elementos que se necesiten para atender cuestiones de salud.

Reparaciones: a veces es necesario hacer mantenimiento de instalaciones o de maquinaria para el funcionamiento de la organización. 

En Edenred, contamos con control de gastos empresariales, a través del cual te ayudamos a tener un mejor control de los gastos de tus colaboradores y de los pagos que tu operación requiere; uno de ellos es precisamente la caja chica. 

Con ella podrás cubrir gastos como: papelería y artículos de oficina, productos de aseo, viáticos y más. 

¿Qué errores cometen las empresas en relación con la caja chica?

Muchas empresas cometen errores al momento de gestionar el fondo de su caja chica. 

Es importante recalcar que por más dinero que ingrese en tu compañía, si no llevas un adecuado control de estos gastos, tu competitividad puede estar en riesgo. 

En la siguiente lista te decimos los principales errores que se pueden cometer a la hora de gestionar la caja chica, así puedes estar preparado para que no te pase. 

1. Falta de caja chica

Contar con una caja chica es un instrumento clave para llevar un control de gastos de tu negocio. Al tener un fondo en específico para esto, lo tendrás contemplado en tu presupuesto.

También será más fácil planificar de mejor manera el dinero que quieres destinar a este fondo, conocer en qué se puede o no gastar y dónde realizar ajustes cuando sea necesario. 

2. Carecer de políticas de gastos definidos

Las empresas deben definir previamente en qué se va a destinar el dinero de la caja chica. Si no es así, puede llegar a afectar el no tener ninguna guía o anticipación de esto. Esto también  puede impactar a tus colaboradores, ya que desconocerán los gastos diarios de tu empresa.

Una política de gastos se trata de las reglas que deben seguir los directivos, así como los empleados con respecto al manejo del dinero que se asigna para cumplir ciertas misiones.

Te recomendamos que siempre apliques una política de gastos para gestionar de mejor manera tus recursos y tener un mayor control de ellos. 

3. Olvidar el rendimiento de los gastos

Es probable que empiece a haber fugas de dinero si no se lleva un registro detallado de cada desembolso que has hecho y cada gasto que se ha sumado. Eso también quiere decir que no se justifica en qué se gastó. 

Debido a ello, el dinero se pierde, ya que no es posible darle seguimiento.

4. No contar con respaldos de los registros 

Este punto es clave, puesto que siempre tienes que llevar un registro de tus gastos, de preferencia digital. Con Edenred puedes lograr esto de una forma más eficaz y reduciendo los procesos administrativos, ya que contamos con nuestra Tarjeta Empresarial Edenred.

Esta tarjeta te ayuda a simplificar los procesos, llevar un control total y tener mayor visibilidad de los gastos. Es una manera de optimizar el proceso de la caja chica, pues podrás hacerlo desde una sola plataforma web. 

En ella, obtendrás todas tus facturas en un solo lugar, así como los reportes de gastos en cuestión de minutos y podrás comprobar los gastos digitalmente. 

¿Cómo administrar la caja chica?

Para poder tener un buen manejo y administración de la caja chica es necesario usar un sistema contable en el que se registren todos los gastos. Como mencionamos en el punto anterior, aquí es donde entra el tener un respaldo de todo, sea de forma digital o física. 

A continuación te damos algunos consejos sobre cómo administrar tu caja chica. 

1. Define una cantidad máxima

Establece una cantidad máxima de dinero para tu caja chica. 

Es muy importante que mantengas un equilibrio entre la cantidad a retener y la frecuencia con la que debes reponerla. Asimismo, asegúrate de devolver la cantidad máxima que definiste y no haber excedido la cantidad establecida.

2. Documenta su uso

Todos los documentos que le corresponden a la caja chica deben registrarse y conservarse. Esto es muy sencillo con la Tarjeta Empresarial Edenred,  ya que con esta puedes estipular los gastos en los que tus colaboradores pueden hacer uso de ella.  

Por ejemplo, esta solo puede utilizarse en alimentación, por lo que si tus empleados intentan usarla en otro tipo de tienda no les será posible, todo esto es gestionable dentro de la misma plataforma, lo que facilita la justificación de desembolsos. 

3. Mantén la cuenta

Trata de contar el monto de tu caja chica de manera regular. Así, en caso de tener pérdidas inesperadas, te darás cuenta de cuándo pasó. De igual manera, registra cualquier tipo de discrepancia que suceda. 

4. Analiza los gastos de la caja chica 

Al final de mes, analiza todos los gastos que se realizan a diario dentro de tu empresa, así podrás notar en qué aspectos debes mejorar. 

Esto también es importante para reducir el nivel de gastos menores y hacer un uso más eficiente del dinero. 

5. Asigna a un responsable

Asigna a una persona el trabajo de manejar la caja chica. Esta se encargará de aprobar o rechazar las peticiones de tus colaboradores para disponer del dinero dentro de ella. 

Tener a un responsable va a optimizar la gestión de tu caja chica, ya que la persona al mando también rinde cuentas sobre todo lo relacionado con los desembolsos que hubo.

Ventajas de tener una caja chica en una empresa

Contar con una caja chica para tu empresa tiene la gran ventaja de ayudarte en la gestión de varios elementos dentro de tu organización, por ejemplo:

• Puedes disponer de pequeñas cantidades de efectivo de forma inmediata.
• Sirve para enfrentar gastos imprevistos que puedan surgir.
• Te ayuda a comprobar y justificar el manejo de efectivo.
• Tienes un mejor control de tus presupuestos. 

Como organización, es importante que tengas la cultura de contar con una caja chica, ya que esta te permite tener un mayor control sobre los gastos diarios que, por muy pequeños que parezcan, no deben tomarse a la ligera. 

Además, con ella puedes tener una mejor administración de las sumas de efectivo con las que cuentas. De esta forma, evitas fugas de dinero. 

Asimismo, es fundamental para poder solventar gastos menores que pueden ocurrir todos los días. 

De lo contrario, tus colaboradores tendrán que usar su propio dinero y pedir su reembolso después. Llevar un control adecuado de la caja chica te ayudará a saber en qué se gastó el dinero y por qué.

Conclusión

Después de leer este artículo es fundamental que consideres contar con una caja chica para tu empresa, ya que esta es una manera de llevar un control eficaz de tus gastos y de poder contar con un fondo de emergencia. Recuerda que siempre hay que prevenir situaciones de cualquier tipo.

Además, ahora ya sabes que es mucho más fácil llevar un control de esto de manera digital con nuestra tarjeta, en la cual puedes consultar los gastos de tus colaboradores en tiempo real, así como gestionar los recursos y tener visibilidad de ellos, ya sea desde la plataforma web o con la app que te ofrecemos: Mi Ticket Expense.