Capacitación de personal: importancia, beneficios y periodicidad

La capacitación de personal es una herramienta muy valiosa para garantizar el éxito y la sostenibilidad de las empresas. Va más allá del aprendizaje; se trata de una estrategia para potenciar la satisfacción y habilidades de los colaboradores y mantener la competitividad.

Las organizaciones que invierten en ello no solo incrementan la productividad, sino que mejoran la satisfacción y la retención de talento. De acuerdo con estudios de la Asociación para la Capacitación y Desarrollo (ATD), las compañías que ofrecen capacitación continua tienen 24% más de probabilidad de mejorar la satisfacción laboral. 

Por ello, en este contenido abordamos lo más importante sobre la capacitación de personal, como importancia, beneficios y periodicidad. ¿Estás listo para conocer el impacto transformador que puede tener en tu equipo? ¡Comencemos!

Diferencia entre capacitación inicial y continua

La capacitación de personal se puede dividir en dos categorías: la inicial y la continua. Cada una juega un papel importante en el desarrollo de talento de las empresas, pero sus objetivos son diferentes.

Capacitación inicial

Se imparte únicamente a los nuevos colaboradores cuando ingresan a la empresa. Su objetivo es brindarles las herramientas y conocimientos necesarios para que se adapten al nuevo entorno laboral y puedan desempeñar sus funciones correctamente. 

Capacitación continua

Este tipo de capacitación de personal se trata de un proceso constante de aprendizaje, es decir, se lleva a cabo durante toda la vida laboral del trabajador.

El fin es mantenerlo actualizado, mejorar sus habilidades y lograr que se adapten a los cambios en el mercado y la tecnología. 

Diferencias clave entre ambas

Ambos tipos de capacitación de personal son importantes y se complementan para garantizar que no solo se integren los nuevos colaboradores, sino que se logre un crecimiento constante, que contribuya a los objetivos en común. 

Importancia de la capacitación de personal

La capacitación de personal es un pilar estratégico para las empresas. Anteriormente, los conocimientos adquiridos en la universidad duraban toda la vida, pero hoy en día los cambios y avances son exponenciales.

Constantemente surgen nuevas tecnologías, métodos, procesos y más, lo que obliga a las organizaciones y sus colaboradores a adquirir nuevas habilidades a un ritmo un tanto apresurado.

Además, permite que los equipos tengan los conocimientos adecuados para reducir los errores en la toma de decisiones, reduciendo las pérdidas económicas, problemas legales y daños a la reputación de la compañía. 

El objetivo de la capacitación de personal es que los equipos de trabajo coexistan a un nivel de evolución permanente, para mantener una ventaja competitiva. Por ello, la inversión se justifica. 

Beneficios de la capacitación de personal

beneficios-de-la-capacitacion-de-personal

Mejora de rendimiento y productividad

Dotar de habilidades y conocimientos es una pieza clave para poder realizar las tareas del día a día de mejor manera y que puedan ser un poco más flexibles con su propio tiempo al lograr efectividad.

Cuando la fuerza laboral adquiere nuevas competencias, se evidencia un avance en la manera en que se ejecutan las actividades y se consigue una mejor administración del tiempo, lo que se traduce en mayor productividad y rendimiento. 

Fidelización de talento

La capacitación de personal demuestra el compromiso por parte de las empresas hacia el crecimiento personal y profesional de su plantilla laboral, creando un mejor ambiente laboral.

Los colaboradores se sienten valorados y más motivados, ganando lealtad hacia la compañía. Por esto, suele reducir la rotación de personal. 

Adaptación al cambio

Para estar en constante evolución es fundamental contar con el personal capacitado para las diferentes áreas. Esto permitirá una mayor adaptación ante nuevas tecnologías y demandas dentro del mercado.

El plan tiene que estar pensado para que ayude a los colaboradores y a la organización a mantenerse al día en cuanto a tendencias y habilidades, para que este proceso se dé de manera natural y constante. 

Reducción de errores

La falta de capacitación de personal puede ocasionar que se cometan errores que no deberían suceder y que resulten costosos.

Por eso, se debe buscar que a través de esta formación haya una mejora en las prácticas laborales, reduciendo la probabilidad de errores y accidentes de trabajo. Esto permite que las empresas ahorren recursos, lo cual es esencial para mantenerse en funcionamiento. 

Mayor innovación

Los programas de capacitación no solo deben centrarse en las habilidades técnicas, sino también en el fomento de la creatividad y la resolución de problemas.

Un equipo capacitado adecuadamente tiene más confianza para proponer ideas y métodos, impulsando la innovación dentro de la empresa. 

Fortalecimiento de la cultura organizacional

Es una muy buena manera de alinear a los empleados con los valores y objetivos de la organización.

Esto ayuda a que se refuerce la identidad corporativa y se fomenta, además, un sentido de pertenencia y de unidad entre los colaboradores, facilitando el cumplimiento de los propósitos de una compañía. 

Por ejemplo, la formación en liderazgo y trabajo en equipo ayuda a que los miembros colaboren de manera más efectiva y se alineen con la misión de la empresa. 

Cada cuánto debe ser la capacitación de personal

Definir la periodicidad de la capacitación de personal es un aspecto muy importante dentro del desarrollo de una empresa. 

Aunque no existe una fórmula universal, es clave considerar primero el tipo de capacitación de personal y luego, algunos elementos. Veamos.

Capacitación inicial

Esta debe ser prioritaria para los nuevos miembros de una empresa. Dentro de sus características están:

• Se realiza solo una vez, al inicio del empleo.
• Incluye temas como políticas internas, misión y visión, responsabilidades y herramientas.

Capacitación continua

Este tipo de capacitación de personal se debe dar de manera periódica. Entre sus características destacan:

• Se programa regularmente, de manera mensual, trimestral, semestral, etc.
• Aborda temas específicos, como actualizaciones en tecnología, habilidades, cambios en normativas, etc. 

Capacitación según necesidades específicas

En algunos casos, la capacitación se lleva a cabo de manera eventual, según las circunstancias de la empresa o del sector.

Por ejemplo, cuando se hace solo para la implementación de determinada tecnología o procesos.

En este caso:

• No tiene una periodicidad fija.
• Se activa solo como respuesta a cambios, como la adopción de sistemas o un lanzamiento innovador.

Capacitación anual o estratégica

Esta modalidad se enfoca en el desarrollo integral del personal a largo plazo. Por lo regular, se emplea para abordar temas amplios relacionados con el crecimiento profesional, liderazgo y el cumplimiento de objetivos.

Este tipo de capacitación de personal:

• Se realiza una vez al año.
• Incluye temas como planificación estratégica, evaluación de habilidades, etc.

Capacitación por departamento o área 

Hay determinadas áreas o departamentos de las empresas que requieren capacitación de personal de manera más frecuente por la naturaleza de las funciones o las exigencias del mercado. 

Esto ayuda a asegurar que los equipos se mantengan al día, competitivos y preparados.

En este caso:

• La periodicidad varía según el área y departamento. Puede ser cada 3, 6 o 12 meses.
• Debe enfocarse en habilidades y conocimientos técnicos específicos.

Factores que influyen en la periodicidad de la capacitación

factores-que-influyen-en-la-periodicidad-de-la-capacitacion

La periodicidad de la capacitación de personal no es una decisión arbitraria; está determinada por diferentes factores tanto internos como externos. Veamos algunos de los aspectos principales:

1. Tamaño y estructura de la empresa

El tamaño de la empresa juega un papel clave en la planificación de las capacitaciones. 

Las organizaciones grandes, al contar con más recursos y equipos, suelen realizar programas con una periodicidad definida. 

Por el contrario, las pymes generalmente optan por capacitaciones con menos frecuencia, enfocadas en necesidades específicas.

2. Industria en que opera la compañía

Ciertas industrias son más dinámicas que otras y requieren actualizaciones de manera más frecuente.

Por ejemplo, sectores como salud, tecnología, educación y marketing sufren cambios e innovaciones constantemente en cuanto a herramientas, tendencias y normativas.

Esto hace que sea importante realizar capacitaciones regulares, para seguir siendo competitivos y hacer frente a las demandas de las personas.

3. Objetivos estratégicos

La capacitación de personal también tiene que alinearse con los objetivos a corto, mediano y largo plazo. 

Cuando las empresas están en expansión o transición, es probable que las capacitaciones sean más frecuentes porque así lo requieren. Cuando ya hay más estabilidad, suelen ser menos constantes. 

4. Recursos disponibles

El presupuesto y el tiempo son elementos clave para establecer la periodicidad de la capacitación de personal.

Si bien se trata de una inversión, se deben considerar los recursos humanos, económicos y tecnológicos para poder garantizar su viabilidad sin que esto afecte las operaciones diarias de la empresa. 

La capacitación como inversión estratégica para el éxito empresarial

La capacitación de personal no debe ser una actividad complementaria, sino una inversión estratégica para garantizar el crecimiento, la competitividad y el mantenimiento de una compañía a lo largo del tiempo.

En los entornos empresariales, hay cambios constantemente, por lo que se debe optar por estar al día y fortalecer las habilidades de los colaboradores para seguir creciendo. 

Implementar un programa de capacitación de personal ayuda a las empresas a mejorar habilidades individuales, la productividad y construir equipos más comprometidos y motivados.

Recuerda que no se trata solo de habilidades tecnológicas, sino también de competencias como comunicación, trabajo en equipo, resolución de problemas, liderazgo, etc. 

Lo importante es dar el paso y comenzar a capacitar a tus equipos para que juntos caminen hacia los objetivos preestablecidos y se alcancen las metas de manera más sencilla y objetiva.