Cómo crear una política de gastos que reduzca fugas monetarias

La política de gastos es muy importante dentro de la gestión financiera de las empresas para evitar fugas monetarias. Se trata de las normas que rigen cómo los colaboradores pueden gastar el dinero de la empresa.

Así que en esta entrada, vamos a explorar las mejores prácticas para crear una política de gastos eficaz para las compañías, y así puedan sacar el máximo provecho de sus recursos.

1. Determina el objetivo de la política de gastos

El primer paso es determinar por qué se va a crear la política de gastos. Puede ser para reducir el uso de recursos, mejorar el cumplimiento de la normativa corporativa o guiar a los colaboradores para que sepan cómo gastar el dinero de la organización.

Cuando se tenga listo el objetivo, se debe adaptar la política para responder a esas necesidades específicas. 

Por ejemplo, si se quiere disminuir el gasto, se tendrían que aplicar normas más estrictas sobre las cantidades y conceptos permitidos o introducir límites diarios. 

2. Lleva un control de gastos preciso

Un aspecto muy importante de las políticas de gastos es tener un control preciso sobre los movimientos que se realizan porque, con base en esto, se pueden establecer límites.

En este aspecto, las plataformas de control de gastos, como Empresarial Edenred, son una excelente herramienta porque te permiten asignar saldo y establecer límites en cuanto a las cantidades, los días de uso, los horarios y los conceptos. 

De esta manera, te aseguras de que los recursos de tu empresa se empleen solo para lo que están destinados y no haya fugas de dinero. 

Además, con este tipo de herramientas, en el caso de Empresarial Edenred, puedes controlar, deducir y comprobar los gastos a través de la plataforma web o la app móvil, olvidándote de todos los papeleos, pues las facturas se recopilan y validan automáticamente ante el SAT.

3. Delimita los gastos autorizados

Al configurar la política de gastos, es necesario definir qué conceptos pueden ser reembolsados, dependiendo del tipo de negocio que se tenga.

Por ejemplo, en empresas que realizan viajes continuos o cada determinado tiempo, se deben considerar gastos de viáticos, como transporte, comidas y representación. 

En caso de que se trate de un negocio administrativo, se pueden incluir gastos de material de oficina o de formación.

Es muy importante definir los gastos susceptibles a ser reembolsados y brindar claridad sobre ello con ejemplos para que no haya malentendidos entre los miembros de los equipos y la empresa. 

4. Definir procesos de aprobación

Se deben establecer procesos de aprobación para garantizar que se cumpla con la política de gastos implementada. 

Debe quedar claro cómo será que los colaboradores podrán solicitar los reembolsos, verificar los conceptos y los tiempos en que se les devolverá el dinero para evitar malentendidos.

Asimismo, es posible determinar una jerarquía de aprobación con diferentes niveles de gestión, según los tipos de gastos.

Esto te ayudará a garantizar que todos los reembolsos necesarios se ajustarán al presupuesto destinado. 

5. Exigir recibos y documentos que sustenten los gastos

Los recibos y la documentación son esenciales para garantizar que los gastos son legítimos y que se hicieron en lo permitido. 

Se deben incluir recibos de comidas, viajes, etc., además de información sobre el fin del gasto que pueda relacionarse con un proyecto u objetivo. Así se evitan fugas de dinero en gastos fraudulentos.

Lo mejor de todo es que la recopilación y comprobación se puede facilitar con las herramientas financieras adecuadas, como las plataformas de gastos y pagos.

Empresarial Edenred evita que tengas que recopilar la información manualmente y te ayuda a hacerlo automáticamente. Además, tus colaboradores no tendrán que cubrir los gastos con efectivo, sino con tarjetas a las que puedes dispersar saldos desde la plataforma web o la app móvil. 

Y los administradores pueden llevar un control total de los movimientos en tiempo real, para verificar que se esté haciendo buen uso de los recursos y se cumpla con la política de gastos.

6. Deducir los gastos correspondientes

Una de las formas en que se pueden reducir las fugas monetarias a partir de las políticas de gastos es por medio de la deducción de pagos. 

Al tener los comprobantes correspondientes, se puede validar cuáles son viables para su deducción, por ejemplo: servicios (luz, agua, internet), suministros y materiales, viáticos, combustible, etc. 

Para poder realizar este proceso, es necesario que todos los pago se realicen dentro de la cuenta bancaria de la empresa y tienen que contar con requerimientos fiscales, como: 

• Nombre o razón social, domicilio y RFC de quien la expide.
• Nombre, domicilio y RFC del cliente.
• Fecha, folio y cédula fiscal.
• Descripción del concepto.
• Monto e IVA desglosado. 

7. Proporcionar directrices con claridad

Es importante brindar directrices claras para que todos los colaboradores entiendan a fondo las políticas de gastos.

Para ello, una buena opción es incluir conceptos de gastos reembolsables y explicar en detalle los procesos de aprobación, así como las consecuencias por incumplimiento. 

Lo ideal es contar con soluciones que incorporen las políticas de gastos en la misma herramienta. Por ejemplo, con Empresarial Edenred, con las tarjetas corporativas es posible establecer límites de gastos, horarios y usos, aprobar movimientos, y hasta deducir los gastos. 

De esta manera, es más sencillo llevar un control adecuado y evitar fugas monetarias, que pueden afectar el funcionamiento de una organización.

8. Verificar el cumplimiento de la normativa fiscal 

A nivel empresarial, es fundamental que las organizaciones garanticen que sus políticas de gastos comerciales cumplan con las normativas fiscales locales.

De lo contrario, se puede ser acreedor a sanciones legales y pérdida o daño a la reputación, afectando significativamente el éxito de un negocio.  

9. Supervisar y hacer cumplir la política de gastos

Cuando esté todo establecido, se tienen que realizar auditorías de manera periódica sobre los informes de gastos para verificar cómo se está empleando el dinero de la empresa.

Muchas veces, se deja de hacer y es cuando se pueden dar fugas monetarias, repercutiendo en la liquidez de la organización.

Al hacer estos análisis, es fácil detectar inconsistencias y, en su caso, aplicar consecuencias por incumplimiento, como medidas disciplinarias o congelación de cuentas. 

10. Optar por una solución de gestión de gastos

Contar con una plataforma de gestión de gastos es esencial para cualquier empresa que quiera tener bajo control sus recursos y mantener una política de gastos adecuada y funcional.

A través de estas herramientas, como Empresarial Edenred, se garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa, ya que se pueden establecer límites en cuanto a cantidades, usos o establecimientos y horarios, evitando que haya fugas de dinero por desconocimiento o falta de control. 

Además, se obtienen ahorros a través de la deducción de impuestos, lo que es esencial para las empresas.

Empresarial Edenred, la clave para una política de gastos exitosa

Crear una política de gastos efectiva es esencial para la estabilidad financiera de una empresa.

Establecer lineamientos y límites claros, implementar las herramientas adecuadas y comunicar las bases y normativas a los equipos, reducirá significativamente las fugas monetarias y optimizará los recursos.

Recuerda que este proceso no es algo estático; debe evaluarse y cambiarse cuando sea necesario.

Emplea las mejores herramientas, como Empresarial Edenred, que está pensada para tener una plataforma que permita controlar todos los gastos y pagos de las organizaciones y cumplir con las políticas en tiempo y forma. 

Esto no solo protegerá las finanzas de tu negocio, sino que te ayudará a fomentar una cultura organizacional basada en la eficiencia y la responsabilidad.

¡Contáctanos! En Edenred contamos con lo que necesitas para mantener una política de gastos adecuada y potenciar el crecimiento de tu empresa.