Cómo digitalizar la comprobación de gastos de tu empresa

La gestión de gastos puede volverse un proceso lento y complicado para las organizaciones al hacerse de manera manual, por ello, digitalizar la comprobación de gastos simplifica esta tarea y ofrece beneficios como un mejor control financiero.

En este artículo aprenderás cómo dar el paso hacia la transformación digital haciendo uso de la solución empresarial de Edenred, que te ayudará a optimizar recursos y ahorrar tiempo. 

Por qué digitalizar la comprobación de gastos en tu empresa

Digitalizar la comprobación de gastos es una de las mejores decisiones estratégicas que puedes tomar para tu empresa. Aquí te decimos los beneficios de hacer este cambio y cómo impacta en la operación y rentabilidad de tu negocio.

Optimización de tiempo y recursos

Hacer estos procesos manuales consume muchas horas de trabajo que pueden utilizarse para tareas más importantes. Al tener un sistema digital, los colaboradores pueden cargar recibos, categorizar gastos y generar reportes de manera automática. 

Reducción de errores humanos

Es muy común que, al hacer la comprobación de gastos de manera manual, existan errores como datos mal registrados o cálculos incorrectos. 

Al contar con plataformas digitales, minimizas este riesgo, ya que todas las transacciones realizadas con la tarjeta cargan automáticamente en la plataforma donde puedes visualizar los datos, garantizando precisión.

Cumplimiento normativo simplificado

Toda empresa debe cumplir con regulaciones fiscales y mantener un registro adecuado de los gastos. Tener un sistema digital para la comprobación de gastos permite almacenar los recibos y generar reportes que cumplen con los requisitos legales. 

Mayor visibilidad y control financiero

Con las plataformas digitales puedes tener una visión en tiempo real de los gastos, lo que te ayuda a identificar patrones, controlar presupuestos y tomar decisiones informadas. 

Mejora la experiencia de los empleados

Los sistemas digitales hacen que la comprobación de gastos sea mucho más ágil y menos frustrante para los empleados, ya que pueden obtener información desde cualquier lugar y recibir reembolsos más rápido.

Qué se necesita para digitalizar la comprobación de gastos de tu empresa

Para llevar a cabo un proceso de digitalización de comprobación de gastos hay tres puntos clave que debes considerar:

1. Definir un enfoque estratégico para la automatización

Aunque la tecnología ofrece múltiples posibilidades, automatizar todos los procesos de manera indiscriminada puede ser un error. Es crucial identificar qué áreas realmente se benefician de la digitalización y comunicar claramente a los equipos el propósito del cambio. 

Una buena herramienta no solo debe responder a las necesidades actuales del negocio, sino también ser escalable y crecer junto con la organización.

2. Elegir las herramientas tecnológicas adecuadas

Invertir en una plataforma eficiente es fundamental para maximizar los resultados. Busca soluciones que incluyan funcionalidades clave, como:

• Visualización de datos intuitiva: gráficos y reportes claros que simplifiquen la toma de decisiones.
• Monitoreo en tiempo real: seguimiento inmediato de los movimientos financieros para reaccionar rápidamente ante imprevistos.
• Opciones de personalización: herramientas que permitan adaptar los datos y funcionalidades a las necesidades específicas del negocio.

Como es el caso de Edenred, con la plataforma de Empresarial Edenred, donde puedes controlar todos los gastos de tu empresa en un solo lugar y visualizar todos los movimientos, así como validar las facturas de manera automática ante el SAT. 

Además, las soluciones que permiten gestionar fondos y aprobar gastos desde dispositivos móviles o computadoras son ideales para optimizar la experiencia de los usuarios.

3. Transformar el enfoque del departamento financiero

La digitalización ofrece la oportunidad de que el área de finanzas evolucione, pasando de un enfoque tradicional centrado en la eficiencia de costos a uno orientado a generar valor estratégico. 

Priorizar actividades que impacten positivamente en otras áreas y a corto o mediano plazo puede ser clave para que las transformaciones sean sostenibles y amplias.

Riesgos de no digitalizar la comprobación de gastos

Si bien digitalizar la comprobación de gastos ofrece múltiples beneficios, no adoptar este cambio puede generar riesgos significativos que afectan la operación y la rentabilidad de tu negocio. 

Aquí te explicamos algunos de los principales desafíos asociados con mantener procesos manuales:

1. Pérdida de tiempo y productividad

La gestión manual de recibos y reportes consume horas de trabajo que podrían destinarse a actividades estratégicas. Además, los retrasos en la aprobación de gastos afectan la eficiencia operativa y la moral del equipo.

2. Errores y discrepancias en los registros

Los errores humanos, como cálculos incorrectos o datos mal ingresados, son comunes en los procesos manuales. Esto no solo afecta el control financiero, sino que también puede llevar a incumplimientos fiscales o multas.

3. Falta de transparencia y control

Sin herramientas digitales, resulta complicado obtener una visión clara y en tiempo real de los gastos. Esto dificulta identificar patrones, controlar presupuestos y tomar decisiones informadas, exponiendo a la empresa a riesgos financieros.

4. Riesgos de fraude o mal manejo de efectivo

El manejo de efectivo en la oficina o en desplazamientos aumenta la posibilidad de robo hormiga, pérdidas o gastos no autorizados, lo que genera incertidumbre en la gestión de recursos.

Cómo te puede ayudar Edenred a digitalizar la comprobación de gastos

Con nuestra solución Empresarial Edenred, la comprobación de gastos se vuelve mucho más sencilla, pues relaciona automáticamente las facturas con las compras realizadas y gracias a su plataforma, todo lo tienes en un solo lugar.

Esta te permite realizar funciones, como asignar saldo a todas las tarjetas de tus empleados, recuperar el que no se ha utilizado en cuestión de segundos, tener visibilidad completa de todos los gastos y descargar reportes detallados que te permiten realizar análisis para optimizar recursos y generar ahorros.

Estas son algunas otras de sus funcionalidades: 

• Buzón inteligente: simplifica la recopilación y validación de facturas ante el SAT de forma automática, agilizando la comprobación y asegurando el cumplimiento fiscal.
• Gestión de caja chica: reduce riesgos al eliminar el manejo de efectivo en la oficina, manteniendo un control más seguro y eficiente sobre los gastos menores.
• Dispersión en línea: aprueba reportes de gastos y solicitudes de saldo en cuestión de segundos, mejorando la seguridad y acelerando los procesos financieros.
• Reportes especializados: accede a información detallada sobre compras, movimientos entre centros de costos y cuentas contables, lo que permite una mejor toma de decisiones y mayor transparencia.

Digitalizar la comprobación de gastos no es solo una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan optimizar recursos, ganar transparencia y operar con mayor seguridad. 

Nuestras tarjetas empresariales son la solución ideal para transformar tu gestión financiera. 

Si quieres contar con una herramienta que facilite el trabajo de tus equipos, te ayude a priorizar gastos y mantenga tus finanzas protegidas, contáctanos. En Edenred te ayudamos a dar el paso hacia una gestión financiera más ágil y segura.