Cómo evitar el robo de combustible en tu empresa o flotilla

En la administración de una empresa, llevar un control de insumos, recursos, vales y hasta efectivo son piezas clave para lograr objetivos de crecimiento. Dentro de estos elementos, una gran preocupación se puede presentar en el área de logística debido al robo de combustible y de carga, donde este último delito se ha concentrado en el Estado de México y Puebla, entidades que en sus carreteras se registran una alta incidencia delictiva.

Los esfuerzos que aplican las compañías para llevar una correcta administración pueden parecer complicados. Sin embargo, existen soluciones tecnológicas para administrar flotilla, cuidar los insumos de la organización y prevenir el robo de combustible en México.

Métodos más utilizados para robar a una flotilla

Ya sea un robo efectuado por delincuentes, personas ajenas a la empresa o hasta empleados deshonestos, cuidar la flotilla es una tarea vital para evitar pérdidas económicas en una empresa y afectar la rentabilidad del negocio. A continuación, se mencionan algunas formas en el robo de combustible y carga de los transportes de logística.

Robo en carretera

Cuando hay bloqueos y tráfico en carreteras o los transportistas necesitan parar para descansar de la jornada, los delincuentes aprovechan algún descuido y roban los camiones de carga. Así, además de robar el cargamento, también vacían el tanque del combustible con la finalidad de limitar las acciones del conductor y evitar ser perseguidos.

Drenaje de combustible

Es uno de los métodos más utilizados para robar el combustible de las flotillas. Como algunos vehículos tienen la facilidad de acceder al tanque de gasolina, quienes deseen robar, sólo ocupan un embudo, una manguera y un garrafón. Al colocar la manguera dentro del orificio del tanque se puede hacer una extracción del combustible de la unidad e incluso pasarlo al tanque de otro automóvil.

Alteración del dispensador

Otro procedimiento común del robo de combustible en México sucede en la estación de servicio. En el punto de venta, el trabajador responsable de hacer la carga puede alterar el dispensador y verter una menor cantidad al tanque del vehículo. Si bien, esta práctica no es tan fácil de realizar porque se necesita modificar todo el sistema de la estación, eso no indica que no se lleve a cabo en algunas estaciones del país.

Facturas modificadas

Las facturas son documentos fiscales que ayudan a administrar flotillas porque todos los gastos provenientes de las operaciones de una empresa deben ser reportados ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria). Dentro de estos gastos se encuentran los relacionados con el mantenimiento y el combustible, entonces, al contratar un servicio de este tipo, es posible alterar el documento.

El procedimiento se puede efectuar por un empleado deshonesto en complicidad con el personal de la estación, quienes pueden modificar la cantidad de combustible en la factura y esta se entrega alterada al administrador de la empresa.

Cargar una parte del tanque y otra en un garrafón

De igual manera, en complicidad con la estación de servicio, el transportista puede pedir que llenen una parte del combustible en el tanque y un garrafón aparte. Después lo venden o vacían en sus propios vehículos, perjudicando totalmente el presupuesto de la empresa.

Estrategias para evitar el Robo de Combustible

Cumplimiento de política de gastos

Es común que con el propósito de mantener la operación en la empresa, se invierta en cuanto combustible se crea necesario, sin embargo, es importante establecer una Política de Gastos que nos indique bajo qué circunstancias se puede incurrir en ciertos gastos y respetarla.

Puede suceder que un mal uso, como el exceso de aire acondicionado en cabina, dejar encendida la unidad mientras el operador atiende a un cliente, o un estilo de conducción desequilibrado provoque un consumo más elevado de lo que debería.

Considera hacer pruebas para establecer el rendimiento bajo las circunstancias adecuadas en un día de trabajo, establece un presupuesto y comunícalo a los operadores para hacerles conscientes de las finanzas de la empresa, los objetivos a cumplir en ahorro y las buenas prácticas en su trabajo.

Controles y Reportes

Saber dónde, cómo y cuánto se invirtió en combustible puede ser complicado al no estar tripulando una unidad, o dando efectivo a los operadores. Sin esta información se  puede llegar a un desbalance financiero. Es importante establecer Horarios, días y hasta lugares (de confianza) donde tus unidades deben de cargar combustible.

Una herramienta como Ticket Car de Edenred es indispensable para poder monitorear qué vehículo está operando de manera correcta y establecer las soluciones necesarias para evitar el desvío de recursos.  Esta herramienta ofrece reportes y gráficos que te dan un panorama de sus acciones y detectar anomalías o comportamientos dudosos de parte de tus operadores, ya que por supuesto, una unidad no podrá pasar desapercibida al salirse de la norma y presupuestos de una operación correcta

Visibilidad del gasto

Tener acceso remoto a esta información es importante para todo administrador, considerando que las flotillas se pueden encontrar en cualquier punto de la ciudad, estado o país, es indispensable poder observar y rastrear esta información en todo momento.

Tomate el tiempo de verificar el desempeño de tus unidades al menos una vez al día o en un reporte semanal. Lo que no se mide no se puede mejorar. De esta forma será mucho más práctico evitar que tus presupuestos se excedan.

En Edenred buscamos constantemente ofrecerle a las empresas las soluciones que mejoren sus utilidades y eficientes procesos para destacar en el mercado. Puedes conocer más de éstas en nuestro sitio.