¿Cómo facturar viáticos de manera efectiva?

Facturar viáticos es una tarea fundamental que se realiza en casi todas las organizaciones, pero puede convertirse en una labor compleja y tediosa si no se maneja de manera eficiente. Afortunadamente, existen formas y herramientas, como las tarjetas empresariales,  para que el control de gastos de viaje sea más sencillo.

En este artículo te guiaremos sobre cómo facturar viáticos de forma efectiva, haciendo de esta acción una ventaja en lugar de un dolor de cabeza. ¡Veamos!

Importancia de facturar viáticos correctamente

Uno de los aspectos esenciales al facturar viáticos es comprender su importancia y las consecuencias de no hacerlo correctamente. Estos representan una suma considerable de dinero para muchas empresas, y una gestión eficaz de los mismos puede traer ahorros significativos.

Además, una facturación incorrecta puede llevar a la organización a enfrentar sanciones y multas.

Por ello, el proceso para facturar viáticos debe ser transparente y consistente. Cada gasto empresarial que se factura debe justificarse. Además, es necesario dar un seguimiento riguroso de los recursos para evitar abusos y malversaciones.

Proceso para facturar viáticos de manera efectiva

Los pasos para facturar viáticos puede variar de una empresa a otra, pero en general, se deben considerar los siguientes:

1. Establecer una política de viáticos

Antes de que se realice cualquier gasto, es crucial contar con una política de viáticos clara y comprensible, que incluya detalles sobre qué tipo de recursos son reembolsables, cómo se deben presentar las facturas, y cuánto tiempo tienen los empleados para ello. 

2. Incurrir en gastos de viáticos

Durante este proceso, los trabajadores deben asegurarse de que cumplan con la política de la empresa.

3. Recolectar las facturas

Es importante recopilar todas las facturas y recibos relevantes, puesto que estos documentos serán necesarios para demostrar que los gastos se hicieron y solicitar su reembolso.

4. Presentar las facturas para reembolso

A continuación, las facturas se presentan a la empresa para su aprobación y reembolso. Para esto, los empleados deben asegurarse de que estén completas y sean legibles.

Además, es esencial incluir cualquier información adicional que pueda ser necesaria, como la razón del viaje o la explicación de un gasto inusual.

5. Revisar y aprobar las facturas

Este paso implica verificar que los gastos sean legítimos y que cumplan con la política de viáticos de la empresa. Si se detectan irregularidades, es necesario abordarlas de inmediato.

6. Reembolsar los gastos

Por último, el proceso de reembolso debe ser rápido y eficiente, para evitar la insatisfacción de los empleados.

Estrategias para mejorar la eficiencia en la facturación de viáticos 

Eficientar el proceso de facturar viáticos requiere estrategias y técnicas específicas. Aquí te proporcionamos algunos consejos para conseguirlo:

Hacer uso de tarjetas empresariales 

Una de las formas más efectivas de mejorar la eficiencia en esta facturación es haciendo uso de las tarjetas empresariales, que son instrumentos de pago que las empresas proporcionan a sus empleados para cubrir gastos relacionados con su trabajo, como viajes de negocios, comidas y transporte.

Además de optimizar el proceso de factura, también tienen ventajas en términos de simplificación, transparencia y control de los gastos de viáticos, tales como: facilitación del proceso de reportes, mayor control y transparencia, ahorro de tiempo y recursos y más.

Finalmente, el mayor beneficio es que este tipo de tarjetas registran automáticamente todas las transacciones, eliminando la necesidad de conservar y procesar recibos físicos.

Digitalizar el proceso de facturación

Al tener todas las facturas en formato digital, se puede hacer un mejor seguimiento de los gastos, buscarlas de forma rápida y realizar análisis de ellos más profundos. 

Implementar un sistema de aprobación de gastos

Este sistema puede establecer quién tiene la autoridad para aprobar gastos y establecer límites, lo que puede ayudar a evitar los excesivos y garantizar que los fondos de la empresa se utilicen de manera apropiada.

Proporcionar formación a los empleados

Los trabajadores deben comprender cómo manejar y facturar viáticos correctamente, así que es importante proporcionar formación sobre cómo presentar facturas, qué gastos son reembolsables y cómo utilizar las herramientas de facturación.

Factura tus viáticos de manera más sencilla con la Tarjeta Empresarial Edenred

Una de las formas más efectivas de simplificar el proceso de facturación de viáticos es con nuestra Tarjeta Empresarial Edenred, ya que permite a tus colaboradores incurrir en gastos de manera más controlada y organizada. Además, facilita el seguimiento de los mismos, ya que cada transacción se registra automáticamente.

La Tarjeta Empresarial Edenred también proporciona a las empresas una forma de supervisar y controlar los costos de viáticos, porque los empleados pueden utilizarla para pagar los gastos de viaje, lo que hace que la organización pueda revisarlos y aprobarlos de manera eficiente. Esto ayuda a evitar errores, fraudes y abusos, lo que a su vez puede ahorrarte una cantidad significativa de dinero.

Además, la Tarjeta Empresarial Edenred hace que el proceso de facturar viáticos sea más sencillo para los empleados, pues no necesitan guardar y presentar una gran cantidad de recibos de papel. Todas las transacciones se registran y se pueden revisar fácilmente en línea.

Conclusión

Al comprender la importancia de facturar viáticos, implementar un proceso adecuado, y utilizar herramientas de optimización como la Tarjeta Empresarial Edenred, puedes hacer que esta tarea sea un proceso menos tedioso.

Recuerda, el objetivo final de facturar viáticos de manera correcta es garantizar que tu empresa esté utilizando sus recursos de manera eficiente. Por lo tanto, vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en optimizar esta actividad. Con las estrategias y los recursos adecuados, puedes transformar la facturación de viáticos de tu compañía.

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