Cómo gestionar refacciones y proveedores de servicios

Gestionar las refacciones de manera eficiente y tener en control los proveedores de servicios es muy importante para garantizar la operación continua de las empresas con flotillas, pues esto asegura el funcionamiento óptimo en el momento oportuno.

No hacerlo adecuadamente puede suponer retrasos, costos inesperados o hasta la interrupción de actividades críticas, afectando la productividad y la satisfacción del cliente.

Por ello, es importante contar con un sistema bien estructurado para manejar estos aspectos. En este artículo, te decimos las mejores prácticas para gestionar refacciones y proveedores de servicios para tener éxito. 

1. Identifica las necesidades específicas de tu empresa

Para una correcta gestión de refacciones y proveedores se necesita realizar un análisis de lo que tu negocio necesita. 

Debes tener en cuenta las refacciones críticas, servicios recurrentes y prioridades operativas para poder armar un plan que se alinee con ello. 

Vamos a ver cada punto en detalle.

Refacciones esenciales

Es muy importante que conozcas todos los vehículos y tengas localizados los sitios en donde se pueden adquirir refacciones, incluyendo marca, modelo y proveedor recomendado. Al menos, haz esto con las más relevantes o aquellas que tienden a sufrir más daños por el uso. 

Esto te permitirá evitar interrupciones en tus actividades empresariales y asegurarte de que los equipos funcionen correctamente. 

Por ejemplo, en una flota vehicular, componentes como motores, sistemas de transmisión o frenos son cruciales, pues sin ellos, las unidades no pueden operar, ocasionando pérdidas de ingresos. 

Asimismo, debes considerar las piezas que suelen desgastarse con más frecuencia, como es el caso de filtros de aire, aceites o neumáticos. Así puedes tenerlas en inventario y no sufrir retrasos en mantenimiento preventivo. 

Servicios recurrentes

Otro punto es tener identificados los servicios regulares, pues estos permitirán que se mantengan en buen estado los vehículos y sus refacciones. Aquí entran:

Mantenimiento preventivo

Programa inspecciones regulares para reducir las fallas mecánicas inesperadas y maximizar la vida útil de los vehículos. 

Puedes ayudarte de un calendario que detalle fechas, responsables y los intervalos recomendados por el fabricante. Así no lo olvidarás. 

En este aspecto, Mantenimiento Fleet de Edenred es una de las mejores opciones, pues te permite planificar todos los servicios de tus unidades desde una sola plataforma, brindándote acceso a una red de talleres y agencias estratégicas en todo México, como Continental o Jasman.

Asimismo, puedes descargar reportes especializados sobre todos los servicios que han recibido los vehículos y consolidarlos en un CFDI, lo que facilita los procesos para las empresas y sus flotillas.

Reparaciones correctivas

Si ocurre un fallo, es esencial contar con servicios que respondan rápidamente, sobre todo en industrias en donde los periodos de inactividad pueden ser muy costosos.

Identifica proveedores que estén disponibles 24/7 y cuyos tiempos de respuesta sean cortos. De esta manera, estarás seguro de que tus unidades se pondrán en marcha a la brevedad.

2. Elige a tus proveedores de manera estratégica

Seleccionar proveedores adecuados es clave para garantizar la calidad, disponibilidad y eficiencia de las refacciones y los servicios.

No solo debes tomar en cuenta los precios, sino elementos como confiabilidad, tiempo de respuesta y relación a largo plazo. 

Para ello, haz lo siguiente:

Investigación de mercado

Antes de elegir un proveedor de refacciones, tienes que investigar exhaustivamente el mercado para detectar las mejores opciones.

Compara al menos 3 o 5 proveedores para evaluar qué ofrece cada uno, tomando en cuenta factores como:

• Precio
• Tiempos de entrega o respuesta
• Disponibilidad de productos en tu ubicación, etc.

Tómate el tiempo necesario para analizar a fondo las opciones y pregunta a otras empresas o clientes para conocer su experiencia con ellos. Esto siempre es un elemento determinante para elegir quién proveerá las refacciones. 

Negociación de términos y condiciones

Hacer una negociación estratégica asegura que ambas partes obtengan beneficios y se disminuyen los riesgos para tu compañía. 

Para esto, es fundamental que se definan términos que incluyan:

• Tiempos de entrega garantizados
• Políticas de devoluciones.
• Penalizaciones por incumplimiento.

También trata de establecer costos más bajos por volumen, ya que te permitirá generar ahorros significativos a largo plazo. Y negocio términos de plazos o crédito alineados a tu flujo de caja. 

Relaciones estratégicas

No te centres solo en lo que ofrece el proveedor en cuanto a refacciones y servicios; intenta crear una relación sólida, pues esto puede traducirse en beneficios extra para tu negocio.

Mantén una buena comunicación con ellos, comparte tus necesidades futuras y da retroalimentación sobre sus servicios.

Esto te permitirá estrechar lazos y mejorar la relación con el proveedor de refacciones y servicios de tu flotilla.  

3. Establece procesos para la gestión de refacciones y proveedores

Implementar procesos eficientes es esencial para optimizar recursos, reducir tiempos de inactividad y garantizar la calidad en la gestión de refacciones.

Los más importantes son:

Sistema de inventario

La buena gestión de inventario asegura que siempre dispongas de refacciones sin caer en excesos ni faltantes.

Lo ideal es clasificar las refacciones según su prioridad o frecuencia de uso o desgaste para asignar recursos eficientemente y enfocar la atención en los elementos más críticos. 

Determina la cantidad ideal de cada refacción para evitar sobreinventario, tomando en cuenta el uso promedio de consumo mensual y tiempos de reposición. 

Incluso, puedes implementar un software de gestión que permita hacer seguimiento del uso, las fechas de reposición y alertas de cuando se agotan las piezas.

Centralización de la información 

Tener toda la información importante en un solo lugar mejora la organización y facilita la toma de decisiones. 

Algunos elementos que se deben tener son:

• Nombre del proveedor
• Contacto principal
• Lista de refacciones y servicios ofrecidos
• Tiempos de entrega
• Precios promedio

De esta manera, llevas un mejor control sobre tus unidades, sus componentes, así como dónde y en cuánto tiempo pueden adquirirse las refacciones que requieren para responder ágilmente a cualquier contratiempo o emergencia. 

Flujo de trabajo claro

Otro elemento clave para gestionar las refacciones y proveedores de servicios es tener un flujo de trabajo bien definido, pues te permite reducir errores y agilizar las operaciones. 

Determina responsables de cada etapa del proceso, desde la solicitud de refacciones hasta la evaluación de servicios. 

De esta forma, será mucho más ágil el flujo y cada uno sabrá el papel que juega en este tipo de situaciones, pudiendo actuar adecuadamente.

Asimismo, es importante estandarizar las solicitudes, incluyendo detalles como:

• Descripción del producto o servicio requerido.
• Razón de la solicitud.
• Cantidad y prioridad, etc. 

4. Evalúa los procesos y mejóralos

Finalmente, ten en cuenta que la gestión de refacciones y proveedores no es estática; requiere una evolución constante para adaptarse a las demandas del mercado, avances tecnológicos y cambios en las necesidades operativas. 

Para esto, puedes ayudarte de algunas estrategias clave:

Auditorías periódicas

Realizar auditorías regulares es importante para detectar oportunidades de mejora y asegurarte de que los procesos para gestionar refacciones sean efectivos. 

Evalúa los inventarios para ver los niveles de stock y la calidad de las refacciones almacenadas. Esto puede hacerse cada tres meses, dependiendo de la rotación de refacciones. 

Además, es importante analizar el desempeño de los proveedores para considerar alternativas en caso de que no cumplan con los estándares establecidos o buscados previamente. 

Adopción de nueva tecnología

La tecnología puede ser una aliada para optimizar la gestión de refacciones, pues se puede mejorar la eficiencia y reducir los errores o retrasos. 

Por ejemplo, a través de Mantenimiento Fleet, puedes llevar un control sobre cada cuánto se hacen los servicios a las unidades, los cambios que se hacen y recibir alertas cuando es la siguiente cita en el taller mecánico, teniendo un control exhaustivo de tu flotilla. 

Capacitación de tus equipos

Un equipo bien preparado es esencial para mantener procesos efectivos y responder a los cambios de manera ágil. 

Por ello, es importante que siempre que se implementen nuevas herramientas, reciban la formación para usarlas eficientemente. 

Así podrán sacar el máximo provecho y tu empresa obtendrá beneficios, reduciendo los tiempos de inactividad y las pérdidas económicas, que pueden ser importantes cuando se trata de una flotilla grande. 

¡Gestiona eficientemente refacciones y servicios con Edenred!

Ahora que sabes lo importante que es la gestión de refacciones y servicios, es crucial que implementes las mejores herramientas para facilitar el seguimiento y el flujo en estos procesos.

La buena noticia es que en Edenred podemos ayudarte, pues pensando en las necesidades de las empresas con flotillas vehiculares, contamos con Mantenimiento Fleet, la plataforma todo en uno que te permite llevar un control sobre tus unidades, los servicios y lo que requieren para seguir operando.

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