Cómo implementar una administración ágil en tu empresa

La optimización de recursos es clave para las empresas, por lo que se vuelve fundamental agilizar la administración. Sin embargo, muchas organizaciones enfrentan desafíos para perfeccionar sus procesos, por lo que es importante conocer las mejores estrategias para lograrlo.

En este artículo, te damos los mejores consejos para una administración ágil en tu empresa, con el fin de que logres un crecimiento sostenible.

Con estas estrategias y el apoyo de soluciones innovadoras, aumentarás la productividad y la eficiencia de tu compañía. 

1. Tener una buena organización empresarial

En todo negocio, sin importar tamaño ni sector, una buena organización es vital para lograr una administración ágil.

Todos los miembros involucrados con tu empresa, desde empleados hasta proveedores, tienen que conocer todas las funciones de su puesto y su relación con los demás integrantes del equipo de trabajo.

Esto ayudará a definir y establecer procesos empresariales, ahorrar tiempo y recursos y conseguir que funcione de manera eficiente. 

2. Invertir en transformación digital

Hoy más que nunca, las organizaciones que no se adaptan a nuevas tecnologías, quedan obsoletas. 

Innovar en cuanto a herramientas para optimizar procesos es una pieza fundamental para una administración ágil, pues permite un sistema centralizado y es más fácil el acceso de los colaboradores a la misma. 

Automatizar procesos permite optimizar los recursos de tu empresa, pues se ahorra tiempo, dinero y hasta personal, disminuyendo los errores humanos. 

Una de las mejores herramientas financieras es Empresarial Edenred, que te brinda muchos beneficios como:

• Controlar, deducir y comprobar los gastos de tu negocio.
• Reducir las fugas de dinero.
• Mejorar la seguridad de tus colaboradores al no tener que usar efectivo.
• Visualizar los movimientos financieros en tiempo real por medio de la app móvil y la plataforma web.
• Recopilar y validar facturas automáticamente ante el SAT.
• Establecer reglas de uso para cada tarjeta, sea por tipo de comercio, horario o montos.
• Obtener reportes especializados sobre todas las compras y los movimientos.
• Asignar recursos en cuestión de minutos y a cualquier hora, etc. 

Todo esto te ayudará a agilizar la una administración, ágil porque no tienes que realizar procesos manuales, lo que reduce los errores, eficienta los recursos económicos y disminuye el tiempo que se invierte en estas acciones tan importantes para las empresas. 

3. Fomentar la cultura empresarial

Fomentar una cultura ágil es crucial para mejorar los procesos, pues los cambios comienzan con el compromiso de todos los niveles de la organización, desde los líderes hasta los equipos operativos. 

Por ello, es esencial que los directivos adopten un enfoque de liderazgo flexible y participativo, sirviendo como modelo para el resto de los empleados. Esto implica promover valores como la transparencia, la confianza y la apertura al cambio, que son la base de una cultura ágil.

Asimismo, se debe buscar que haya autonomía en los equipos y empoderamiento, con el fin de que los colaboradores sean capaces de tomar decisiones rápidas y relevantes en sus áreas. 

Una cultura que promueve la colaboración entre equipos reduce duplicidades, pues se trabaja en conjunto y todos se enfocan en las prioridades correctas, asignando los recursos a las tareas primordiales. 

La transparencia también juega un papel crucial, ya que se fomenta la visibilidad en la asignación y el seguimiento de recursos, lo que permite que todos los involucrados comprendan cómo se están utilizando. 

Esto no solo facilita una mejor toma de decisiones, sino que reduce el riesgo de sobrecargar ciertas áreas mientras otras permanecen sin mucho aprovechamiento. 

Por ejemplo, al tener claridad sobre los presupuestos y el uso de materiales, los equipos pueden identificar oportunidades para ahorrar costos o redistribuir fondos de manera más efectiva.

4. Definir políticas de gastos

Establecer políticas de gastos claras es muy importante para una administración ágil y sólida, ya que se garantiza que los recursos se empleen en lo que se debe y no haya fugas de dinero.

Para ello, puedes hacer lo siguiente:

• Identificar las categorías de gastos, como: operativos, de viáticos, de suministros, etc.
• Establecer límites de presupuesto de gasto administrativo para cada categoría según los objetivos financieros.
• Comunicar las políticas y asegurarse de que todos las entiendan y las sigan.
• Implementar sistemas de aprobación, es decir, establecer procedimientos para autorizar gastos y evitar desembolsos no aprobados. 
• Revisar y ajustar las políticas cada vez que sea necesario para mantener su eficacia. 

Todos estos movimientos son más fáciles si se emplean las herramientas financieras adecuadas.

En este sentido, Empresarial Edenred permite a los administradores establecer las categorías y activarlas a cada según el tipo de colaborador, así como establecer límites de uso, horarios y días, lo que brinda un mejor control para las organizaciones y eficienta sus recursos.

5. Monitorear y ajustar los procesos

Monitorear y ajustar los procesos es muy importante para una administración ágil y un mejor control operativo. 

Esto asegura que los recursos se empleen de manera eficiente y que se cumplan los objetivos de forma oportuna. 

Una vez identificadas las áreas que requieren ajustes, se deben implementar cambios estratégicos para optimizar los recursos. La clave está en la adaptabilidad.

Cuando se tiene una administración ágil, los cambios no se perciben como interrupciones, sino como oportunidades de mejora. 

Asimismo, es importante realizar revisiones periódicas para asegurarse de que los ajustes realizados están dando los resultados esperados y, en caso de que no, ajustar acciones para redireccionar los esfuerzos. 

¡Logra una administración ágil con Empresarial Edenred!

Como has visto, implementar una administración ágil es esencial para el crecimiento de una empresa y no tiene por qué ser complejo. Solo se deben identificar las herramientas necesarias y adoptarlas para tener buenos resultados.

Empresarial Edenred puede ser tu aliado estratégico, ya que te permite tener bajo control todos los recursos, eficientar procesos, cumplir con obligaciones fiscales de manera más sencilla y destinar los esfuerzos a las áreas que lo requieren.

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