¿Cómo llevar un control de gastos y viáticos en tu negocio?

La óptima administración de viáticos parte de una clara política de control de gastos de viajes empresariales, y que todos los empleados deben tener siempre presente.

Dicha política de viajes ejecutivos debe definir la movilidad por nivel de responsabilidad, establecer claramente cuáles son los conceptos autorizados, así como su límite de gasto y explicar la documentación comprobatoria aceptada para que sea posible revisarlos y no terminen siendo una merma para tu empresa.

Define estos cuatro aspectos claramente:

• Cuántas personas deben desplazarse como parte de su trabajo.
• Qué áreas requieren viajar
• Tipo de viajes: local, nacional o internacional.
• Con qué frecuencia se deben realizar los viajes.

A partir de estas variables deberás:

1. Diseñar las políticas y los objetivos.
2. Utilizar herramientas útiles para el control de gastos.
3. Aplicar la política.
4. Comunicarclaramente a tus empleados.
5. Deducir tus gastos.

Diseñar las políticas y los objetivos

Definir quiénes viajan, a dónde y con qué frecuencia, ayudará a diseñar las políticas para el pago de viáticos, pues no es lo mismo llevar un control de gastos de viajes en caso de desplazamientos esporádicos a corta distancia, que los de visitas de negocios al exterior cada dos o tres semanas.

Incluye en tu plan las siguientes políticas:

• Política por kilometraje recorrido. Se basa en el otorgamiento de un vehículo de la empresa y un presupuesto para combustible que cubra las distancias necesarias para cumplir con funciones propias de tu empresa.

• Política de límites de gastos. Unas empresas lo basan en la cifra que les es posible deducir fiscalmente y otras en función del nivel del ejecutivo que realice el viaje.

• Política de comprobación de gastos. Cada desembolso debe estar justificado y respaldado por una factura que cumpla con los requisitos del SAT para su deducibilidad.

• Política para viajes al extranjero. Esta política debe especificar sobre la divisa que se utilizará para realizar pagos de los gastos, los comprobantes de gastos y los límites autorizados para hacerlos deducibles de impuestos.

Estas consideraciones ayudan a elaborar una política que sirva no solo para llevar el control de viáticos, sino también para realizar los trámites contables y de deducibilidad aplicables.

Utilizar herramientas útiles para el control de gastos

En la gestión de presupuestos de viajes y el pago de viáticos a trabajadores no estás solo. Las soluciones tecnológicas facilitan las autorizaciones y transferencias de saldos, como también la comprobación y tramitación de los gastos.

Tarjetas como Empresarial Edenred® agilizan tus procesos administrativos y contables, evitando riesgos y discrepancias fiscales a tus empleados. Con ellas:

• Se asignan y gestionan viáticos.
• Se realizan los pagos de transporte, hospedaje y alimentación.
• Se comprueban gastos y se elaboran reportes.
• Se verifican comprobantes fiscales.
• Se deducen ciertos porcentajes de los gastos según el SAT lo indica.

Aplicar la política

Cuando tengas definidos los parámetros y las herramientas que utilizarás para el control de los viáticos, es necesario implementar un proceso que señale:

1. Cómo se transferirán los viáticos a los empleados. Lo ideal es asignarles una tarjeta corporativa como Empresarial Edenred®, la cual facilita a la empresa la gestión del presupuesto para viajes y otorga el respaldo de una amplia cobertura.
2. Cómo se elaborarán los reportes de gastos empresariales. Es necesario definir qué conceptos se van a incluir, cómo se van a justificar y qué documentación comprobatoria les debe acompañar.
3. Cuáles son los gastos aceptados y qué procederá en caso de que un empleado haga pagos no autorizados o que rebasen los límites establecidos.

Si el proceso está bien definido y lo comunicas claramente a tus empleados, se reduce la posibilidad de cometer errores, tener gastos excesivos y perder tiempo y recursos de la administración del presupuesto para viajes.

Comunicar claramente la política de control de viáticos

No sólo se debe distribuir la política por escrito, ya sea en formato impreso o digital a todos los empleados involucrados, sino que también se debe ofrecer una sesión informativa en la que se transmitan los puntos básicos y se resuelvan dudas.

Que tus colaboradores no lleguen con el pretexto de desconocer la política de viajes para no cumplirla. Al tiempo que los hagas partícipes de la misma, pídeles que asienten por escrito que la comprenden y su compromiso de cumplirla.

Deducir tus gastos

Como parte de la política de viajes debes dejar en claro a tus colaboradores cuáles gastos están autorizados y dentro de qué límites, para que puedas incluirlos en tu declaración de impuestos como deducibles y logres ahorros que mejoren la rentabilidad de tu empresa.

Empresarial Edenred® representa ahorros de tiempo y esfuerzo tanto para tus empleados viajeros como para el personal contable y administrativo que lleva el registro de los gastos.