¿Cómo mejorar la gestión administrativa de tu empresa?

Uno de los aspectos más importantes para tener orden y control dentro de una organización es saber llevar y eficientar la gestión administrativa, ya que es fundamental para su éxito.

Esto implica optimizar procesos y recursos utilizados en la empresa, para tener una mayor productividad, reducir costos y mejorar la calidad de los servicios. 

En este artículo explicaremos más sobre la gestión administrativa, desde qué es hasta estrategias y la mejor herramienta para eficientarla. Si te interesa conocerla, te invitamos a seguir leyendo. 

¿Qué es la gestión administrativa?

La gestión administrativa es el área encargada de coordinar los recursos administrativos de la compañía. Para poder realizar esta tarea de manera eficiente se requiere organizar las necesidades, los procesos y los recursos de cada departamento de la empresa y gestionarlos.

En la gestión administrativa se aplican diferentes técnicas y procedimientos que permitan un uso más eficiente de los recursos humanos, financieros y materiales. Todo esto, en función de los objetivos que tiene la empresa. 

Asimismo, permite prevenir problemas futuros y lograr resultados favorables para la empresa. 

Beneficios de la gestión administrativa

Contar con una gestión administrativa ofrece múltiples beneficios, los cuales te ayudarán a lograr el éxito de tu empresa. A continuación te los mencionamos.

1. Aumento de la productividad 

La gestión administrativa permite ejecutar procesos de forma más optimizada y sencilla, ya que se trata de detectar y modificar aquellos procesos que retrasan la productividad. 

De esta forma, los gerentes pueden centrarse en otras tareas, que sumen a la compañía.

2. Concentrarse en temas más relevantes

No implementar una gestión administrativa dificulta centrarse en los objetivos de la empresa. 

En cambio, tener una planificación bien ejecutada, estrategias definidas y un equipo productivo harán que se centren en cumplirlos de manera rápida y eficaz, lo que significa alcanzar el éxito que desean.

3. Hacer más con menos recursos

Contar con una gestión administrativa te ayuda a ahorrar dinero, ya que con las estrategias que implementes, podrás encontrar maneras inteligentes de optimizar productos y servicios. 

Con una estructura organizada, tienes oportunidad de hacer más cosas que complazcan a los clientes y empleados.

4. Toma de decisiones más informada 

La gestión administrativa también permite arrojar datos y análisis que ayuden a los líderes de la compañía a tomar decisiones más informadas y efectivas con respecto a las diferentes áreas que existen.

Funciones de la gestión administrativa 

Es importante entender las funciones que tiene la gestión administrativa para después aprender a eficientarla. En la siguiente lista te explicamos cada una de ellas.

1. Realización de los procesos de gestión

Los procesos de gestión deben llevarse adecuadamente para que el desempeño de cada una de las funciones administrativas se realice de manera efectiva. Con esto nos referimos a su planeación, organización, dirección y control. 

Recordemos que todo debe estar enfocado en el cumplimiento de los objetivos.

2. Contratación de personal

En la gestión administrativa, la selección de personal, capacitación, colocación y remuneración es muy importante para lograr los objetivos, pues teniendo un personal adecuado, estos se logran fácilmente.

Por ello, se deben cubrir las necesidades de los colaboradores y mantenerlos leales a la organización.

3. Salvaguardar los activos

Los activos de una empresa deben ser protegidos contra diferentes factores, como el uso indebido, pérdida o daño por robo, incendio o cualquier otro medio. Para esto, es necesario tener un registro para cada activo y contar con un responsable para su uso correcto.

4. Relaciones públicas 

Mantener el establecimiento y mantenimiento de diversas líneas de comunicación entre la organización y el público es una función importante dentro de la gestión administrativa, ya sean, clientes, accionistas, empleados, proveedores o consumidores.

5. Organización

La función de la organización implica estructurar la empresa, es decir, definir las responsabilidades y tareas de cada empleado, establecer jerarquías, crear departamentos y equipos de trabajo, así como asignar los recursos para lograr los objetivos de la compañía. 

6. Dirección

La dirección se encarga de gestionar a las personas y equipos de trabajo, así como de motivarlos para lograr los objetivos. Esto se consigue mediante liderazgo y asegurando que se cumplan las políticas y los procedimientos establecidos. 

7. Control 

En la gestión administrativa, el control se trata de la supervisión y el monitoreo de los procesos y las operaciones de la empresa para lograr los resultados esperados. 

De igual manera, implica identificar y corregir problemas y desviaciones y tomar medidas preventivas que eviten futuros problemas.

8. Evaluación 

Por último, en la gestión administrativa, la evaluación implica el análisis de los resultados y el desempeño de la organización, con el fin de determinar si los niveles de eficiencia y eficacia se están alcanzando. 

Asimismo, puede servir para identificar oportunidades de mejora y realizar ajustes en los planes y estrategias de la organización. 

Maneras de eficientar la gestión administrativa

Ahora que ya tienes una idea de todo lo que implica una gestión administrativa, tienes que saber cómo la puedes eficientar. 

Aquí te diremos algunas maneras que te serán de gran utilidad. 

1. Automatización

La automatización de procesos te ayuda a ahorrar tiempo y, por lo tanto, a reducir errores. Una manera de automatizarlos es con la tarjeta Empresarial Edenred, con la que puedes llevar un control de la administración de la empresa, la cual incluye caja chica y viáticos.

Además, cuenta con una plataforma web donde puedes digitalizar todas tus operaciones y tener completa transparencia de los movimientos, así como generar dispersiones en línea y obtener reportes de los gastos de tus colaboradores. 

2. Implementar tecnología 

El uso de la tecnología es excelente para eficientar la gestión administrativa de tu empresa. 

Por ejemplo, Empresarial Edenred tiene una aplicación desde la cual puedes consultar saldos y movimientos en cualquier lugar, así como obtener reportes especializados sobre las compras que realizan los empleados. Esto te permite tener un control absoluto de los gastos.

3. Monitorear los procesos

Monitorear los procesos ayuda a tener un mayor control operativo y, por ende, eficientar la gestión administrativa. Gracias a la plataforma web y la app con la que cuenta Empresarial Edenred, podrás monitorear los gastos de tus colaboradores en un solo lugar. 

4. Capacitar al personal 

En cualquier empresa es necesario tener un plan de capacitación que ayude al personal a formarse y a desempeñarse de mejor manera. 

Desarrollar sus capacidades y habilidades hará que trabajen productiva y eficientemente, sobre todo, en nuevas tecnologías y procesos.

5. Implementar políticas de control y seguimiento 

Por último, para eficientar la gestión administrativa se requiere implementar políticas y procedimientos que controlen y hagan seguimiento a los procesos administrativos y, a su vez, garanticen su correcta ejecución.

Conclusión 

Si estás pensando en tomar medidas para eficientar la gestión administrativa de tu empresa, te aseguramos que Edenred Empresarial es tu mejor aliada. 

Con ella, podrás tener un control más preciso de los gastos y simplificar procesos, ya que elimina la necesidad de hacer pagos en efectivo y ahorrar tiempo. De igual manera, obtienes información en tiempo real sobre los gastos realizados, lo que facilita la toma de decisiones. 

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