¿Cómo realizar un cierre fiscal de manera eficiente?

El cierre fiscal se aproxima, marcando un momento decisivo para las empresas. Este proceso es crucial porque asegura tanto la precisión en la gestión de gastos anuales como el cumplimiento de las responsabilidades tributarias.

El cierre fiscal es el proceso a través del que las organizaciones revisan y consolidan la información financiera del ejercicio fiscal, que abarca del 1 de enero al 31 de diciembre. 

Ante esto, es importante tomar en cuenta algunos consejos, como el uso de tecnología financiera, para prevenir errores y sanciones, logrando una buena gestión. 

Importancia del cierre fiscal para las empresas

El cierre fiscal es muy importante porque asegura que haya transparencia y exactitud en los informes que se presentan, lo que es crucial para el cumplimiento de las obligaciones legales y la evaluación interna sobre el rendimiento financiero. 

A través de este proceso, es posible revisar y consolidar toda la información del año, ayudando a:

Garantizar exactitud en los informes

Al realizar un cierre fiscal adecuado, las empresas validan que todos sus ingresos, gastos y movimientos están correctamente registrados y alineados con la realidad operativa. 

Esto es clave para reflejar el estado financiero y la salud económica de la compañía.

Cumplir con las obligaciones fiscales

Este proceso asegura que la organización haya calculado sus impuestos correctamente y pueda hacer frente a sus compromisos tributarios sin problemas.

Cumplir con estos requisitos previene multas, recargos y posibles sanciones tributarias, asegurando que la empresa esté al día en sus responsabilidades fiscales y pueda operar sin inconvenientes legales.

Mejorar la toma de decisiones

Tener información clara sobre las finanzas permite a las empresas analizar con mayor precisión su rendimiento y detectar oportunidades o áreas de mejora para el siguiente ciclo.

Aquí es importante evaluar inversiones, tratar de reducir gastos o incrementar presupuesto en departamentos que son esenciales.

Planificar el siguiente año fiscal

Al cierre del año, la compañía puede revisar qué estrategias fueron efectivas y cuáles requieren ajustes.

Con esto, se puede lograr una planificación financiera más sólida para el nuevo periodo, ajustando presupuestos y proyecciones según las necesidades y los objetivos futuros.

Documentación importante para el cierre fiscal

Para realizar el cierre fiscal de tu empresa necesitarás tener algunos documentos al día. A continuación te mencionamos y explicamos cuáles son:

Estados financieros

Estos documentos son fundamentales para reflejar la salud económica y financiera de la empresa y son necesarios para calcular impuestos y realizar ajustes. Incluyen: balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo y estado de cambios en el patrimonio.

Comprobantes fiscales (CFDIs)

Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) son indispensables para el cierre fiscal, ya que constituyen la evidencia de los ingresos, gastos y transacciones que se han realizado durante el año. 

Estos tienen que estar debidamente registrados y clasificados para permitir su deducción o acreditación fiscal en los casos aplicables.

Registros contables

Incluyen todos los asientos contables registrados a lo largo del año, donde se detalla cada transacción realizada (ingresos, egresos, pagos a proveedores, nómina, etc.). 

Los registros contables deben estar completos y conciliados para asegurar que las cifras en los estados financieros coincidan con las transacciones reales de la empresa. 

Documentación de respaldo de las operaciones financieras

Este conjunto de documentos valida cada transacción financiera, garantizando que las operaciones cuentan con soporte documental en caso de auditorías o revisiones fiscales. 

Aquí entran: contratos y acuerdos, pólizas de seguros, recibos de nómina, facturas y recibos de gastos operativos. 

Cómo lograr un cierre fiscal exitoso

Ahora que sabes la importancia de un buen cierre fiscal y lo que necesitas, veamos cómo puedes lograrlo en tu empresa de manera eficiente y sencilla.

1. Recopilación de información

El primer paso para el cierre fiscal es recopilar toda la información sobre las transacciones o movimientos que se realizaron durante el ejercicio fiscal vigente. 

Todo esto debe estar registrado en los libros contables: estados de cuenta, facturas, nóminas, entre otros documentos relevantes. 

Este proceso puede ser meticuloso, pero existen herramientas para hacerlo más sencillo. Una de las más conocidas y efectivas son las enfocadas en la gestión de gastos  empresariales.

Son muy útiles porque con ellas puedes gestionar automáticamente: las compras o pagos, recopilar facturas, generar reportes, deducir y comprobar gastos, para tener un control total sobre las finanzas de tu negocio. 

2. Conciliación de cuentas

Cuando todas las operaciones estén registradas, verifica que los saldos coinciden con las cuentas para evitar problemas.

Debes realizar la conciliación de cada cuenta para identificar discrepancias y corregir cualquier inconsistencia en los registros, con el fin de reflejar la realidad financiera de tu empresa.

3. Ajustes

Aquí se tienen que hacer los cambios necesarios para obtener montos fiscales exactos y precisos. 

Para ello, se deben tomar en cuenta factores como depreciación de activos, inflación, impuestos diferidos, entre otros.

Con esto, podrás reflejar de forma adecuada datos importantes: ingresos, gastos, activos y pasivos, asegurándose de que los estados financieros sean fieles a la situación de tu negocio y mantener todo bajo control. 

4. Preparación de estados financieros

Tienes que generar los estados financieros clave: el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo. 

Estos documentos proporcionan una visión completa de la situación financiera de la empresa y deben ser revisados minuciosamente.

De esta forma, podrás determinar la utilidad o pérdida, resultado de la diferencia entre ingresos totales y gastos.

5. Cálculo de impuestos 

Este paso es crucial dentro del cierre fiscal, pues tienes que calcular las obligaciones fiscales con base en los resultados financieros. 

Asegúrate de aplicar las deducciones y beneficios fiscales permitidos para optimizar la carga impositiva.

En este punto, es importante contar con herramientas que ayuden a llevar un control preciso de todos los movimientos, ya que permiten un registro digital y detallado de todas las transacciones, categorizadas automáticamente. 

Esto simplifica el cálculo de deducciones y la conciliación de gastos, asegurando que los registros sean precisos y accesibles al momento de calcular los impuestos. Además, evitan que haya excedentes que no puedan deducirse.

6. Declaraciones fiscales 

Con los impuestos calculados, se tienen que preparar las declaraciones anuales. Pero antes de presentarlo al SAT, es importante garantizar que toda la información incluida en estas declaraciones sea precisa y esté al día. 

Te aconsejamos tomarte el tiempo necesario para revisar en detalle y evitar errores o inconsistencias dentro de tu empresa. 

7. Archivado de documentos

Una vez finalizado el proceso del cierre fiscal y la presentación de la declaración anual, es muy importante que archives y guardes toda la documentación en caso de que haya alguna consulta fiscal o una auditoría por parte de las autoridades.

Por ley, los documentos deben almacenarse por 6 años, a partir de la fecha en que se presentaron. 

¡Ten un cierre fiscal exitoso con Empresarial Edenred!

Realizar un cierre fiscal ordenado es fundamental para asegurar la salud financiera de la empresa y cumplir con sus obligaciones tributarias, evitando sanciones o multas.

Para ello, es esencial contar con herramientas inteligentes, como las plataformas de gestión, para tener un registro preciso de todo lo que se necesita, como estados financieros, facturas, nóminas, y así optimizar todo el proceso.

Si quieres tener un cierre fiscal exitoso y sin tropiezos, ¡en Edenred te podemos ayudar! Con Empresarial Edenred puedes gestionar todo lo relacionado con las finanzas de tu empresa de manera automática y sencilla. ¡Hablemos! Así verás todos los beneficios que puedes obtener para este y muchos otros procesos.