¿Cómo reducir errores financieros dentro de tu empresa?

En el entorno empresarial, los errores financieros pueden tener consecuencias graves, que van desde multas hasta una mala planificación de recursos que afecte la rentabilidad y la supervivencia en el mercado. Por ello, es importante implementar herramientas como la automatización de procesos para mitigar los riesgos, optimizar la eficiencia y lograr mejores resultados en el corto y largo plazo. De esta forma, es más sencillo llevar registros contables y tener una planificación financiera estratégica. 

Si quieres descubrir cómo identificar y reducir los errores financieros más comunes en tu empresa, aquí te explicamos y te damos estrategias probadas para lograrlo. 

Los 5 errores financieros más comunes

Antes de buscar e implementar soluciones, es muy importante que conozcas los errores financieros más comunes dentro de las organizaciones:

1. Gestión manual

Tener una gestión financiera manual es una equivocación que puede generar problemas significativos como:

• Ineficiencia: ingresar datos manualmente, hacer cálculos o emitir informes, además de consumir tiempo y esfuerzo, puede llevar a errores financieros y retrasos, afectando la eficiencia operativa. 

• Falta de escalabilidad: conforme una empresa crece, la gestión manual se vuelve más complicada y lenta, pues las transacciones aumentan y es más difícil darles seguimiento y procesarlas.

• Mayor probabilidad de errores: este proceso está sujeto a errores humanos, como digitar mal una cifra, hacer mal los cálculos o hasta perder información clave, provocando inconsistencias en los registros y una mala toma de decisiones. 

• Dificultad para analizar datos: es más difícil realizar análisis detallados a partir de la gestión manual. Además, se vuelve complejo obtener información financiera actualizada. 

2. Falta de planificación

La planificación financiera es una pieza angular para iniciar un negocio, pues permite tener una visión amplia de los ingresos y gastos que representa, garantizando que se cuente con la liquidez necesaria para mantener la actividad económica.

Muchas empresas cometen el error financiero de no tener planes y a corto o largo plazo, terminan teniendo problemas de solvencia, poniendo en riesgo su organización. 

Además, sin una estrategia, la compañía no puede establecer metas claras ni tomar decisiones basadas en datos, siendo incapaz de hacer frente a imprevistos económicos y dificultando su estabilidad y crecimiento. 

3. Subestimar la importancia del presupuesto

En algunas ocasiones, los presupuestos de las empresas varían y sufren cambios de última hora; por ello, no se debe subestimar la importancia de este elemento. Así, es posible realizar ajustes sin que haya una pérdida de control sobre los gastos.

El presupuesto debe verse como una guía para asignar recursos de manera eficiente. Si se ignora, se puede caer en un error financiero grave, que implique gastos innecesarios o la nula anticipación de déficit, afectando la capacidad de una empresa de alcanzar sus metas y comprometiendo su estabilidad.

Un buen presupuesto marca la diferencia en la toma de decisiones y asegura, en gran medida, una sostenibilidad a largo plazo. 

4. Falta de control en los procesos de gastos

Uno de los grandes errores financieros es no tener una gestión ni supervisión adecuada de los gastos empresariales, lo que puede aumentar los gastos no justificados y reducir la rentabilidad de un negocio, limitándolo en sus inversiones. 

Asimismo, la ausencia de control puede llevar a prácticas inadecuadas por querer subsistir, afectando la estabilidad económica y la reputación de la compañía. 

Para evitarlo, se deben establecer políticas claras y emplear herramientas de seguimiento que ayuden a tener los gastos bajo control y tener una buena gestión de los recursos. 

De esta forma, se garantiza liquidez para responder a las obligaciones a corto plazo, como el pago a proveedores y salarios. 

5. Descuidar las obligaciones fiscales

La negligencia en las obligaciones fiscales y legales puede acarrear problemas importantes para las empresas.

Esto incluye el pago de impuestos en los plazos establecidos, elaborar y presentar informes requeridos y cumplir con las regulaciones laborales y fiscales de manera correcta.

Tener herramientas que ayuden a procesos complejos como la comprobación y deducción de gastos es muy importante para no caer en este error financiero, que puede provocar, incluso, que un negocio vaya a la quiebra o dificulte las alianzas, siendo un obstáculo para atraer inversiones. 

Cómo reducir los errores financieros

Los errores financieros pueden representar muchas consecuencias para las empresas, por lo que se deben implementar estrategias para tener éxito. A continuación, te damos las más efectivas:

1. Establecer un control de gastos riguroso

Una de las acciones más importantes para gestionar los recursos financieros de una organización es gestionar eficientemente el presupuesto y los gastos empresariales. Para ello, se deben utilizar herramientas tecnológicas que permitan monitorear y analizar los movimientos en tiempo real. 

Una de las más efectivas es Empresarial Edenred, que es una plataforma integral que incluye lo necesario para un control preciso de las finanzas y los presupuestos, incluidas tarjetas empresariales, comprobación y deducción de gastos, además de app móvil y plataforma web para hacer y visualizar movimientos.

De esta forma, puede detectar fugas de dinero y ahorrar en determinadas áreas para invertir en otras que sean más funcionales o que tengan un mayor potencial.

2. Implementar una buena planificación financiera

Tener una planificación financiera clara y estructurada es muy importante para evitar errores financieros.

Lo anterior incluye elaborar un presupuesto que tome en cuenta todos los ingresos y gastos, así como los posibles escenarios de contingencia.

De esta manera, las empresas están preparadas para hacer frente a retos de manera efectiva y oportuna.

Es esencial que se revise esta planificación y se realicen ajustes cuando sea necesario para poder responder a los cambios de mercado y las operaciones de la organización. Así se garantiza que las decisiones se basen en datos actualizados y no en suposiciones. 

3. Mantenerse actualizado sobre regulaciones fiscales

Cumplir con las normas fiscales es crucial para no tener que pagar multas o sanciones, afectando las finanzas empresariales.

Para esto, se deben realizar revisiones periódicas de los procedimientos de cumplimiento y recibir capacitaciones para estar al día en cuanto a los cambios en las legislaciones. 

Cometer equivocaciones como no validar las facturas ante el SAT u otras acciones relacionadas puede ser muy costoso no solo en temas de dinero, sino en cuanto a reputación y hasta problemas legales, que pueden poner en peligro el mantenimiento de un negocio. 

4. Automatizar procesos financieros

La tecnología juega un papel fundamental para reducir errores financieros, pues al automatizar tareas repetitivas hay menos posibilidades de que se caiga en equivocaciones al realizar reportes o llevar a cabo ciertas acciones.

Por ejemplo, a través de Empresarial Edenred, se pueden realizar pagos y generar informes detallasdos, lo que facilita la toma de decisiones con base en datos actualizados y confiables. 

Debido a esto, es muy importante elegir las mejores soluciones tecnológicas que se adapten a las necesidades de tu organización. 

5. Capacitar al equipo de finanzas

El personal de finanzas tiene que estar capacitado para emplear las herramientas y los procesos financieros de manera eficiente.

Se debe invertir en una formación continua, certificaciones y actualizaciones en temas de contabilidad que permitan evitar errores financieros que pueden surgir por desconocimiento.

Recuerda que un personal bien preparado tiene una mayor capacidad de identificar y resolver problemas potenciales antes de que se transformen en algo mayor o hasta un riesgo para la empresa. 

Implementa las mejores herramientas y evita errores financieros

Como hemos visto, los errores financieros pueden marcar la diferencia en la supervivencia de una empresa, por ello, se deben adoptar buenas prácticas y herramientas desde el inicio para lograr el éxito a largo plazo.

Si necesitas ayuda con este tipo de soluciones, ¡Empresarial Edenred es la opción ideal! Con esta plataforma integral no solo tienes el control total de tus finanzas y gastos, sino que también puedes gestionar la dispersión de saldos, cumplir con los pagos en tiempo y forma y estar al día con tus obligaciones fiscales. ¡Contáctanos!