Conoce los gastos que cubre la caja chica

Conocer cuáles son los gastos que pueden considerarse dentro de la caja chica es el primer paso para asegurar su uso correcto.

La caja chica es un fondo que sirve para solventar gastos imprevistos y que no pueden ser pagados con cheque o a crédito.

Controlarla es complicado por varias razones: es dinero en efectivo que se utiliza en cantidades pequeñas que a veces es difícil de comprobar o rastrear,; se dispone de él sin autorización del contador o el gerente y resulta difícil calcular cuánto dinero tener disponible en todo momento.

Es una reserva de la que no se puede prescindir, porque permite resolver gastos de forma ágil, evitando mayores complicaciones contables.

Para evitar su mala administración uso, es necesario conocer su uso correcto a detalle.

¿Cuáles son los gastos que cubre la caja chica?

La caja chica no tiene un uso libre. Son recursos que deben utilizarse específicamente para:

• Papelería y artículos de oficina. Si bien las empresas realizan pedidos de papelería, es común que haga falta algo o se necesite algún artículo que no se tiene contemplado en los pedidos normales.

• Productos de aseo. Aunque se realicen compras en cantidades mayores, a menudo se desgasta o agota algún implemento y lo más sencillo es conseguirlo en la tienda más cercana.   

• Artículos de supermercado, como café, galletas, agua, ya sea para los colaboradores o para la visita de algún cliente.

• Reparaciones menores. Una ventana que se rompió, un corto en un enchufe, la pequeña pieza de una máquina pueden pagarse con la caja chica.

• Botiquín de primeros auxilios. Este botiquín debe tenerse por disposición de ley, pero no amerita grandes compras. Si algo se utiliza, debe reponerse de inmediato.

• Transporte. Transporte público, taxis, dinero de  estacionamiento para mensajeros, office managers o cualquier empleado que necesite trasladarse para cumplir con alguna labor de la oficina.

• Gastos de representación. Por ejemplo cuando un colaborador debe llevar a comer a un cliente.

Viáticos. Cuando un colaborador hace  viajes con fines de trabajo puede pedir un adelanto de los gastos que realizará a la caja chica, o bien a su regreso puede pedir un reembolso presentando los comprobantes correspondientes.

La cantidad a depositar depende del tamaño de cada empresa, pero se recomienda que no sea mayor a tres mil pesos.

Esa caja con cerradura debe ser manejada por un solo colaborador y es su responsabilidad recopilar las facturas del dinero que entregó.

Cualquier retiro debe comprobarse con un recibo o factura. Para ser deducible debe justificarse como gasto indispensable para la actividad de la empresa.

Debe establecerse una política de gastos que impida usos injustificados.

La caja chica nunca debe dejarse sin fondos y se recomienda mantener en ella una cantidad de 3 mil pesos.

¿Existe una manera más fácil y segura de manejar los gastos de caja chica?

Hoy existen softwares que automatizan los procesos de comprobación de gastos, evitando fugas de dinero, facilitando la contabilidad y la deducción de impuestos.

Uno de ellos es Empresarial Edenred, un producto con el que obtienes múltiples beneficios:

1. Tienes a tu servicio una plataforma web y una app móvil para llevar todos los procesos que implica el manejo de la caja chica.

2. Disminuyes o eliminas el manejo de efectivo.

3. Controlas en tiempo real los retiros.

4. Válidas facturas de manera automática ante el SAT.

5. Tienes una (o varias) tarjetas personalizadas para el manejo de la caja chica.

6. Puedes realizar compras por internet.

7. Puedes usarla si realizas pagos a través de aplicaciones móviles

8. Puedes bloquear o desbloquear tarjetas de manera temporal.

9. Puedes depositar saldo en cualquier momento.

10.  Optimiza tus procesos.

11.  Evitas gastos no justificados, fugas de dinero y pérdidas.

12.  Puedes pagar viáticos y gastos de representación.

13.  Te sirve para pagar a proveedores y servicios como luz o internet.

Aprovecha las herramientas tecnológicas que esta época te ofrece y realiza un mejor control de los gastos de la caja chica.

Charla con uno de nuestros ejecutivos de ventas y pídele más información.