10 consejos de administración para pymes

La administración es fundamental para el éxito de cualquier pyme, pues se enfrentan diferentes retos operativos y financieros, siendo vital una gestión adecuada para un crecimiento sostenido.

A menudo, las pequeñas y medianas empresas no cuentan con los mismos recursos que las grandes corporaciones, por lo que la optimización y automatización de procesos  pueden marcar la diferencia entre el estancamiento y el éxito.

Por ello, en este artículo te daremos 10 consejos de administración para pymes, con el fin de optimizar tus finanzas, mejorar la productividad y asegurar el crecimiento de tu negocio. 

1. Establecer objetivos alcanzables

Establecer objetivos claros y alcanzables es esencial para cualquier pyme porque funciona como una hoja de ruta a seguir. Estos tienen que ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo determinado: SMART. 

Con esto, se garantiza que todos entiendan qué se quiere lograr y haya una dirección clara para todos los involucrados. 

Este consejo de administración es la base de todo lo demás, pues las empresas tienen que ser capaces de crecer, responder a cambios y mantenerse competitivas. Y esto es más sencillo a partir de la detección de áreas de oportunidad. 

2. Mantener el control de las finanzas

Controlar las finanzas es uno de los aspectos cruciales de la administración.

Un flujo de caja saludable es esencial para que las empresas puedan operar de manera eficiente, cubran deudas a tiempo y puedan aprovechar oportunidades y crecer.

Para esto, se necesita un registro preciso de ingresos y egresos, el cual se puede llevar de manera estratégica y automática a partir de diferentes herramientas, como son las plataformas de pagos y administración, que facilitan procesos y disminuyen errores.

Una de las más completas es la que ofrecemos: Empresarial Edenred, la cual permite administrar y controlar todos los gastos corporativos en cuestión de minutos. 

Se trata de una solución integral, que incluye tarjetas empresariales, plataforma web y app móvil, donde puedes pagar, controlar y comprobar tus gastos empresariales eficientemente, reduciendo los procesos administrativos. 

3. Eliminar costos innecesarios

Dentro de las empresas existen muchos gastos que se pueden evitar, pero se tienen que saber detectar.

Para hacerlo, hazte la siguiente pregunta: ¿qué es lo que realmente se necesita para trabajar? Realizar un análisis interno de la compañía periódicamente puede evitar estos costos innecesarios.

Llévalo a cabo no solo cuando tengas problemas de finanzas o quieras ahorrar, sino cada determinado tiempo; por ejemplo, cada trimestre. 

Un buen punto de partida es revisar los estados de cuenta para saber cuánto dinero se gasta y en qué o si cuentas con otras herramientas financieras más completas, puede ser más sencillo identificar las fugas de capital o efectivo. 

4. Establecer procesos y evaluarlos

Determinar cómo se deben realizar los procesos dentro de una empresa es clave para una buena administración y gestión de pequeñas y medianas empresas.

Al tener los pasos, recursos y funciones de cada área identificados, es más sencillo controlar los tiempos y la calidad de lo que se realiza, además de que disminuye el ambiente de incertidumbre.

Si cuando has intentado optimizar los sistemas de trabajo, no has tenido éxito, lo mejor que puedes hacer es un mapa de procesos. Para ello, detalla y ordena cada paso de las tareas que se llevan a cabo y asigna al responsable. 

Algunos pasos que pueden ayudarte en ello son:

• Identificar el objetivo de cada proceso y definir las tareas para lograrlo.
• Puntualizar las entradas y salidas.
• Establecer los recursos que se necesitan (humanos y materiales).
• Compartir con los miembros los resultados.

Contar con este mapa de procesos te permitirá disminuir los problemas de comunicación entre los colaboradores, evitar duplicidad de tareas y aumentar la productividad de tus equipos.

5. Controlar el inventario

Un consejo de administración clave para las pymes es controlar el inventario, pues muchas veces se enfocan en tener el mayor stock posible, y este puede ser un error que los hace perder dinero.

Es clave tener un control de lo que se necesita, no que siempre se esté a la máxima capacidad de inventario, sino que se conozca el flujo y se esté preparado para hacer frente a la demanda.

De esta forma, podrás aprovechar los recursos de manera eficiente y no tendrás exceso de inversión parada en el inventario, pudiendo utilizarlos en otras áreas que necesitan impulso dentro de tu pyme. 

6. Invertir en capacitación continua para el equipo

Este consejo de administración se suele pasar por alto, pero el desarrollo de los colaboradores está fuertemente ligado al crecimiento de una pyme.

Invertir en capacitación continua, además de mejorar las habilidades y competencias de los miembros, fortalece su compromiso con la compañía; por ello, esto debe verse como algo que beneficiará a largo plazo. 

Las pymes tienen que ofrecer programas de formación continua que se adapten a las necesidades de su negocio y los intereses de sus miembros. Pueden ser cursos, talleres, seminarios, etc. 

Brindar estas oportunidades ayuda a retener talento, pues las personas valoran a las empresas que invierten en su crecimiento profesional y personal. 

7. Utilizar la tecnología a tu favor

Hoy en día es imposible quedarse ajeno frente a la tecnología, especialmente si se trata de pequeñas y medianas empresas.

Lo mejor de todo es que cada vez existen opciones más completas, en donde puedes tener prácticamente todo lo de tu negocio, como control, deducción y comprobación de gastos, además de ver en tiempo real los movimientos a través de plataforma web o app móvil, y poder validar facturas automáticamente ante el SAT.

Todos estos procesos suelen ser tediosos y qué mejor que contar con herramientas inteligentes que faciliten el trabajo y disminuyan los errores humanos que puede haber, afectando todos los movimientos. 

Una de estas herramientas es Empresarial Edenred, que es una plataforma integral que te permite hacer lo mencionado y mucho más a través de la versión web y una app móvil. 

Para considerar este consejo de administración, es importante que conozcas las opciones y, con base en tus necesidades, elijas aquella que mejor se adapte a tu negocio. 

8. Analizar entorno y datos

El análisis es una tarea continua muy importante dentro de las empresas, ya que permite que se mantengan enfocadas en los objetivos previstos. 

Para esto, se pueden utilizar herramientas como el análisis FODA, que permite conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en un negocio, para trabajar de forma más efectiva.

Toma en cuenta que para actuar a tiempo, es clave conocer el estado actual de tu compañía.

Asimismo, considera que el mercado nunca es estático, por lo que se deben actualizar los planes y las estrategias siempre que sea necesario.  

9. Mantener buena relación con los clientes

Otro consejo de administración que es clave es construir relaciones duraderas con los clientes, pues esto te ayudará a la fidelización y a un crecimiento sostenible.

Brindar buena atención a los clientes, además de resolver problemas, permite crear una experiencia positiva que puede convertirlos en embajadores de tu marca. Por eso, es fundamental escucharlos, comprender sus necesidades y proporcionar soluciones alineadas a sus expectativas.

También debes buscar la retroalimentación de los consumidores, pues es una de las mejores herramientas para mejorar productos y servicios. Puedes realizar encuestas, entrevistas o dialogar abiertamente con ellos. 

Esto ayudará a satisfacer mejor sus necesidades y atraer nuevos clientes al demostrar que tu empresa valora las opiniones.  

10. Innovar y adaptarse al cambio

Finalmente, otro consejo de administración es trabajar la capacidad para innovar y adaptarse a los cambios, pues es crucial para la supervivencia de las pymes.

Aquellos negocios que no lo hacen corren el riesgo de quedarse atrás e incluso quebrar, por lo que es importante fomentar la innovación y creatividad en diferentes áreas, como productos, servicios, procesos, etc.

Los líderes deben estar abiertos a escuchar nuevas ideas y probar enfoques que podrían no haber sido considerados anteriormente. También es importante tener un proceso para evaluar la viabilidad de nuevas ideas y proyectos, asegurando que se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa.

Estar atento a las tendencias del mercado y a las necesidades cambiantes de los consumidores permite a las pymes adelantarse a la competencia.

Fortalece tu empresa con estos consejos de administración

Implementar estos consejos de administración te permitirá competir en un mercado dinámico y exigente, en el corto y largo plazo.

Recuerda que una buena administración no es un destino, sino un proceso continuo. Mantén a tu equipo involucrado, fomenta una cultura de aprendizaje y mejora constante, y no temas buscar asesoría o herramientas externas cuando sea necesario. 

Con enfoque y dedicación, puedes llevar tu pyme a nuevos niveles de éxito y aprovechar al máximo las oportunidades que el futuro tiene para ofrecer.