Control de gastos de una empresa

Mantener el control de gastos de una empresa es clave para su mantenimiento y buen funcionamiento. 

Existen diferentes herramientas que pueden ayudar en esta importante tarea para que no tengas que realizar todos estos movimientos de manera manual, cayendo en errores humanos que podrían afectar las finanzas y operaciones de tu negocio.

Controlar y tener un registro de los gastos de una empresa en una plataforma digital puede impulsar la rentabilidad de tu compañía y aquí te vamos a ayudar a conseguirlo de forma ágil y sencilla. 

¿Qué es el control de gastos de una empresa?

El control de gastos de una empresa permite optimizar recursos, evitar desembolsos innecesarios y mejorar las finanzas de una organización. 

A través de un documento se reflejan los movimientos de los activos financieros de una empresa, introduciendo para ello tickets, domiciliaciones, transferencias, etc.

Esto conlleva realizar un seguimiento detallado de los ingresos y egresos mes a mes, establecer presupuestos y objetivos y monitorear las cuentas empresariales para ver cuando aumenten o disminuyan.

Se deben considerar tanto gastos indirectos (luz, internet) como los gastos directos, que tienen una relación directa con la producción (materia prima, transporte).

¿Qué son los ingresos y gastos de una empresa?

Un ingreso es el aumento del activo de una empresa, es decir, la entrada de dinero. Se puede dar por venta de productos o servicios o por medio de inversiones o subvenciones.

Por otro lado, un gasto es el consumo del activo de un negocio, esto es, la disminución del mismo. 

Esto puede deberse, principalmente, a adquisiciones de una empresa o a compras que se realizan para que la compañía se mantenga en funcionamiento y desarrollo. 

Tipos de gastos en una empresa

Antes de pasar a las ventajas de llevar un control de gastos empresariales, veamos brevemente cuáles son los tipos de gastos más comunes que puede haber.

Operativos

Son desembolsos que se hacen para el buen funcionamiento de un negocio, es decir, para llevar a cabo las actividades diarias y de operaciones.

Estos se deben identificar para tratar de reducirlos tanto como sea posible sin afectar la competitividad de la organización. 

Los gastos operativos más comunes son:

• Salarios
• Costos de inventarios
• Alquiler
• Comisiones de venta
• Pagos de servicio, etc.

No operativos

Son gastos no relacionados con las principales operaciones de la organización; por ejemplo:

• Cargos por intereses
• Impuestos
• Multas, etc.

Gastos fijos

Se trata de desembolsos recurrentes que no cambian y que no se relacionan directamente con la producción.

Aquí, por ejemplo, entrarían los salarios, seguros y alquileres, que ya se mencionaron y además:

• Utilidades 
• Amortizaciones
• Depreciación

Gastos variables

Son aquellos que pueden aumentar o disminuir, dependiendo del volumen de producción o ventas de una empresa.

Puedes realizar mensualmente, pero el monto suele variar. Algunos de los más comunes son:

• Materia prima y empaques
• Comisiones de ventas
• Mantenimiento
• Costos de entrega, etc.

Beneficios de llevar un control de gastos en una empresa

Existen muchas ventajas de tener un proceso de gestión de gastos dentro de un negocio. Veamos las más importantes:

1. Elimina la discrepancia fiscal

El control de gastos ayuda a evitar discrepancias fiscales al garantizar que todas las transacciones sean debidamente registradas y clasificadas. 

De esta manera, se reduce el riesgo de errores en la declaración de impuestos y se garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales. 

Además, al mantener un registro detallado de lo que se gasta, se facilita la identificación de posibles deducciones fiscales que podrían pasar desapercibidas sin un control adecuado.

2. Administración en tiempo real

El control de gastos en tiempo real permite a los gerentes y propietarios de empresas tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados, siendo posible identificar rápidamente áreas de mejora y oportunidades para reducir costos. 

El seguimiento en tiempo real facilita la detección de anomalías o irregularidades, lo que permite abordar problemas de manera proactiva antes de que se conviertan en algo más grande.

3. Reportes Especializados

Una gestión adecuada del control de gastos permite generar reportes especializados que ofrecen información valiosa sobre el rendimiento financiero de la empresa. 

Estos informes pueden incluir análisis de costos por departamento, categoría de gasto, o periodo, facilitando la identificación de tendencias y patrones. 

De esta manera, se pueden tomar decisiones estratégicas para optimizar los recursos y aumentar la rentabilidad del negocio.

4. Buzón inteligente

El uso de un buzón inteligente para gestionar y almacenar facturas y recibos puede facilitar el control de gastos de una empresa y mejorar la eficiencia administrativa. 

Esta herramienta permite a los empleados enviar documentos digitalizados a un buzón centralizado, donde se clasifican y organizan automáticamente según criterios preestablecidos. 

Asimismo, facilita la búsqueda y recuperación de documentos, lo que agiliza los procesos de auditoría y verificación de gastos.

5. Facilidad para integrar los movimientos

Un buen sistema de control de gastos se integra fácilmente con otros sistemas de la empresa, como la contabilidad o la nómina. 

Esto permite automatizar procesos, reducir la duplicación de esfuerzos y mejorar la precisión de los datos. 

También, al contar con información consolidada en un solo lugar, se facilita el análisis y la toma de decisiones.

6. Mayor transparencia

Fomenta la transparencia en la gestión financiera de la empresa. 

Al mantener registros detallados y accesibles, se promueve la confianza y la responsabilidad entre los empleados y se garantiza que todos estén al tanto de las políticas y expectativas en cuanto a gastos.

7. Mejora en la toma de decisiones

El control de gastos de una empresa permite a los gerentes y propietarios acceder a información detallada y actualizada sobre el estado financiero del negocio. 

Esto les permite tomar decisiones informadas sobre inversiones, contrataciones, expansiones y otras iniciativas estratégicas. 

Tener datos precisos y confiables ayudará a evaluar las opciones y elegir el mejor curso de acción para garantizar el éxito empresarial y el crecimiento a largo plazo.

5 claves para tener un buen control de gastos en una empresa

¿Quieres tener todos los beneficios que te hemos explicado? Tienes que tener un buen control de gastos en tu empresa y te vamos a ayudar a lograrlo. 

Toma en cuenta los siguientes consejos:

1. Apóyate en la tecnología

La tecnología es una aliada indispensable en el control de gastos. 

Existen numerosas herramientas y sistemas de gestión de gastos, desde software de contabilidad hasta aplicaciones móviles para registrar y categorizar pagos sobre la marcha.

Una de las mejores soluciones es Empresarial Edenred, que facilita la comprobación de gastos en tu auditoría financiera.

Asimismo, te ofrece una gestión del dinero por medio de software seguro con la facilidad de pagar mediante el uso de tarjetas del sello Mastercard que incluye un chip anticlonación y un CVV dinámico para las compras por internet.

Los empleados simplemente usarán la tarjeta empresarial para todas sus compras de trabajo. Posteriormente, con la aplicación Mi Ticket Expense, realizarán sus reportes de gastos en cuestión de minutos.

Además, en la plataforma se le solicitará saldo al personal encargado, el cual decidirá si aprueba o no el depósito. De tal modo, la empresa tiene el control sobre en qué, cuándo, dónde y a qué hora se puede hacer uso de la tarjeta. 

Empresarial Edenred se vuelve tu aliado, ya que es la solución que ayuda a los colaboradores para realizar los reportes de gastos mensuales y totales de manera fácil y rápida.

2. Definir una política de gastos

Una política de gastos clara y bien comunicada es esencial para garantizar que los empleados comprendan las expectativas y límites en relación con los gastos de la empresa. 

Esta política debe establecer criterios para gastos aceptables, límites, procedimientos de aprobación y requisitos de documentación. 

3. Crear un presupuesto de gastos

Es fundamental tener este presupuesto para mantener el control financiero de la empresa. 

Debe incluir estimaciones realistas de los pagos o desembolsos en función de las necesidades y objetivos del negocio, así como los gastos variables y los gastos fijos.

De esta manera, se evita el derroche y se hacen ajustes según las prioridades de la empresa.

4. Definir encargados para las compras y gastos

Designar a personas responsables de la gestión de compras y gastos es una manera efectiva de mantener el control y garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos. 

Estos encargados pueden ser responsables de revisar y aprobar movimientos, negociar con proveedores y asegurarse de que se sigan las pautas de la empresa. 

Tener a alguien supervisando estos procesos reduce el riesgo de errores o irregularidades.

5. Digitalizar los gastos

La digitalización es una estrategia clave para mejorar la eficiencia y el control en la gestión de gastos. 

Convertir facturas y recibos en formatos digitales facilita el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación de documentos. 

Además, la digitalización permite una mayor integración con otras herramientas y sistemas, lo que simplifica los procesos y reduce la posibilidad de errores humanos.

6. Evitar las deudas

Al igual que ocurre con las deudas a nivel personal, el control de gastos tiene la finalidad de evitar, en la medida de lo posible, que existan deudas. 

En caso de que haya pagos por realizar mes a mes, es importante que no existan cargos adicionales por retrasos; por ello, lo mejor es conocer la capacidad de endeudamiento permitido.

Herramientas para eficientar el control de gastos de una empresa

Además de los consejos y claves para optimizar el control de gastos, existen algunas herramientas tanto digitales como físicas que permitirán que esta tarea sea algo mucho más sencilla y eficiente, por lo que hacer uso de alguna de ellas es esencial si se quiere mejorar la salud financiera de cualquier tipo de negocio.

Al igual que ocurre con los sistemas de inventarios, el control de gastos puede implementarse de dos formas:

• Periódico: con ayuda de hojas de cálculo o papel, normalmente asociado a una gestión manual para negocios muy pequeños que recién empiezan.
• Continuo: a través de aplicaciones, software de contabilidad y herramientas en la nube, empleado por negocios que buscan crecer. 

La mejor opción siempre es la de usar apps y software, pues evita errores humanos y por eso, nos vamos a enfocar en estas opciones para un buen control de gastos en tu negocio. 

1. Hojas de cálculo 

Una de las herramientas más conocidas y populares son las hojas de cálculo.

Estas cumplen con la función de llevar un control de gastos de forma sencilla y clara, pues permite registrar columnas con información de los gastos e ingresos de una empresa, así como asignar fechas, categorías, cantidades, suma total, entre otros datos para tener registro completo.

Pese a que la utilidad de las hojas de cálculo es alta, tiene un limitante, y es que cuando una empresa comienza a crecer y la cantidad de movimientos financieros aumenta, la herramienta no tiene el poder suficiente para continuar ordenando todo de manera automática, lo que puede demorar mucho tiempo al hacerlo de forma manual, además de que se puede incurrir en algún error humano al vaciar la información en el archivo.

2. Apps

Una segunda herramienta que se puede utilizar para el control de gastos son programas o aplicaciones que están diseñadas para cumplir con operaciones contables.

Estas funcionan parecido a las hojas de cálculo, pero con funciones automatizadas y algunas opciones más avanzadas.

A diferencia de las primeras, estas aplicaciones permiten que el usuario tenga menor participación durante la elaboración de las tablas de registro financiero, además de que es posible generar reportes de manera mucho más sencilla. 

Su principal beneficio para los negocios es que no son fáciles de utilizar y están disponibles en diferentes dispositivos lo que hace más eficiente su uso.

3. Control de gastos mediante plataformas

Finalmente, otra de las herramientas que pueden optimizar el control de gastos son las que se ofrecen mediante plataformas digitales, como es el caso de Empresarial Edenred, que ofrece una tarjeta corporativa para llevar un registro detallado y preciso de cada uno de los gastos.

Este tipo de soluciones permite llevar un control eficiente, facilitando el registro de los movimientos financieros al contar con una tarjeta empresarial para  realizar cada una de las compras  de la empresa. 

Asimismo, este tipo de herramientas ofrece seguridad, transparencia de movimientos y la generación de reportes detallados, a fin de que el control de gastos sea eficiente y esté disponible para su consulta en todo momento, lo que te permite tener la confianza de contar con la información precisa de tus recursos. 

Comienza un control de gastos con Edenred

Identifica los tipos de gastos operativos que existen en tu compañía para que puedas tener muy claros los elementos básicos que debes asegurar para que la empresa alcance las metas de rentabilidad y liquidez que hayas establecido.

Y después echa mano de soluciones como el uso de tarjetas de servicio o prepago corporativo como Empresarial Edenred, que no solo te ayudan a gestionar y controlar los gastos, sino también reducen la carga laboral de tu departamento de contabilidad.

Con la automatización que estas aplicaciones representan, tu personal podrá dedicarse a tareas esenciales que resulten en una mayor productividad y, por ende, en una mejor rentabilidad de tu negocio.

¿Qué esperas? ¡Contáctanos! Tenemos la solución para tu empresa.