Control de gastos: herramientas para eficientarlos en tu empresa

Una de las partes más importantes para cuidar la salud financiera de una empresa es llevar un control de gastos, ya que ayuda a tener claridad respecto a los pagos realizados y entradas de dinero, permite desarrollar mejores estrategias para maximizar los recursos de un negocio.

Si quieres conocer qué es el control de gastos, así como las mejores herramientas para eficientarlo, en este artículo abordaremos cada uno de estos puntos, para ayudarte a optimizar la administración de los gastos de la empresa. 

¿Qué es y para qué sirve el control de gastos?

El control de gastos es una herramienta que nos permite tener un registro detallado de cada uno de los pagos realizados en la empresa.

El objetivo es conocer en qué se está ocupando el dinero y cuál es el capital con el que se dispone para cubrir todos los gastos o las inversiones de un negocio.

Asimismo, el control de gastos brinda información para encontrar mejores maneras de generar ahorro, lo que permite a su vez, comenzar a plantear metas financieras más eficientes que se traducen en objetivos a corto, mediano y largo plazo para seguir creciendo en el mercado.

Esta herramienta es una estrategia para la salud financiera y operacional de una organización, ya que llevar un registro detallado de los gastos permite realizar un seguimiento para reducir costos, alcanzar una mayor sustentabilidad y tener competitividad en el mercado.

Finalmente, el control de gastos ayuda a la empresa a cambiar la dirección de su estrategia financiera, lo que permite una mejor planificación y campo de acción evitando cualquier problema futuro.

¿Cómo implementar y eficientar el control de gastos?

No basta con solo implementar de forma inmediata un control de gastos, es necesario seguir algunos pasos para utilizar de forma eficiente esta herramienta. Entre ellas, destacan las siguientes.

1. Identificar metas financieras

Uno de los primeros pasos para un control de gastos eficiente es plantearse diferentes metas financieras, algo que arroje una idea clara  de hacía dónde se dirige la empresa y lo que podría lograr administrando los gastos de forma adecuada, ya que de esta forma el camino a seguir será mucho más sencillo.

2. Registro y monitoreo de gastos

Una vez que se ha identificado una meta, lo que sigue es hacer uso de las distintas herramientas con las que se puede llevar a cabo un buen control de gastos.

Para esto, puedes usar una app, una plataforma tecnológica, algún software, una hoja de cálculo, o en una forma más tradicional un libro contable. Lo importante es saber en qué se está gastando, para determinar las compras que no son necesarias.

3. Crea un presupuesto acorde a la realidad de tu empresa

Cuando se tiene conocimiento de los gastos y  las ganancias, ya sean de tipo variables o fijas, es importante que se elabore un presupuesto.

Este puede ser semanal, quincenal o mensual, y debe incluir cada uno de los pagos y estar alineado a lo que tu empresa está ganando o invirtiendo en el mercado.

4. Evita las deudas

Al igual que ocurre con las deudas a nivel personal, el control de gastos tiene la finalidad de evitar, en la medida de lo posible, que existan deudas. 

En caso de que existan pagos por cumplir mes a mes, es importante que no existan cargos adicionales por retrasos; por ello, lo mejor es conocer la capacidad de endeudamiento permitido.

5. Lleva un control claro de las cuentas

Parece una obviedad, pero el control de gastos tiene que cumplir con esta tarea.

Debe ser el documento que nos permita revisar a detalle cada uno de los movimientos financieros que se hacen dentro de una empresa, con la finalidad de separar y destinar el dinero a las mejores inversiones o compra de materiales.

Herramientas para eficientar el control de gastos

Además de los consejos para optimizar el control de gastos, existen algunas herramientas tanto digitales como físicas que permitirán que esta tarea sea algo mucho más sencilla y eficiente, por lo que hacer uso de alguna de ellas es esencial si se quiere mejorar la salud financiera de cualquier tipo de negocio.

1. Hojas de cálculo 

Una de las herramientas más conocidas y populares son las hojas de cálculo.

Estas cumplen con la función de llevar un control de gastos de forma sencilla y clara, pues permite registrar columnas con información de los gastos e ingresos de una empresa, así como asignar fechas, categorías, cantidades, suma total, entre otros datos para tener registro completo.

Pese a que la utilidad de las hojas de cálculo es alta, tiene un limitante, y es que cuando una empresa comienza a crecer y la cantidad de movimientos financieros aumenta, la herramienta no tiene el poder suficiente para continuar ordenando todo de manera automática, lo que puede demorar mucho tiempo al hacerlo de forma manual, además de que se puede incurrir en algún error humano al vaciar la información en el archivo.

2. Apps

Una segunda herramienta que se puede utilizar para el control de gastos son programas o aplicaciones que están diseñadas para cumplir con operaciones contables.

Estas funcionan parecido a las hojas de cálculo, pero con funciones automatizadas y algunas opciones más avanzadas.

A diferencia de las primeras, estas aplicaciones permiten que el usuario tenga menor participación durante la elaboración de las tablas de registro financiero, además de que es posible generar reportes de manera mucho más sencilla. 

Su principal beneficio para los negocios es que no son fáciles de utilizar y están disponibles en diferentes dispositivos lo que hace más eficiente su uso.

3. Control de gastos mediante plataformas

Finalmente, otra de las herramientas que pueden optimizar el control de gastos son las que se ofrecen mediante plataformas digitales, como es el caso de Empresarial Edenred, que ofrece una tarjeta corporativa para llevar un registro detallado y preciso de cada uno de los gastos.

Este tipo de soluciones permite llevar un control eficiente, facilitando el registro de los movimientos financieros al contar con una tarjeta empresarial para  realizar cada una de las compras  de la empresa. 

Asimismo, este tipo de herramientas ofrece seguridad, transparencia de movimientos y la generación de reportes detallados, a fin de que el control de gastos sea eficiente y esté disponible para su consulta en todo momento, lo que te permite tener la confianza de contar con la información precisa de tus recursos. 

Control de gastos con Empresarial Edenred

Edenred ofrece una solución que se adapta a las necesidades de cualquier tipo de negocio, ya que para llevar a cabo los pagos que permiten el funcionamiento de una organización  puedes contar con Empresarial Edenred, que tiene una tarjeta corporativa para efectuar cada compra la cual se registra dentro de la plataforma facilitando la gestión de los recursos de la empresa

Con la plataforma de Empresarial Edenred se puede llevar un control completo de cada movimiento, lo que ahorra tiempo y esfuerzo en la comprobación de los gastos de cualquier negocio, a fin de elaborar mejores estrategias financieras. 

Así que, si lo que se busca es eficientar el control de gastos en una empresa, ¡Empresarial Edenred es la respuesta definitiva!