Empresarial Edenred: La solución para el control de viáticos a través de una app

Los viajes de negocio suelen ser un verdadero problema para las empresas, sobre todo para los involucrados en el área de finanzas, ya que conlleva un proceso de revisión de presupuesto , autorización de pagos, administración y comprobación de los gastos destinados, lo que a su vez consume mucho tiempo para obtener un correcto control de viáticos.

¿Por qué el tema de viáticos puede llegar afectar la productividad?

Por lo general, el área de finanzas es la que más afectaciones tiene a la hora de realizar y autorizar los viáticos, ya que esto conlleva gran inversión de su tiempo y conocimiento. Por ejemplo, algunas de las actividades que pueden ocupar varias horas o hasta días de trabajo son:

• Creación de un presupuesto acorde a los gastos del colaborador, teniendo en cuenta la diferencia monetaria dependiendo del lugar a donde se traslade.
• Elaboración de una investigación detallada de costos de avión, hospedaje, alimentos, transporte y cualquier bien que sea indispensable para cubrir las necesidades del colaborador.
• Acudir con los supervisores o directivos para la verificación y validación de las cantidades.
• Estar a la espera del monto aprobado y realizar el pago en tiempo y forma.
• Contactar regularmente a los colaboradores para obtener las facturas y registrarlas a la contabilidad de la empresa.

Si bien, el control de viáticos es un factor necesario y de importancia para toda compañía, un proceso manual y sin el apoyo de herramientas digitales como una app puede provocar que los encargados de finanzas prescindan de otros asuntos que requieran de mayor valor y tiempo, como en el caso del pago de nómina.

De esta manera, su productividad y eficiencia se ven afectadas, dejando que no solo el proceso de viáticos se demore, sino también otras tareas que sean de relevancia.

No obstante, los trabajadores que realizan los viajes de negocio también se ven perjudicados, ya que al capturar manualmente sus tickets para la comprobación de facturas, se estima que el 47% invierte aproximadamente de 30 a 60 minutos para la realización del informe de gastos, mientras que un 18% dedica 2 horas; tiempo que pueden emplear para prepararse mejor y cerrar tratos con clientes potenciales.

El control de viáticos desde  app o plataforma digital

Para reducir el tiempo que le toma al área de finanzas para realizar todo el proceso de comprobación de gastos y validación de las facturas fiscales, es necesario apoyarse de plataformas digitales que automaticen de manera sencilla estas tareas.

Por ello, a través de la solución para viáticos y la plataforma en línea de Empresarial Edenred, los encargados de finanzas tienen mayor visibilidad de cada uno de los gastos empresariales. Por ejemplo:

• Consultar los movimientos y saldos aprobados a los colaboradores.
• Obtener los informes de gastos y facturas en un correo personalizado.
• Vincular fácilmente las facturas a los gastos determinados.
• Integrar la plataforma al sistema contable de la empresa.
• Configurar las cuentas contables y centros de costos.
• Delimitar el uso de los recursos.
• Bloquear o desbloquear las tarjetas de forma temporal.

Con esta solución empresarial, sus esfuerzos estarán enfocados hacia otras actividades que requieran de mayor atención sin dejar que los procesos se desfasen, especialmente si se trata de una empresa grande y los contadores necesitan realizar un sinfín de autorizaciones, además de los pagos de nómina.

Con un adecuado control de viáticos, las empresas pueden evitar el mal uso de los recursos económicos para los viajes de negocio, al mismo tiempo que optimizan la eficiencia y ahorro de tiempo en los procesos.