10 errores comunes en la gestión del combustible

El transporte es una de las industrias que más se ve afectada por los altos costos de la gasolina. Y aunque a veces, es a causa de factores externos, también hay algunos errores que se cometen en la gestión del combustible.

Para las pequeñas y medianas empresas, estos gastos pueden ser un desafío importante, llevándolas incluso al cierre de operaciones, pero todo esto puede evitarse a través de un óptimo control para flotas.

Por ello, en este contenido te vamos a hablar sobre los 10 errores más comunes en la gestión de combustible, para que puedas evitarlos y lograr buenos resultados en cuanto a rendimiento.

1. Falta de control de combustible

De acuerdo con la Asociación Nacional de Transporte Privado (ANTP), el combustible representa alrededor del 30% de los costos de operación de una flota en México, lo que quiere decir que es uno de los principales conceptos, que se potencia según el tamaño y la distancia que recorre diariamente.

Por eso, es un error no tener un sistema de control de combustible eficiente, ya que no se puede conocer el consumo real de gasolina de cada unidad ni la cantidad disponible en las estaciones, lo que puede provocar una mala planificación de rutas o sobreutilización de los vehículos.

Lo anterior, además de aumentar los costos operativos, puede llevar a un desgaste innecesario de las unidades. Para evitarlo, existen opciones como Ticket Car® de Edenred, que te permite gestionar el gasto de gasolina, a través de controles, seguridad y reportes especializados sobre la operación de tu flota.

De esta manera, tienes claridad sobre cuánto se gasta, dónde y por qué, pudiendo hacer las optimizaciones necesarias en las rutas o las unidades o hasta bloquear las tarjetas en determinadas fechas, días u horarios.

2. No llevar un registro electrónico del consumo

Muchas empresas aún se manejan a través de notas de papel para llevar la gestión de combustible, lo que puede provocar errores o fallas en cuanto a precisión.

Los métodos tradicionales son más propensos a equivocaciones humanas y no permiten identificar patrones de consumo precisos, impidiendo realizar ajustes operativos de manera oportuna. 

Por ello, lo mejor es optar por la digitalización de estos procesos a través de herramientas avanzadas, en donde se pueda llevar un registro de todos los movimientos e incluso, comprobar y deducir los gastos en gasolina. 

3. Mantenimiento ineficiente de los vehículos

La falta de mantenimiento de las unidades es otro error dentro de la gestión de combustible porque puede provocar que se dé un consumo excesivo del mismo, además de que aumenta el riesgo de fallas mecánicas, lo que puede hacer que se detengan las operaciones.

Detalles como no tener los neumáticos inflados correctamente pueden ocasionar que el motor trabaje de más, consumiendo más gasolina de la necesaria.

Por ello, es importante dar mantenimiento preventivo a todas las unidades, para así conseguir ahorros importantes en cuanto al consumo de gasolina. 

A través de Mantenimiento Fleet de Edenred, tienes cubierta esta parte, pues te permite llevar un registro de todos los servicios que requieren los vehículos, programar intervenciones preventivas y alargar la vida útil de las unidades, evitando costos por inactividad. 

4. Falta de capacitación de los conductores

Los conductores juegan un papel clave en la gestión de combustible, pero muchas veces desconocen el impacto que tienen los hábitos de conducción en el gasto de gasolina. 

Por ejemplo, frenar de manera brusca, acelerar innecesariamente o dejar el motor encendido por largos tiempos de espera puede incrementar el consumo entre un 10 y 15%, lo cual es algo significativo cuando hablamos de flotillas.

Para reducir estos problemas, lo mejor es brindar formación continua en técnicas de manejo eficiente. Pequeñas acciones, como planificar los cambios de marcha, pueden marcar una gran diferencia. 

5. No contar con políticas de carga de combustible

Permitir que los colaboradores carguen combustible en cualquier estación puede provocar que se den gastos innecesarios y haya problemas de control.

Sin políticas claras, puede haber situaciones como el abastecimiento a precios altos, compras fuera de los horarios o días establecidos o incluso, el uso de combustible para fines personales, provocando fugas de dinero para las empresas.

Para evitarlo, las compañías tienen que establecer lineamientos de uso claros sobre dónde, cuándo y cómo se debe hacer la carga de gasolina. Se tienen que establecer estaciones de servicio autorizadas, que ofrezcan buenos precios. 

Además, con las herramientas adecuadas, como las de Move de Edenred, se pueden establecer horarios específicos para la carga, logrando una gestión del combustible más eficiente. 

Usar vales de gasolina es una opción clave para aplicar estas políticas, pues se tiene un mejor control, se establecen límites, se facilita la auditoría y hasta es más sencillo hacer la deducción de estos gastos, lo cual es un gran beneficio para las empresas.

6. Mala planificación de rutas

Otro error en la gestión de combustible es no optimizar las rutas de las unidades, generando recorridos más largos y un mayor tiempo de viaje, aumentando el consumo de gasolina.

Las principales causas son la mala planificación, cambios imprevistos en la operación o el desconocimiento de vías más cortas o eficientes.

Para no caer en esto, es recomendable emplear un software de planificación de rutas que considere factores como: tráfico, estado de las carreteras, distancia, accidentes, etc. De esta manera, los conductores pueden elegir la mejor ruta en tiempo real. 

7. No detectar posibles fraudes

El fraude es un problema frecuente en la gestión de combustible. Prácticas como el uso de tarjetas de gasolina para vehículos personales o la emisión de facturas infladas en gasolineras suelen darse dentro de las empresas y, sin un control adecuado, esto puede pasar desapercibido y provocar pérdidas importantes.

Para reducir estos riesgos, se deben implementar medidas de seguridad, como asignar las tarjetas a vehículos específicos en lugar de a conductores. Así se evita que la misma tarjeta se emplee para varias unidades. 

Asimismo, se pueden establecer alertas para detectar cargas excesivas o poner bloqueos en determinados horarios o días, logrando un mejor monitoreo de la carga de gasolina en la flotilla. 

Otra estrategia es llevar a cabo auditorías del gasto de gasolina para comparar los datos con los kilómetros recorridos. Si se detectan discrepancias, se deben tomar medidas inmediatamente para verificar si la compra coincide con el almacenamiento del tanque. 

8. No emplear tarjetas de combustible empresariales 

Muchas compañías aún usan efectivo para el pago de gasolina, lo que hace difícil tener un control de gastos e incrementa el riesgo de fraudes.

Emplear tarjetas para la gestión de combustible puede marcar la diferencia porque, además de que se lleva un registro de los movimientos, se pueden obtener reportes detallados, pudiendo identificar cualquier anomalía en el consumo.

Las soluciones de Edenred permiten tener una buena gestión, ya que se puede asignar un presupuesto para cada unidad, recibir reportes automatizados, configurar restricciones y mucho más.

Otro beneficio importante es que a través de este instrumento se puede obtener facturación electrónica, simplificando la contabilidad y la deducción fiscal de los gastos de gasolina. 

9. Dejar de aprovechar los beneficios fiscales

No hacer una correcta facturación del combustible puede provocar una gran pérdida para la empresa porque impide que se deduzcan estos gastos en impuestos.

A veces, las empresas descuidan esta parte porque creen que es complicada, pero con las herramientas correctas, el proceso puede simplificarse, pudiendo aprovechar los beneficios fiscales.

Para ello, es importante utilizar medios de pago que generen facturas electrónicas de manera automática, como es el caso de las tarjetas de combustible. Así se lleva un mejor control y se garantiza que todas las compras sean deducibles.

En el caso de Edenred, esta solución se da por medio de un monedero autorizado por el SAT, lo que hace que sea 100% deducible el gasto de gasolina en un solo CFDI. 

10. Sobrecargar los vehículos

Un error común en la gestión del combustible, al que no se le da la importancia que tiene, es no controlar adecuadamente la cantidad de carga transportada por cada unidad. 

Sobrepasar el peso recomendado para un vehículo forza el motor, incrementando el consumo de gasolina. 

Cada unidad tiene un límite de carga recomendada por el fabricante, por ello, es importante conocerlo y no excederlo, pues esto también provoca un mayor desgaste de los neumáticos, frenos y suspensión. 

Además, el exceso de peso también puede afectar la seguridad, ya que se reduce la capacidad de respuesta en situaciones de emergencia. 

Edenred, clave para solucionar los problemas de gestión de combustible

Para evitar todos estos errores en la gestión de combustible, es importante contar con un sistema de control completo, que permita conocer en tiempo real el consumo, los tiempos de inactividad y estado mecánico de la flotilla.

Move de Edenred ofrece soluciones para esto y mucho más, pues permite tener un control sobre el consumo de gasolina de las unidades, establecer bloqueos por horario, tipo de combustible, capacidad de tanque, etc., genera reportes detallados de los gastos, y facilita la deducción de impuestos.

Además, con la solución de Mantenimiento Fleet, permite mantener las unidades siempre en movimiento, planificar los servicios desde una plataforma centralizada y consolidarlos en un CFDI. 

Por si fuera poco, cuenta con la opción para que los administradores puedan compensar la huella de carbono de sus vehículos con Move for Good, que funciona a través de distintos proyectos ecológicos. 

De esta manera, las empresas no solo logran una gestión del combustible eficiente, sino que también ayudan al medio ambiente. 

¿Quieres conocer más sobre nuestras soluciones? ¡Ponte en contacto con nosotros! Tenemos opciones para cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño ni su sector.