10 errores comunes en la organización financiera y cómo evitarlos

La organización financiera eficaz es crucial para el éxito de cualquier empresa. Sin embargo, incluso, los empresarios más experimentados pueden cometer errores que ponen en riesgo la salud financiera de sus organizaciones.

En este artículo, explicaremos diez errores comunes en la organización financiera y algunos consejos prácticos para que puedas evitarlos.

1. No tener un presupuesto 

Aunque es más común que esto suceda en las pymes, muchas empresas pueden cometer el error de no tener un presupuesto y no planificar sus gastos. Es crucial contar con uno anual o mensual con el que te apoyes para saber cómo vas a distribuir los gastos.

Asimismo, para realizar el análisis financiero y descubrir errores. Tener un presupuesto es esencial para tomar decisiones y conocer áreas en las que se deben reducir los costos  

2. No respetar el presupuesto

No solo se trata de tener un presupuesto, sino de seguirlo y controlarlo y esto es un error común dentro de la organización financiera. Por ello, necesitas contar con herramientas que te permitan monitorear la situación de tu empresa.

Una de ellas son las tarjetas empresariales que te permiten monitorear gastos, distribuir montos y establecer límites de uso de acuerdo a tus políticas. 

3. Tener muchas deudas

Una mala manera de llevar la organización financiera es tener deudas de compras de crédito o retraso en pagos fijos. Si estos son demasiados, todos los ingresos se irán en saldar esas deudas. Por eso es importante que conozcas tu capital y qué es lo que puedes solventar.

Además, debes ser responsable al tomar decisiones para invertir. 

4. No contar con un fondo de emergencia 

Para una buena organización financiera, es importante tener una reserva para cubrir las necesidades y garantizar la operación, al menos por 3 meses. De lo contrario, puede haber el riesgo de no lograr solventar los gastos de la empresa. 

5. No controlar los costos y gastos

Al no tener un control de los gastos se puede incurrir en desviaciones del presupuesto y generar un desequilibrio financiero. Es por eso que es necesario contar con una gestión adecuada para asegurar la rentabilidad y sostenibilidad a largo plazo.

Es así como surgen las tarjetas empresariales, como las de Edenred que mejoran el control de gastos, con su plataforma web con la que tienes toda la gestión de tus tarjetas en un solo lugar, además te permite realizar reportes detallados de acuerdo a las necesidades de tu empresa..

6. Desconocimiento de regulaciones fiscales 

Si no estás al tanto de las leyes y normativas tributarias, puedes incumplir las obligaciones fiscales y caer en multas y sanciones. Esto genera costos adicionales que pueden afectar la salud financiera y tiene un efecto negativo en la reputación de la empresa.  

7. Gestión ineficiente de la liquidez

La liquidez es una parte crucial de la gestión financiera que permite cubrir las obligaciones a corto plazo, como los pagos a proveedores, salarios y deudas. Una falta de administración puede causar que la empresa se quede sin efectivo para sus necesidades diarias.

Por ello, debes realizar proyecciones de ingresos y gastos para mantener reservas ante cualquier imprevisto.

8. No saber manejar el crédito

Es importante que realices una estrategia para la utilización del crédito empresarial y evitar intereses o depender de financiamiento excesivo. Con una mala administración tu empresa puede quedar mal para futuros préstamos, además de que es más difícil reinvertir en su crecimiento.

9. Falta de diversificación de ingresos

Confiar en una única fuente de ingresos puede ser un riesgo significativo para la estabilidad financiera de una empresa. Si esa fuente disminuye o desaparece, puedes enfrentar serios problemas financieros.

Es crucial diversificarlas para mitigar este riesgo; para ello, puedes explorar nuevos mercados, desarrollar nuevos productos o servicios, o buscar colaboraciones estratégicas para aumentar la variedad de tus ingresos.

10. No realizar auditorías financieras periódicas

Las auditorías periódicas son esenciales para asegurar la precisión y transparencia de los registros financieros. No realizar auditorías internas o externas regularmente puede resultar en la falta de identificación de errores o fraudes en las finanzas de la empresa.

Las auditorías permiten evaluar la eficiencia de los controles y asegurar que la compañía cumple con las normativas y regulaciones pertinentes. Además, proporcionan una visión clara de la salud financiera, lo que es fundamental para la toma de decisiones informadas.

Cómo prevenir los errores en la organización financiera 

Ahora que ya conoces los principales errores en la organización financiera, vamos a la parte que más te interesa, cómo puedes evitarlos.

Establece un control riguroso de los gastos

Es fundamental que utilices herramientas tecnológicas para poder controlar los presupuestos y los gastos, lo mejor para esto es contar con tarjetas empresariales.

Estas te permitirán definir políticas claras para la aprobación de los gastos y monitorear las compras, ya que cuentan con una app que te ayuda a dispersar saldos, establecer límites, bloquear y desbloquear las tarjetas cuando lo necesites.

 Mantente al tanto de las regulaciones fiscales

Realiza revisiones periódicas de los procedimientos de cumplimiento y participa en capacitaciones fiscales para que sepas sobre los cambios legislativos.

De igual manera, puedes contar con asesoría fiscal especializada para que lleves de manera correcta los procesos y puedas evitar multas y sanciones en la organización financiera.

Planifica la gestión de liquidez y flujo de efectivo

Puedes realizar algunas acciones para la gestión de liquidez y flujo de efectivo, para obtener estabilidad financiera, tales como:

• Anticipar las necesidades de efectivo para mantener reservas. 
• Negociar plazos de pago a proveedores. Este es otro punto donde las tarjetas empresariales de Edenred pueden ser tu gran aliado, ya que puedes utilizarlas para realizar estos pagos. 

Implementa auditorías internas regulares

Realizar auditorías internas regularmente puede ayudarte a identificar errores y fraudes potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores. Las auditorías permiten revisar la exactitud de los registros financieros y evaluar la eficacia de los controles internos.

Designa un equipo de auditoría interno o contrata auditores externos para asegurar una revisión objetiva y exhaustiva de las finanzas de tu empresa y mantener una buena organización financiera. 

Fomenta la educación financiera entre los empleados

Es importante que todos los empleados, especialmente aquellos en roles financieros, tengan una comprensión sólida de las finanzas empresariales. Ofrece capacitación y talleres sobre organización financiera, presupuestación y control de costos.

Esto no solo mejora la competencia de tu equipo, sino que reduce el riesgo de errores provocados por la falta de conocimiento. Además, fomenta una cultura de responsabilidad financiera dentro de la organización, asegurando que todos comprendan la importancia de las buenas prácticas financieras.

Conclusión

Te recomendamos seguir estas estrategias para evitar errores en la organización financiera y, sobre todo, apoyarte de tarjetas empresariales para mantener un control y monitoreo riguroso de tus gastos.

En Edenred estamos listos para ayudarte y es por eso que con nuestra tarjeta puedes realizar y controlar los gastos de la caja chica, viáticos, pago a proveedores, gastos de representación, entre otros.

Además, tus empleados pueden consultar su saldo y realizar facturas de manera automática. Asimismo, puedes obtener información detallada de las compras y movimientos y establecer reglas de uso.

Contáctanos para comenzar juntos la organización financiera adecuada para tu empresa.