Expedientes del trabajador: qué es y cómo se construye

El expediente del trabajador es un documento muy importante para las organizaciones, pues está conformado por información clave de los colaboradores, que van desde lo personal hasta competencias técnicas y beneficios laborales, lo cual es relevante dentro del ámbito empresarial.

Se trata de una herramienta de control interno que ayuda a las organizaciones a tener más certeza y confiabilidad en cuanto a la experiencia e historia del trabajador.

Así que si aún no realizas expedientes del trabajador en tu negocio, ¡es momento de que lo hagas! Aquí te contamos todo lo que debes saber al respecto. 

¿Qué es el expediente del trabajador?

El expediente del trabajador es un conjunto de documentos que una empresa recopila, organiza y conserva sobre cada uno de sus miembros, desde que lo contrata hasta que finaliza su relación laboral.

Este expediente es muy importante porque contiene información sobre el historial laboral de la persona, su desempeño, sus habilidades y otros elementos que son relevantes para que la organización gestione su relación con los colaboradores.

Importancia del expediente del trabajador

El expediente del trabajador tiene un papel clave tanto para las compañías como para los empleados, pues se trata de un registro detallado de su trayectoria laboral.

Tener un adecuado control de este documento garantiza:

• Gestión eficiente: se puede tener una buena relación laboral, facilitando la toma de decisiones sobre ascensos, aumentos salariales, etc.

• Cumplimiento legal: asegura que las empresas cumplan con las leyes y regulaciones laborales.

• Evaluación de desempeño: brinda un sustento para evaluar el desempeño del trabajador, así como su desarrollo desde que ingresó.

• Resolución de conflictos: funciona como evidente cuando suceden disputas laborales o legales.

• Transparencia: crea una comunicación clara entre empresa y trabajador, asegurando que ambos estén al día sobre antecedentes laborales. 

Cómo se conforma el expediente de un trabajador

El contenido del expediente del trabajador está compuesto por los siguientes datos:

Información personal

• Datos: debe recolectar la información básica como nombre, dirección, teléfono, email, fecha de nacimiento y número de identificación personal.

• Documentos de contratación: contrato laboral firmado, solicitud de empleo, carta de recomendación o referencias laborales, currículum vitae.

• Documentación legal: copias de documentos de identificación, permisos de trabajo (cuando aplica), certificados de estudios, Número de Seguridad Social, constancia de situación fiscal, etc.

Registro de ingreso

• Fecha de ingreso: se debe tener documentado cuándo entró el trabajador a la empresa.

• Puesto inicial: registrar el puesto que se le asignó cuando ingresó.

Evaluaciones y desempeño

• Evaluaciones periódicas: se debe llevar un registro de las evaluaciones que se realizan por parte de los supervisores.

• Feedback: es ideal documentar comentarios recibidos en reuniones de evaluación de desempeño.

Formación y desarrollo

• Capacitación: el crecimiento es clave en las empresas, por lo que se deben registrar los cursos, talleres y programas que reciben los trabajadores.

• Certificaciones: incluir copias de certificados obtenidos.

Historial de asistencia 

• Asistencia: llevar un registro de las asistencias, la puntualidad y los permisos es clave para un mejor control dentro de la empresa.

• Medidas disciplinarias: documentar cualquier medida disciplinaria aplicada, como suspensiones o amonestaciones por conducta o acciones.

Salarios y beneficios

• Historial de salario: controlar los sueldos percibidos, incrementos y deducciones de nómina.

• Beneficios: tener un registro de los beneficios para empleados, como seguros de salud, vales de despensa, tarjetas de regalo, etc.

Salud y seguridad

• Exámenes médicos: se debe incluir registros de exámenes médicos o evaluaciones de salud para conocer el estado de los trabajadores.

• Accidentes: documentar cualquier accidente laboral y las medidas que se tomaron al respecto.

Correspondencia y comunicaciones

• Notificaciones oficiales: incluir copias sobre notificaciones entre la empresa y el colaborador.

• Comunicaciones relevantes: documentar cualquier comunicación que sea importante y que esté relacionada con el trabajo.

Actualización frecuente

• Registro continuo: el expediente del trabajador se debe mantener actualizado con cualquier cambio en la situación laboral, como ascensos, certificaciones, etc.

• Revisión periódica: se debe revisar cada determinado tiempo para asegurarse de que la información esté completa y al día. 

Tipos de expedientes del trabajador

Existen diferentes tipos de expedientes del trabajador según la manera en que la empresa almacena la información:

Físico

Contiene todos los datos del colaborador en formato físico, es decir, se tiene una carpeta impresa sobre su desempeño y sus documentos.

Ventajas

• Es mayormente aceptada como prueba ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje, ya que cuenta con firma autógrafa del trabajador, así que es apta para presentarse en cualquier momento si se requiere.
• El acceso a la información es más difícil, dependiendo del control estricto que haya de los archiveros, pero no se puede hackear. 
• Las leyes mexicanas obligan a los patrones a conservar la documentación de los colaboradores de 5 a 10 años, por lo que se cumple esta obligación.

Desventajas

• Se requiere un espacio considerable para almacenar la información de todos los trabajadores.
• Al no poder tener un control automatizado, puede haber pérdidas u olvidos, abriendo la posibilidad de que se tengan datos incompletos.

• Solo se puede acceder a la información yendo al sitio en que se tienen los expedientes del trabajador. 

Digital

Ventajas

• No se necesita un espacio físico para almacenar los expedientes de los trabajadores.
• La información es de fácil acceso, pues se pueden visualizar en diferentes dispositivos en todo momento.
• No se requiere personal adicional para este proceso si se automatiza. Además, se evitan olvidos y se mantienen actualizados.

Desventajas

• No se cumple con la ley de conservar la documentación comprobatoria original y con firma autógrafa.
• Como están disponibles los expedientes de los trabajadores de forma electrónica, puede ser susceptible a hackeos, vulnerando la seguridad de datos. 

Cómo construir un expediente del trabajador paso a paso

Conformar un expediente del trabajador es un proceso que requiere planeación y organización. Aunque puede parecer difícil, con la siguiente serie de pasos lo harás correctamente:

1. Definir un formato estándar

Lo primero para construir un expediente del trabajador es establecer un formato que pueda emplearse para todos los colaboradores. 

Tiene que incluir secciones bien definidas, con todos los datos que vimos anteriormente. Esto facilitará la consulta y el manejo de la información.

Asimismo, es importante decidir si el expediente será físico o digital. 

2. Recopilar la información 

La etapa de documentación es clave para reunir toda la información necesaria de los colaboradores.

En este proceso, las empresas deben solicitar al empleado documentos básicos, como identificación oficial, acta de nacimiento, Número de Seguridad Social, etc.

Toda la documentación tiene que ser verificada, ya que esto asegura que la información sea confiable.

La recopilación oportuna de estos elementos evita retrasos y complicaciones en las gestiones administrativas.

3. Organizar la información

Cuando tengas toda la información, se debe clasificar de manera clara, es decir, dividir el expediente del trabajador en secciones específicas y cada una debe contener los documentos correspondientes organizados en orden cronológico para una fácil consulta.

Por ejemplo, los contratos tienen que ordenarse por fecha, así se logra un mejor manejo y el cumplimiento de las normativas en caso de que haya auditorías. 

4. Seleccionar un sistema de almacenamiento

Decidir cómo se almacenan los expedientes, sea física o digitalmente, va a depender de las necesidades y capacidades de la organización.

Para expedientes físicos, se necesitan carpetas etiquetadas y organizadas dentro de archiveros. Si se elige esta opción, es importante garantizar que estén bien protegidos contra factores que puedan dañarlos, como humedad, fuego, etc.

Por otra parte, los expedientes digitales requieren un sistema de gestión confiable que ofrezca acceso restringido para garantizar la seguridad, y se tienen que hacer respaldos periódicos de la información para que no haya pérdidas en caso de fallas o ataques. 

5. Actualizar periódicamente

El expediente del trabajador no es un archivo estático; tiene que actualizarse de forma continua para que refleje los cambios en cuanto a la relación laboral.

Cuando haya un cambio de puesto, salario o beneficios para empleados, deben registrarse de manera precisa.

Asimismo, procesos como evaluaciones, capacitaciones o cursos tienen que incorporarse en el expediente del trabajador oportunamente. 

Se deben revisar cada determinado tiempo para garantizar que todos los expedientes estén completos y al día. 

6. Garantizar la seguridad de la información

Proteger los datos del trabajador es vital para cumplir con las normativas de privacidad y evitar problemas legales.

Por ello, en el caso de expedientes físicos, se debe optar por un sitio seguro y con acceso limitado. Si se trata de expedientes digitales, se deben tomar las medidas necesarias, como cifrado de datos y uso de contraseñas para garantizar la seguridad de los documentos. 

Asimismo, se deben seguir políticas claras para que, cuando se dé una renuncia o despido, se destruyan los expedientes correspondientes, según las leyes aplicables. 

Expediente del trabajador, clave para las empresas

El expediente del trabajador es un elemento clave para la gestión laboral, pues centraliza la información relevante de cada empleado y facilita el cumplimiento de obligaciones legales.

Por ello, es importante construirlo de manera efectiva y tener un buen control sobre la información que se tiene para no tener problemas en caso de haber auditorías.

Una correcta gestión del expediente del trabajador no solo protege los intereses de la empresa, sino que promueve la transparencia y confianza en la relación con los empleados.