Facturación de gasolina: cómo hacerla en 3 pasos

¿Sabías que en México los ciudadanos pagamos en promedio un 40% de impuestos por el costo de cada litro de combustible? De ahí, la importancia de realizar la facturación de gasolina y recuperar este gasto significativo para las empresas.

Aprender a hacer esto de manera rápida y sencilla se ha vuelto una necesidad esencial, así seas un empresario que quiere agilizar sus procesos o un trabajador independiente que necesita registrar sus gastos de movilidad,en este artículo te diremos cómo facturar tu combustible en solo tres pasos.

Te daremos las herramientas necesarias como los vales de gasolina,  para hacer de esta actividad una tarea fluida y efectiva. 

Pasos para hacer una facturación de gasolina 

Tener un proceso eficiente y claro para la facturación de gasolina es fundamental para muchas empresas, puesto que necesitan llevar un registro detallado de los gastos de combustible.

En esta lista te decimos cómo puedes hacerlo en tan solo 3 sencillos pasos: 

Paso 1. Ser una persona física con actividad empresarial

Primero que nada, debes ser una persona física con actividad empresarial y como persona física, es requisito estar registrado ante el SAT. Esto incluye tener un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) activo.

Si eres un trabajador independiente, profesional, comerciante o pequeño empresario, asegúrate de haber completado este paso esencial. El registro te permite emitir facturas válidas y realizar deducciones fiscales.

Por otro lado, es importante el mantenimiento de documentación, para ello, debes tener actualizada la fiscal. Esto incluye:

• Identificación oficial (INE, pasaporte, cédula profesional).
• Comprobante de domicilio reciente.
• Cédula de identificación fiscal con tu RFC.

Esta es necesaria para cualquier aclaración o trámite ante el SAT y para verificar tu identidad en transacciones comerciales.

Paso 2. Tener una forma de pago autorizado por el SAT

Como segundo paso, para que tus facturas de gasolina sean deducibles de impuestos, debes utilizar medios de pago autorizados por el SAT que sean trazables y seguros. Estos pueden ser: 

• Tarjetas de crédito y débito.
• Transferencias bancarias.
• Monederos electrónicos autorizados, como los vales de gasolina Edenred. 

Estos métodos permiten una fácil verificación de las transacciones y son indispensables para la validez fiscal de tus compras.

Asimismo, te recomendamos siempre conservar los comprobantes de las transacciones, ya que, en caso de una auditoría o revisión por parte del SAT, necesitarás estos documentos para justificar tus gastos.

Por ejemplo, si pagas la gasolina con tarjeta, guarda tanto el voucher de la estación de servicio como el estado de cuenta bancario que refleje la operación.

Paso 3. Emitir la contabilidad de forma electrónica

Finalmente, la emisión de facturas electrónicas (CFDI) es obligatoria y deben cumplir con ciertos estándares y formatos establecidos por el SAT.

Utiliza programas de facturación electrónica que estén autorizados y actualizados según las normativas vigentes. Estos sistemas te permitirán generar facturas digitales que contengan todos los requisitos legales, incluyendo tu RFC, el del proveedor de gasolina, la cantidad y el tipo de combustible, entre otros datos relevantes.

Igualmente, registra cada compra de gasolina en tu sistema contable. Es importante que lleves un control detallado de estas operaciones. Por ejemplo, si cuentas con una flota vehicular, registra la gasolina de cada uno de los autos por separado, incluyendo la fecha, el monto y el motivo del gasto.

Cada factura electrónica debe cumplir con los requisitos del SAT, como el uso del complemento para recepción de pagos cuando se realice en parcialidades o diferido, y la clasificación correcta del tipo de gasto.

Así que verifica que las facturas contengan todos los datos necesarios y que estén categorizadas adecuadamente en tu contabilidad.

Ejemplo

Aquí te damos un ejemplo práctico que te ayude a entender de mejor manera el proceso de facturación de gasolina.

Si cargas 100 litros de gasolina a $20 el litro, la factura debe indicar un total de $2,000, más impuestos, esta debe incluir el RFC de la estación de servicio, tu RFC, y la descripción detallada del servicio.

Dado que las regulaciones fiscales pueden cambiar, es importante mantenerse actualizado sobre las normativas del SAT. Para ello, realiza revisiones periódicas de tus facturas y procesos contables.

Por otro lado, en caso de dudas o para asegurar el cumplimiento total con las normativas fiscales, asegúrate de consultar a un contador o asesor fiscal. Ellos pueden proporcionar orientación personalizada y verificar que tus procesos estén alineados con las leyes vigentes.

Cómo realizar un reporte de gasolina facturación 

Realizar un reporte de facturación de gasolina implica un proceso meticuloso que va más allá de simplemente recopilar recibos. Este informe debe proporcionar una visión clara del gasto en combustible, identificar patrones de consumo y ofrecer bases para tomar decisiones estratégicas.

Aquí te decimos cómo desarrollar un reporte exhaustivo y significativo de facturación de gasolina:

Recopilar datos 

El fundamento de un buen reporte es la recopilación de datos completos y precisos. Esto implica reunir todas las facturas electrónicas de las compras de gasolina, que deben incluir detalles como la cantidad de combustible comprado, el costo por litro, el total gastado, la fecha de la compra, y la información del proveedor.

Además, es importante contar con los comprobantes de pago correspondientes a estas facturas. Para quienes utilizan vehículos por motivos laborales, es recomendable llevar un registro del kilometraje y del propósito de cada viaje, lo que permite una evaluación más precisa del consumo de combustible.

Organizar y clasificar la información

Una vez recopilados, los datos deben organizarse de manera eficiente. Esto usualmente se realiza a través de una base de datos o una hoja de cálculo de Excel, donde se pueden categorizar los gastos por vehículo, departamento o proyecto.

Esta clasificación ayuda a identificar dónde y cómo se está gastando el combustible, facilitando el análisis posterior.

Hacer un análisis detallado de los datos

El estudio de los datos es crucial y aquí se buscan patrones o tendencias en el consumo de gasolina. Por ejemplo, se puede evaluar si ciertos vehículos utilizan más combustible que otros o si hay épocas del año en las que el gasto en gasolina aumenta.

Este análisis también sirve para revelar posibles ineficiencias o anomalías, como un vehículo que consume más combustible del esperado, lo que podría indicar problemas mecánicos o de uso.

Elaboración del reporte

El reporte debe presentar la información de manera clara y concisa. Además, de los datos numéricos, se pueden incluir gráficos o tablas que faciliten la comprensión de las tendencias y patrones.

No solo se trata de mostrar el gasto total en gasolina, sino también de proporcionar insights y conclusiones derivadas del análisis de los datos.

Implementar mejoras y seguimiento

Por último, el reporte debe ser utilizado como una herramienta para la toma de decisiones.

Esto quiere decir que, a partir de los hallazgos, se pueden implementar cambios para mejorar la eficiencia en el consumo de combustible, como ajustes en las rutas, mantenimiento de los vehículos, o capacitación en técnicas de conducción eficiente.

De igual manera, es importante establecer un proceso de seguimiento continuo para evaluar la efectividad de estas medidas y realizar ajustes según sea necesario.

Con nuestra aplicación Edenred Pro, realizar reportes es posible, ya que, puedes recopilar toda la información de gastos de tu flota y monitorear los mismos, pues puedes ver dónde cargaron gasolina tus conductores.

Todo se puede gestionar desde tu celular y dispersar saldos a los vales de gasolina, así puedes tener registros de los gastos y kilometraje. Pide tus reportes especializados y eficiente el proceso de reportes de facturación de gasolina. 

Facilita tu facturación de gasolina con vales de gasolina Edenred 

Ahora que ya sabes lo que conlleva un proceso de facturación de gasolina, te presentamos la solución perfecta con la que podrás llevarlo a cabo.

Los vales de gasolina de Edenred son un monedero electrónico autorizado por el SAT, con los que puedes deducir el gasto de gasolina al 100% y con un solo CFDI. No importa el tamaño de tu empresa, se adaptan a cualquier tipo de flota, ya sea de distribución, transportistas, corporativos o PYMES.

Gracias a su plataforma web, podrás asignar saldos de manera automatizada y mantener un control riguroso de cuánto gastan y dónde cargan gasolina tus conductores, pues tienes la posibilidad de descargar reportes, movimientos, asignaciones, devoluciones, etc.

Por si fuera poco, con la app Edenred Pro, puedes gestionar toda tu flota desde tu dispositivo móvil. Esto ofrece una comodidad significativa y reduce la necesidad de manejar múltiples sistemas o procesos.

Además, la digitalización del proceso de facturación a través de la app simplifica enormemente la tarea de recopilación y gestión de facturas, lo que a su vez facilita el cumplimiento fiscal.

Así es que, si estás buscando optimizar tu gestión de combustible y simplificar la facturación de gasolina, los vales de gasolina Edenred representan una solución innovadora y eficaz. Optar por estos, no solo conduce a una mayor eficiencia operativa, también aseguras un manejo fiscal transparente y efectivo.

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