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Si eres una empresa o patrón que cuenta con una flotilla de autos, sabemos todo lo que implica una buena gestión para lograr eficientar tus recursos y procesos y lograr que esta crezca.
Para tener una buena administración de ella debes enfocar tus objetivos a elevar la productividad, disminuir costos y obtener un mejor ROI (retorno de inversión).
Existen opciones que pueden ayudarte a administrar tu flotilla de autos y optimizar todo el proceso que esta conlleva, como gestionar tus gastos de combustible y tener un control absoluto de él.
En el siguiente artículo te explicamos todo lo relacionado con la flotilla de autos y te brindamos algunos consejos sobre cómo puedes comenzar a administrarla.
¿Qué es una flotilla de autos?
Una flotilla de autos es un conjunto de automóviles de los que dispone una empresa o un patrón; pueden ser autos específicos o de diferentes tipos, desde coches, remolques, pickups y motos hasta camiones.
Estos forman parte de los activos de una empresa para realizar sus actividades dependiendo de su giro. En una flotilla de vehículos los autos son usados para diferentes fines, ya sea de manera particular, o de manera industrial, comercial, de carga, servicio público y más.
¿Cómo administrar una flotilla de autos?
Tener un sistema que administre tu flotilla de autos es clave para poder aprovechar al máximo la inversión. En el siguiente listado te damos algunos consejos sobre cómo administrar tu flotilla de autos de manera eficiente.
1. Control de gastos de gasolina
Gran parte del éxito de un negocio depende mucho en cómo tienen control y contabilidad del combustible. En el caso de los vehículos comerciales, el combustible representa la mayor parte de los costos.
El consumo de este puede llegar a ser del 30% de los gastos operativos de una flota.
Para tener un control de gastos de gasolina en una flotilla de autos, debes definir qué gastos incluirá, así como darles a tus conductores un medio de pago de combustible para que tanto tú como ellos puedan tener una mejor gestión y control de su presupuesto.Al incluir estos puntos podrás analizar el uso de combustible a través de estas métricas:
- Consumo de combustible (combustible total y cantidad total de combustible que se consume en ralentí)
- Ahorro de combustible
- Nivel de combustible
- Planeación de rutas en tiempo real
- Errores del motor
El control de los gastos de gasolina en una flotilla de autos debe enfocarse en su consumo, cuyo gasto va a depender de diversos factores como: el tipo de combustible, la antigüedad del vehículo y su estado, la manera de conducir, las condiciones atmosféricas, las condiciones de las rutas, entre otros.
Como dato importante, en la actualidad existen opciones que te permiten regular y administrar tus flotillas y el consumo de combustible por horario, días y tipos de combustible. Además, puedes monitorear esta operación desde aplicaciones móviles y administrar todo a través del uso de tarjetas de gasolina o tags.
2. Regulación de documentos
Todo trámite vehicular puede llegar a ser pesado y tedioso, pero es necesario tener un manejo correcto de toda la información y documentación de los automóviles de tu flotilla.
Aquí te decimos qué documentos necesitas:
- Seguros: ten a un especialista que te cotice los mejores seguros para tu flota, que analice sus necesidades y ofrezca el que mejor se adecue.
- Tenencias: un cobro anual que realiza el Gobierno Federal durante los primeros 3 meses del año. Dependiendo de la marca de tus vehículos, valor, características y modelo, se te cobra una cantidad específica. No olvides siempre estar al pendiente de las fechas de pago de tenencia.
- Tarjetas de circulación: este documento indica que tus vehículos tienen permiso para poder circular. Se emite en todos los estados, pero debe ser expedida por la entidad en la que tus vehículos estén registrados. Es esencial que cada uno de tus conductores cuente con su propia tarjeta de circulación, de lo contrario no podrán manejar en todo el país.
- Licencias de usuarios: verifica que todo tu personal tenga sus licencias vigentes y evita problemas. No tener una licencia vigente implica sanciones como multas desde $962.2 hasta $1,924.4, esto de acuerdo con el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA).
- Verificaciones: este trámite tiene que ver con la calidad de los vehículos de tu flotilla, así como su mantenimiento. La multa en caso de no tener verificación es de 20 días de salario mínimo y la remisión del vehículo al depósito.
Es importante tener un control de vencimientos y renovaciones de toda esta documentación. Además, te recomendamos asignar a una persona que se haga cargo de su manejo.
3. Seguridad de tu personal
Capacita constantemente a tus conductores sobre su oficio y lo importante que es su función para lograr una buena administración de la flotilla de autos.
Para mantener la seguridad de tu personal, también es importante que tengas restricciones internas como: velocidad máxima, horas de manejo y rutas adecuadas al vehículo.
Recuerda que, por regulación, es requisito tener un seguro de responsabilidad civil; sin embargo, estos no siempre cuentan con cobertura para tu personal, por lo que es importante que cuentes con un seguro que proteja a tu personal de manera adecuada ante un siniestro.
4. Seguimiento de las unidades en tiempo real
A través de un software para administrar flotillas de autos puedes planificar de forma óptima la ruta y las opciones de despacho más eficientes para tus conductores. Esto ayuda a reducir el tiempo de inactividad, además de ahorrar en costos de combustible y horas de mano de obra.
Dar seguimiento en tiempo real proporciona datos que monitorean el desempeño del conductor y brinda mayor certeza sobre la seguridad del conductor, evitando accidentes, citaciones, etc. Esta parte también entra en el punto anterior sobre cómo mantener la seguridad de tu personal.
5. Verificación de rutas
Planifica las mejores rutas y toma en cuenta todo lo que esto conlleva, como los desvíos y los atajos de la zona. Esto evita que se desperdicie combustible y tiempo, además de que facilita el trabajo de los conductores.
Puedes usar la tecnología para obtener mejores resultados: investiga las zonas más saturadas de tráfico, encuentra rápidamente las zonas de destino, así como los establecimientos cercanos que puedan necesitar tus conductores. Incluso, se puede reducir hasta en un 12% el tiempo invertido para moverse de un lugar a otro.
6. Promover el manejo consciente
Es importante que capacites a tus empleados para que sepan cuidar de los automóviles, usarlos de manera adecuada, y que sean responsables en reportar cualquier falla que este presente, como puede ser, el calentamiento del motor, problemas en los frenos, los neumáticos, entre otros.
7. Mantenimiento
Un vehículo que presenta muchas fallas por falta de mantenimiento no producirá ingresos a la compañía y hay que recordar que en una flotilla de autos, estos son generadores de capital, por lo que es esencial mantenerlos en perfectas condiciones.
Normalmente en una flota de autos, los vehículos presentan problemas en los frenos, en los niveles de líquidos, en los ejes, las llantas, entre otros. Por ello, te recomendamos contar con un programa de mantenimiento preventivo, el cual proporcione la seguridad necesaria para que tanto los conductores como la unidad puedan trabajar correctamente.
De igual forma, es importante que capacites a tu personal y le brindes herramientas que le enseñen sobre el cuidado y mantenimiento de los vehículos.
8. Materiales para tu flotilla de autos
A la hora de escoger los materiales para tu flotilla de autos, debes revisar a detalle y no apresurarte, ya que esto puede provocar que tengas materiales de baja calidad, lo que va a generar un gasto mayor e innecesario.
Compara presupuestos y toma en cuenta la opinión de expertos sobre los mejores vehículos para lo que los vas a asignar.
De igual manera, cotiza de forma consciente las piezas de desgaste de los autos y todos los recursos indispensables para el mantenimiento de tu unidad.
9. Monitoreo
Monitorea todo lo que tenga que ver con tu flotilla de autos, como el consumo de combustible las rutas en tiempo real, una geocerca y el historial de localización de cada vehículo. Para el monitoreo del combustible se necesita que los vehículos logren un rendimiento de combustible óptimo.
Por ello, es importante planificar las rutas, evitar cargas innecesarias en los vehículos, administrar el uso del aire acondicionado, mantener los vehículos en perfectas condiciones, llevar un registro adecuado de las distancias que se recorren, así como del consumo de combustible y más.
Monitorear todo esto te permitirá optimizar el desempeño dentro de tu flotilla y, al mismo tiempo, aumentar la eficiencia de tus operadores.
10. Buena gestión de la flotilla de autos
Para tener una buena gestión dentro de tu flotilla de autos te recomendamos designar a una persona para este trabajo. Contar con un profesional en el área te ayudará a concentrar la información que viene de las diferentes áreas involucradas.
Asimismo, esta persona se encargará de darle seguimiento a las necesidades de tu flota, para que se tomen decisiones más idóneas.
Por otro lado, contar con otros recursos que te permitan administrar tu flotilla es una excelente opción para la gestión de costos, controlar tu flota desde la app y en donde sea ante cualquier imprevisto.
Conclusión
Administrar tu flotilla de autos no solo hará que tengas un equipo más eficiente y una flota en orden, sino también que la gestiones y la controles desde cualquier lugar.
En Edenred contamos con nuestros vales de gasolina Ticket Car, que te ayudan a gestionar el gasto de combustible de tu flotilla vehícular, sin importar el giro de tu empresa, ya que es adaptable a todo tipo de flota.
¡Te invitamos a conocernos y por fin tener un completo control de la operación de tu flotilla de autos!
