Flujo de caja: manejo de presupuestos para pymes

Para toda empresa, es fundamental hacer el presupuesto para el flujo de caja, pues aquí se conocen las entradas y salidas de efectivo en un periodo establecido. Teniendo esto en cuenta, se pueden tomar decisiones informadas sobre cómo manejar el dinero.

En este artículo, veremos cómo funciona el flujo de caja junto con otras herramientas, como las tarjetas empresariales. Veamos cómo puedes optimizar la salud financiera de tu empresa. 

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja, también conocido como cash flow, es un concepto financiero que mide el movimiento del dinero dentro y fuera de una empresa en un periodo determinado. Incluye los ingresos y egresos de efectivo y sirve para evaluar la liquidez y salud financiera de una organización.

Es importante saber manejarlo, ya que te permite: evitar problemas de liquidez y cubrir los gastos operativos; planificar el crecimiento y tomar decisiones estratégicas basadas en la disponibilidad de recursos; responder a imprevistos y mantener la confianza de los inversores, demostrando que se tiene un control financiero sólido. 

Tipos de flujo de caja

Existen 3 tipos de flujo de caja y aquí te los explicamos: 

Flujo de caja operativo

Es la sección más importante del estado de tu flujo de caja. Este revela cuánto efectivo genera tu empresa a partir de las actividades comerciales principales, como la venta de productos y servicios.

Muestra lo que queda después de restar los gastos operativos de los ingresos totales de las operaciones y a esta cantidad se le llama flujo de caja operativo neto. 

Flujo de caja de inversión

Refleja cuánto gasta tu empresa en inversiones a largo plazo y el efectivo generado a partir de ellas. Las inversiones de este tipo implican la compra de activos como propiedades o equipos. Aunque no generen retornos inmediatos, son esenciales para el éxito a largo plazo. 

Flujo de caja de financiación

Este tipo de flujo de caja proporciona información sobre cómo tu empresa gestiona sus fuentes de financiación. Muestra cuánto efectivo entra y sale a través de actividades financieras como:

• Préstamos: el dinero obtenido para financiar proyectos, comprar equipos o expandir operaciones se registra como entrada de efectivo. Su adecuada gestión asegura que la deuda adquirida sea sostenible.
• Emisión de acciones: en empresas más grandes, emitir acciones permite obtener capital fresco mediante la venta de participaciones a inversores. Aunque es menos común en pequeñas empresas, esta práctica aporta liquidez y apoyo financiero.
• Dividendos: las corporaciones rentables distribuyen ganancias a sus accionistas como dividendos, reflejando salidas de efectivo en esta sección. Esta práctica demuestra la solidez financiera, pero debe manejarse con cuidado para no comprometer el flujo de efectivo operativo.

Cómo hacer un presupuesto de flujo de caja

El presupuesto de flujo de caja es una herramienta clave para prever la disponibilidad de efectivo en un periodo determinado, y asegurarte de que tu empresa pueda cumplir con sus obligaciones financieras y aprovechar oportunidades de inversión. 

Aquí te decimos el proceso para realizarlo paso a paso:

1. Definir el periodo

Establece un marco temporal claro para tu presupuesto. Debes identificar:

• Fecha de inicio: desde cuándo comenzará la proyección.
• Fecha de cierre: hasta cuándo deseas proyectar tus flujos de efectivo.

Este paso asegura que las proyecciones sean específicas y se adapten a las necesidades operativas de la empresa.

2. Determinar el balance inicial

Calcula el monto de efectivo disponible al inicio del periodo definido. Para ello:

• Revisa todas las cuentas actuales de efectivo.
• Actualiza las obligaciones pendientes, tanto a favor como en contra.

Este balance inicial será la base para proyectar las entradas y salidas de efectivo.

3. Establecer el balance mínimo necesario

Define el efectivo mínimo requerido para mantener las operaciones. Este cálculo se realiza analizando:

• Datos históricos de la empresa.
• Patrones de consumo de efectivo en situaciones pasadas.

Esto permite identificar un colchón financiero que garantice la continuidad operativa.

4. Pronosticar las ventas

Proyecta los ingresos esperados con base en:

• Historial de ventas de la empresa
• Tendencias del mercado y factores externos, como la economía

Esta estimación es fundamental para planificar los ingresos y los gastos derivados de las ventas.

5. Pronosticar entradas de efectivo

Identifica todas las fuentes de ingresos posibles, por ejemplo:

• Ventas, ya sean en efectivo o a crédito.
• Intereses generados por inversiones.
• Cualquier otro ingreso financiero.

Es importante prever un porcentaje de cuentas incobrables para ajustar la proyección.

6. Pronosticar salidas de efectivo

Lista los pagos que la empresa deberá realizar, como:

• Compras de materias primas
• Nóminas
• Pagos de préstamos y otros compromisos financieros.

Además, es recomendable añadir un margen adicional para cubrir imprevistos.

7. Calcular el presupuesto de flujo de caja

Realiza el cálculo final considerando:

• Todas las entradas de efectivo proyectadas
• Todas las salidas de efectivo estimadas

Estos cálculos deben organizarse mensualmente dentro del periodo establecido para facilitar el monitoreo y los ajustes necesarios.

Estrategias para el manejo de flujo de caja en tu pyme

El manejo efectivo del flujo de caja es fundamental para garantizar la estabilidad y el crecimiento de tu pyme.

Implementar estrategias claras no solo ayuda a mantener las operaciones diarias, sino que también permite tomar decisiones informadas sobre inversiones, reducción de costos y expansión.

Veamos cuáles son las mejores:

Tarjetas empresariales

Las tarjetas empresariales son una herramienta indispensable en la gestión del flujo de caja, especialmente para las pymes que buscan mejorar el control de sus gastos. Con ellas podrás centralizar todas las transacciones financieras, proporcionando un registro detallado y en tiempo real de los movimientos.

Esto, además de facilitar la transparencia, ayuda a identificar patrones de consumo y oportunidades para reducir costos. Asimismo, ofrece flexibilidad financiera al permitir ajustes en los pagos, alineándolos con los ciclos de ingresos de la empresa.

Al establecer límites de gasto por departamento o proyecto, puedes mantener un control preciso, evitando fugas de efectivo.

Planificación y previsión financiera

Una planificación y previsión financiera sólidas son esenciales para gestionar eficientemente el flujo de caja. Elaborar un presupuesto de caja detallado te permite anticipar las entradas y salidas de efectivo, reduciendo la incertidumbre y facilitando la toma de decisiones.

Este presupuesto debe basarse en datos históricos, pero también considerar factores externos como cambios en la economía o en el comportamiento del mercado.

Realizar proyecciones mensuales ayuda a detectar déficits o excedentes con tiempo suficiente para tomar medidas correctivas. 

Optimización de cuentas por cobrar 

Otra estrategia clave es optimizar las cuentas por pagar. Aunque es necesario cumplir con los plazos establecidos, retrasar pagos estratégicamente dentro de los límites acordados puede permitir que el efectivo permanezca más tiempo en la empresa, mejorando la liquidez. 

Asimismo, negociar condiciones favorables con los proveedores, como plazos más largos o descuentos por pagos anticipados, puede marcar una gran diferencia en la gestión del flujo de caja.

Finalmente, es crucial mantener un fondo de emergencia para imprevistos. Este actúa como un colchón financiero que permite afrontar situaciones inesperadas, como fluctuaciones en las ventas o aumentos repentinos en los costos operativos, sin comprometer la estabilidad de tu empresa. 

Además, deberás revisar periódicamente todas las estrategias implementadas, ajustándolas según las necesidades y objetivos del negocio.

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