Gastos de operación: qué son y cómo optimizarlos

Toda empresa tiene gastos de operación, pero no siempre se lleva un control adecuado de ellos; incluso, muchas veces no se conocen al cien y no se sabe en qué se gasta todo el dinero. 

Es importante conocerlos para poder optimizarlos y mantener nuestras empresas vivas y prosperando de la manera más eficiente posible.

Por ello, hemos creado este contenido, en donde te decimos todo sobre los gastos de operación de una empresa: desde qué son hasta cómo empezar a optimizarlos para el funcionamiento óptimo de tu organización. 

Sigue leyendo y ¡aprende todo sobre este tema!

¿Qué son los gastos de operación?

Los gastos de operación de una empresa son todos aquellos que están relacionados con el desarrollo de sus actividades. 

Estos están destinados a mantener un activo en su condición existente o si se requiere, modificarlo para que pueda estar en las condiciones apropiadas de trabajo.

También se conocen como gastos operacionales, costes de operación y costos operacionales. 

Tipos de gastos de operación

Existen diferentes clasificaciones de los gastos de operación. A continuación te los explicamos a detalle.

1. Gastos administrativos 

Son aquellos que influyen directamente en labores de alta dirección, contratación o contabilidad y se originan en el ejercicio de la dirección, organización y administración. Son necesarios para que una empresa funcione correctamente, así como para poder llevar a cabo su actividad de manera eficiente. 

Algunos ejemplos de los gastos administrativos son: los sueldos de directivos, los servicios de oficinas, coste total del departamento de recursos humanos, alquiler de la oficina, gastos en materiales de oficina como bolígrafos, folios, grapas, entre otros. 

Este tipo de gasto de operación nunca va a desaparecer dentro de una empresa, pues sin ellos no podría funcionar. 

2. Gastos financieros

Los gastos financieros son necesarios para poder obtener financiación, y forman parte de los gastos deducibles de la actividad económica. Son todos aquellos en los que una entidad acude a una financiación de terceros y debe devolver el dinero con intereses. 

Algunos ejemplos de estos gastos de operación son: intereses de obligaciones y bonos, intereses de deudas, emisión de cheques, comisiones o gastos que cobra el banco por las gestiones que realizan, gastos por actualización de provisiones y más. 

3. Gastos hundidos 

Se refiere a los costes que no podrán ser recuperados en el futuro, es decir, son costos que ya han sido gastados por las empresas en el pasado y que nunca más se podrán adquirir. 

Un ejemplo sería el haber hecho una inversión grande en un medicamento que al final no superó las pruebas necesarias. 

Estos tienen sus raíces en la teoría económica, pero puede ser aplicable a muchos aspectos del comportamiento humano. 

4. Gastos de representación

Forman parte de los gastos profesionales y representan el conjunto de gastos desembolsados por un empleado en una misión profesional como puede ser: promocionar a la empresa directa o indirectamente, así como su actividad e imagen.

Estos gastos pueden ser reembolsados siempre y cuando los funcionarios o empleados tengan pruebas que correspondan a los gastos realizados; por ejemplo, recibos o facturas. 

Algunos ejemplos de gastos de representación son las cenas en restaurantes, boletos para eventos artísticos, salidas de ocio, kits o regalos de empresas, congresos con estadías pagadas, etc. 

5. Gastos indirectos 

Los gastos indirectos son aquellos que afectan el funcionamiento general de la empresa y que no están vinculados a un producto o servicio en particular. Por ejemplo, gastos del personal administrativo o gastos del seguro del lugar en que se desarrolla la actividad empresarial, también entran los gastos de luz. 

6. Gastos de producción

Están relacionados con el proceso de fabricación. Entre los más importantes, se encuentran los costos de materias primas y de mano de obra, además de otros que te vamos a explicar en los siguientes párrafos.

1. Materias primas 

Las materias primas son cualquier sustancia o material que se utiliza en la producción o fabricación de algún artículo. Generalmente, estas se enumeran como COGS (costo de los bienes vendidos) en el estado de resultados de una empresa. 

Son fundamentales para el proceso de producción manufacturera. 

2. Mano de obra directa

Este tipo de costo incluye los sueldos de colaboradores que con su esfuerzo generan el producto elaborado. 

En las empresas pequeñas y medianas este tipo de costo de operación representa menos del 10% del costo de producción; sin embargo, en operaciones manuales puede superar el 25%. 

3. Supervisión

Este se refiere a los sueldos del personal responsable de la supervisión directa de las distintas operaciones dentro del proceso de producción. Este costo puede ser superior al de mano de obra, ya que este personal necesita preparación y conocimiento. 

4. Mantenimiento 

Los equipos o maquinaria dentro de una organización requieren mantenimiento constante para asegurar que tengan una vida útil y funcionen de manera adecuada. Este tipo de costos incluye los materiales y mano de obra de los empleados que están involucrados en el mantenimiento. 

5. Servicios 

Estos costos incluyen los servicios de luz, gas, agua y otros. Para determinar esto, los gerentes preparan una estimación del consumo de todos, para que de esta manera, puedan establecer el costo promedio de cada uno. 

Este tipo de costo de operación es muy variable y depende de factores externos. 

¿Cuáles son los gastos no operativos?

Los gastos no operativos son todos aquellos que ocurren fuera de las actividades diarias de una empresa y no están relacionados con sus operaciones principales. 

En la siguiente lista te decimos algunos ejemplos de estos.

1. Multas o infracciones 

Una multa o infracción de parte de la autoridad sanitaria del país es un ejemplo de gastos no operacionales que la empresa debe pagar. Si bien no forman parte de ninguna línea de la fase productiva, es necesario reflejarlos en las cuentas contables.

2. Demanda laboral por parte de un empleado 

En toda empresa surgen problemas con empleados que pueden llegar a ser tan grandes que terminan en demandas laborales. En estos casos, si la empresa se encuentra culpable, tiene que pagar al empleado. 

Este es un ejemplo de una salida de dinero inesperada y que no tiene relación directa con las actividades ordinarias. 

3. Incendio

Este es un gran ejemplo de un acontecimiento inesperado. Como en cualquier lugar, pueden llegar a suceder accidentes y provocar un incendio dentro de la empresa.

Esto conlleva un gasto significativo, ya que incluye la reparación o, incluso, reestructuración de varios elementos, así como cubrir los gastos de las lesiones que hayan tenido tus empleados.

4. Pérdidas, como resultado de calamidades naturales 

Muchas veces llegan a ocurrir desastres naturales como terremotos, inundaciones o tornados y las empresas sufren pérdida total. Este es otro de los ejemplos en donde ellos tienen que disponer de su dinero ante eventualidades inesperadas. 

¿Cómo se calculan los gastos de operación?

En este apartado te vamos a decir la fórmula matemática para calcular los gastos de operación de una empresa, así sabrás cómo aplicarla para los gastos de tu organización.

Una de las metodologías más utilizadas es CU=(CF+CV)/Q. Enseguida te explicamos el significado de cada variante.

• CU: Costo operativo por cada unidad. Se refiere al valor de producción o de adquisición y tenencia. 
• CF: Costos fijos. Son los costos que están siempre presentes como arriendo, nómina, etc. 
• CV: Costos variables, los cuales permiten mantener la actividad económica y cumplir con el fin comercial de un producto.
• Q: Es el número de cantidades totales que han sido producidas o comercializadas. 

Ejemplo: Si se produjeron 100 unidades el costo fijo total es de $10,000 MXN y el costo variable total es de $5,000 MXN. Por lo que, CU= ($10,000+$5,000)/100= $150 MXN/ Unidad. 

Al hacer la suma de los costos fijos a los variables y posteriormente dividirlos entre el volumen de comercialización o producción, podrás obtener tus costos de operación por unidad. 

Esta fórmula nos sirve para tener conocimiento de cuánto vale producir o gestionar cada producto que se comercializa dentro de tu empresa. Así obtenemos un valor referencial que se puede ir ajustando dependiendo del aumento o disminución del volumen de negocios y de inventarios. 

Ejemplos de gastos de operación en una empresa

Como ya vimos en secciones anteriores, existen diferentes tipos de gastos de operación. Ahora vamos a hablar de algunos ejemplos de estos gastos, en específico, dentro de las empresas. 

Gastos laborales y de producción

Los gastos laborales y de producción son todos los que tienen que ver con sueldos del personal, así como los gastos incurridos durante la generación de bienes y servicios. Son muy importantes a la hora de fijar precios, ya que pueden llegar a afectar el índice de rentabilidad de tu empresa. 

Los gastos laborales crecen a medida que el cargo de los empleados es de mayor rango. 

Marketing y Publicidad

Estos costos son todos los que están asociados con la exploración, creación y entrega de valor al público objetivo de una empresa. Algunos de estos incluyen los salarios de marketing, investigación de mercado, promociones, relaciones públicas y costos publicitarios.

Este gasto es una buena inversión para potencializar la marca, siempre y cuando tengas un buen retorno de inversión. Dependiendo del sector, los presupuestos para publicidad pueden ir entre el 1% de las ventas y más del 30%. Las empresas nuevas pueden gastar hasta el 50% de las ventas en programas de marketing introductorios. 

Viáticos 

Estos son una partida importante dentro de los costos de operación de una empresa, ya que representan un consumo de entre el 10% y 20% de sus gastos. Los viáticos son aquellos recursos que se les otorga a los empleados y que la empresa debe cubrir cuando realizan un viaje de negocios. 

Entre ellos están hospedaje, alimentación, transporte, entre otros. Es importante llevar un buen manejo y control de estos, así sabrás exactamente en qué se están gastando el dinero tus colaboradores. 

En Edenred te ayudamos a llevar un control absoluto de esto con nuestra Tarjeta Empresarial Edenred, que te permite controlar todo de manera digital y visualizar los gastos que hacen tus empleados desde una plataforma web o mejor, desde una aplicación móvil.

Arrienda o hipoteca

Los gastos de hipoteca para las empresas incluyen impuestos de Actos Jurídicos Documentados, gastos de gestoría, de notaría y de registro. 

Por otro lado, están los gastos de operación de arrienda, que son los alquileres pagados al arrendador por utilizar el local para uso comercial. Este tipo de costo generalmente es mensual y genera un costo fijo para la empresa.

Gastos de oficina y materiales 

En los gastos de oficina y materiales, entra todo lo que tenga que ver con papelería, impresiones, materiales para fabricar productos, servicios de limpieza, ordenadores, teléfonos fijos o móviles, etc. 

Estos materiales se usan a diario dentro de una organización y los gastos pueden variar dependiendo del tipo y la cantidad de empleados que trabajen en ella, así como con qué frecuencia son utilizados. 

Para poder calcular los gastos mensuales de oficina y materiales, multiplica el precio por la cantidad requerida mensualmente. 

Costos de inventario

Los costos de inventario se refieren a  mantener y pedir el inventario al igual que administrar el papeleo relacionado. Es examinado por la dirección como parte de su evaluación de la cantidad de inventario que se debe tener a la mano.

Estos se clasifican en tres categorías:

1. Costes de almacenamiento

Este tipo de costes está relacionado con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un periodo. Estos varían dependiendo del sector comercial, pero normalmente son muy altos; por sí solos, representan el 25% del valor de inventario disponible. 

2. Costes de ordenamiento o pedido 

Es el costo generado por las actividades realizadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias. Entre ellos se encuentran los costos del proceso (contabilidad, comunicación, etc.), así como costos de transporte y recepción.

3. Costes de falta de existencias 

Los costos de falta de existencias son los que se producen en la solicitud de un pedido al no contar con existencias. Hay dos tipos:

• Costo por pérdida de ventas: se refieren a cuando no se cuenta con stock. El cliente puede pedir cancelación e irse con otro proveedor, por lo que causa un costo por pérdida de ventas. 

• Costo por pedido pendiente: se da en caso de no contar con la existencia y tener que surtirla fuera del canal de distribución que normalmente se utiliza. Esto genera costos en transporte, personal y más. 

¿Cómo optimizar los gastos de operación? 

No importa el giro de tu empresa todos los gastos de operación suelen ser bastante altos y son pocas las organizaciones que analizan cada uno de ellos para ver en qué se están gastando, cómo y de cuáles pueden abstenerse. 

Para que a tu empresa no le suceda esto, hemos recopilado algunas opciones de cómo puedes comenzar a optimizar tus gastos de operación. Sigue leyendo y entérate. 

1. Adoptar un sistema de gestión

Uno de los principales consejos que te damos es adoptar un sistema de gestión. Este es esencial, ya que te permitirá tener un mayor control de todos los gastos de operación que generas. En especial, te recomendamos que este sea digital, así todo será más sencillo y ágil. 

Nuestra Tarjeta Empresarial Edenred será tu mejor aliada en estos casos. Con ella, tendrás mayor visibilidad de todos tus gastos de operación y podrás hacer un uso adecuado de ellos. Además, te facilita la comprobación, deducción y contabilización de ellos gracias a su plataforma web y app. 

Con la app Mi Ticket Expense puedes consultar y comprobar los gastos de operación desde cualquier lugar, tener dos perfiles de uso, ya sea como jefe o como usuario, para la aprobación de solicitudes y reportes de gastos. Asimismo, cuenta con geolocalización de cajeros y muchos más beneficios. 

2. Conocer los costos

Es importante saber cuánto gastas, en qué, así como los momentos en los que gastas. De esta forma, puedas optimizar los costos. 

Te recomendamos comenzar por los gastos básicos como ventas, compras, producción, etc. La clave es empezar a reducir en aquellos conceptos en los que sea posible. 

3. Involucrar a los colaboradores

Que todos tengan el mismo objetivo y política interna para poder disminuir costos. Esto quiere decir que todos tus colaboradores estarán en la misma sintonía y tendrán como fin reducir costos dentro de la empresa.

Realiza un plan e involucra a todos tus colaboradores. Te prometemos que vas a obtener resultados exponenciales. 

4. Automatizar procesos

Como ya hemos mencionado, automatizar este proceso te brinda muchos beneficios, ya que es una manera más ágil y sencilla de llevar un control de los gastos de operación. Mejoras la eficiencia y reduces el riesgo de errores.

Qué mejor que tener un control de todos tus gastos en una plataforma o una aplicación donde no te perderás ni un solo gasto de tus colaboradores, así como su justificación.

5. Aumentar el giro de las mercancías

Una buena forma de reducir gastos de operación es aumentando el giro de tus mercancías. Esto es posible identificando la mercadería que tiene poco giro e implementando ofertas que lo aumenten, por ejemplo, algún producto que puedas poner en descuento.

6. Seguimiento de indicadores de gestión económica 

Algo muy importante es crear indicadores para tus productos o servicios, como la calidad, que  te ayuden a valorar su consistencia y hacer un seguimiento de ellos para la gestión económica. Si no cuentas con indicadores, no te servirá de mucho ajustar gastos.

Recuerda no solo limitar gastos de operación, sino también hacer un seguimiento de los mismos. 

7. Negociar precios y condiciones de pago

Por último, para comenzar a optimizar gastos de operación, puedes negociar precios con tus proveedores y ofrecerles algo a cambio, como un espacio exclusivo en tu sitio web o en tu tienda. 

De igual manera, puedes hacer descuentos a los clientes con ciertas condiciones como un 2x1, regalar algo si se llevan un producto de margen de salida menor, entre otros. Esto es una forma de aumentar el giro de este producto. 

Conclusión

Como has aprendido, es importante que como empresa conozcas todos tus gastos de operación para así poder saber optimizarlos de manera correcta y, sobre todo, eficiente.

A veces no nos damos cuenta de todos los gastos que hacemos a diario y no llevar un buen control de ellos te puede causar problemas grandes.

Ahora que ya te hemos enseñado todo lo que tienes que saber sobre este tema, te invitamos a que lleves una excelente gestión de tus gastos de operación de manera digital con la Tarjeta Empresarial Edenred. Sin duda, todo este proceso te será más fácil, rápido y más eficiente de lo que te podías imaginar.