Gastos de viaje: cómo regularlos dentro de tu empresa

Algunas empresas envían regularmente a sus empleados a otros estados, ciudades o países por cuestiones de trabajo, lo que implica gastos de viaje, como vuelos, hospedajes y alimentos.

Este dinero representa un importante desembolso para las organizaciones y, por lo tanto, debe gestionarse cuidadosamente para no exceder el presupuesto asignado. Para esto, es necesario establecer ciertas medidas que nos ayuden a controlar el gasto.

Tenemos la mejor solución para que lo logres. Si quieres averiguarlo, te invitamos a leer este contenido, en el que abordamos qué son los gastos de viaje y te damos consejos para eficientarlos. 

¿Qué son los gastos de viaje?

Los gastos de viaje, también conocidos como viáticos, son recursos que las empresas asignan a los colaboradores que se trasladan a otra ciudad o país por cuestiones de trabajo. 

Estos gastos suelen ser para hospedaje, alimentación, transporte, uso de automóviles y pago de kilometraje. Todos ellos son deducibles de impuestos, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos. 

Los gastos de viaje tienen como objetivo que el colaborador no desembolse su dinero para cumplir con lo que la empresa solicita. 

Sin embargo, estos únicamente cubren lo necesario para el viaje de negocios. El empleado no los puede usar para gastos personales. 

¿Qué gastos de viaje pueden solicitar los colaboradores?

Los empleados pueden solicitar los gastos de viaje que hayan tenido que hacer exclusivamente por motivos de trabajo y que estén relacionados con objetivos empresariales.

Algunos de estos gastos son:

• Costos reales del viaje como vuelos, transporte, hotel, etc.
• Gasto de subsistencia como alimentos que se consuman durante el viaje.
• Cualquier otro gasto que haya surgido por cuestiones del viaje.

¿Cómo regular los gastos de viaje?

Los gastos de viaje representan un concepto importante dentro de las finanzas de una empresa, pues muchas veces son eventos recurrentes. Por ello, es necesario tener un buen control e implementar medidas que ayuden a regularlos. 

Algunas de las mejores prácticas para lograrlo son: 

1. Decidir el método de pago

Hay dos formas de cubrir estos gastos. La primera es pedirles a los empleados que paguen con sus tarjetas, efectivo, cuenta bancaria y que luego soliciten el reembolso de los gastos. La segunda es pagarlos directamente desde una cuenta bancaria o tarjeta empresarial.

Nosotros tenemos el mejor medio de pago para ayudarte con esta decisión : la tarjeta Empresarial Edenred será tu  aliada para regular los gastos de viaje de tus trabajadores.

Puedes otorgar esta tarjeta a tus colaboradores para cubrir los gastos de compras y consumos de viáticos. 

Es aceptada en miles de establecimientos físicos y en línea a nivel nacional e internacional, por lo que no importa dónde sea el destino del viaje, ¡podrán usarla sin problema! 

2. Tener claro el presupuesto

Para no caer en gastos innecesarios a la hora de hacer un viaje de negocios, es importante tener claro el presupuesto destinado para ello. 

El presupuesto empresarial puede incluir los gastos de viaje, pues forman parte  de la empresa. Delimitar esto te ayudará a evaluar las acciones, decisiones y analizar mejor los resultados.

3. Digitalizar y automatizar los procesos 

Una gran manera de regular los gastos de viaje es usando la tecnología, es decir, empezar a digitalizar y automatizar procesos, dejando atrás la documentación.

Con Empresarial Edenred es posible gracias a su plataforma web, donde quedan registrados todos los gastos realizados por los colaboradores con la tarjeta empresarial durante su viaje de negocios, incluyendo comidas, alojamiento, transporte, entre otros.

Además, puedes establecer reglas de uso para cada uno de ellos de acuerdo a tu política de gasto y obtener informes detallados para llevar un mayor control.

Por otro lado, se integra con los sistemas de gestión financiera existentes de tu empresa, facilitando la automatización.

4. Tener una política de gastos 

Es importante establecer y comunicar a los trabajadores sobre la política de gastos.

Con Empresarial Edenred tus colaboradores tendrán en todo momento la política de gastos en su aplicación y así podrán consultarla cuando lo necesiten y evitar incurrir en compras no permitidas por la empresa. 

Al otorgarles la tarjeta, debes explicarles las reglas para que no realicen gastos personales ni desembolsen de más.

Hay varias maneras de comunicar las normas, como mandar correos electrónicos a toda la empresa de manera periódica, hablar sobre la política de gastos en reuniones o publicarla en la intranet de tu compañía.

Lo más sencillo y seguro es automatizar procesos para que los empleados no tengan que informar sobre sus gastos, sino que todo quede registrado directamente, como con Empresarial Edenred. 

5. Calcular los viajes

Una buena práctica para regular gastos de viaje es calcular los costos totales. 

Esto te proporcionará datos valiosos, para decidir cuánto presupuesto asignar para próximos viajes e identificar en qué se gastó más. 

Es importante tener los conceptos de cada viaje y después revisarlo en conjunto. Entre estos están: avión, alquiler de coches, gas, hotel, comida, bebida, entretenimiento para los clientes, conexiones a internet, entre otros.

6. Deducir los gastos

De acuerdo con el artículo 28, sección V de la Ley de Impuestos sobre la Renta (LISR), los gastos de viaje son deducibles de impuestos, siempre y cuando sean para hospedaje, comida, renta de auto, transporte o gasolina. 

Para deducirlos se necesita cumplir con ciertos requisitos: 

• La distancia mínima debe ser de 50 kilómetros del establecimiento
• La persona a la que se le efectúe la deducción debe tener una relación de trabajo con el contribuyente
• Tienen que ir acompañados del correspondiente comprobante, el cual tiene que cumplir con los requisitos fiscales indicados por el SAT. Esto, en caso de que la actividad sea dentro del país.

Con Empresarial Edenred, puedes deducir las facturas de tus compras más rápido y fácil, ya que con el buzón inteligente puedes validarlas de forma automática ante el SAT. 

Conclusión

Si los empleados de tu empresa realizan viajes de negocios, es importante regular estos gastos.

Estamos seguros de que darles a tus trabajadores la Tarjeta Empresarial Edenred te ayudará a simplificar procesos, ahorrar y mantener un mayor control de gastos. 

Además, les facilitará la vida en cada viaje gracias a que la pueden usar en miles de establecimientos, comprar en línea y retirar efectivo. 

Asimismo, las tarjetas son personalizadas, por lo que tendrán el nombre de cada usuario. 

¡Otorgarles a tus trabajadores lo que merecen y al mismo tiempo obtén la mejor solución para tu empresa!