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Los fondos de la caja chica deben destinarse únicamente a gastos necesarios para la operación cotidiana de la empresa. Aunque son pagos mínimos, cuando no están plenamente justificados y registrados, se pierde la oportunidad de generar ahorros.
Deducibilidad de gastos de caja chica
La ley establece que las deducciones para cualquier organización son exclusivamente aquellos gastos indispensables para que se lleve a cabo la actividad empresarial. Esto incluye rubros como servicios de la oficina o local, así como gastos de papelería y utilitarios de oficina, es decir, de caja chica.
Gastos de la caja chica que se pueden deducir
La normativa señala que sólo pueden deducirse pagos en efectivo menores a $2,000 pesos y que no incluya consumo de combustible. Cualquier cantidad superior (o para la compra de combustible), es obligatorio realizarlo con cheque nominativo o a través de una forma de pago electrónica como tarjetas de servicio.
Gastos de la caja chica que se pueden deducir
Si los gastos que se realizan para papelería o de utilería de oficina se realizan mediante tarjetas de servicio es mucho más sencilla la recopilación de facturas, y por ende, la declaración de impuestos.
En el caso de la tarjeta Empresarial Edenred, los beneficios son mayores, ya que facilita la deducibilidad de gastos al comprobar de forma automática que cada factura cuente con la información requerida.
Las facturas generadas al pagar con Empresarial Edenred, son enviadas y verificadas ante el SAT; y una vez rectificadas, la documentación regresa al buzón con los enlaces en formatos PDF y XML, agilizando la comprobación fiscal.
Requisitos que deben incluir las facturas
- Nombre o razón social, domicilio y RFC de quien la expide.
- Nombre, domicilio y RFC del cliente (quien lo registrará como gasto deducible).
- Fecha, folio y cédula fiscal.
- Descripción del concepto, monto e IVA desglosado.
Lo importante de llevar una caja chica en orden es saber con exactitud en qué se está gastando el dinero, e identificar los tipos de gastos que pudieran estarse saliendo de control o que sería posible realizar de otro modo para generar ahorros.
El control de caja chica es más sencillo con las soluciones adecuadas. Además de contar con plataformas digitales y aplicaciones móviles fáciles de gestionar, Empresarial Edenred se ajusta a las necesidades de cada compañía, ya que los gastos de cada empresa son distintos. Conoce más sobre esta solución empresarial.
