Gastos pendientes de pago: cómo gestionarlos de manera efectiva

Toda empresa tiene obligaciones y compromisos económicos de manera recurrente, por lo que es muy importante no perder de vista los gastos pendientes de pago para poder gestionarlos adecuadamente, cubrirlos y no tener problemas.

Sabemos que todo esto puede ser complicado, por eso queremos explicarte cómo hacerlo y de qué manera las tarjetas empresariales pueden facilitarte el proceso para que tengas una buena gestión dentro de tu negocio.

Cómo se originan los gastos pendientes de pago

Los gastos pendientes de pago son aquellos que se originan cuando la organización compra un producto o contrata un servicio y no los cancela inmediatamente. Esto puede incluir gastos operativos, gastos indirectos o directos, entre otros. 

Pueden corresponder a diferentes conceptos, como contratación de servicios a proveedores, deudas con instituciones bancarias, adquisición de materia a crédito, etc.

Hasta que la empresa no haga la cancelación de estos pagos, tienen que mantenerse en los libros de contabilidad como pendientes. 

Cómo gestionar los gastos pendientes de pago

Controlar y gestionar los gastos pendientes de pago es una tarea primordial, para evitar retrasos y que la producción se vea afectada, pudiendo sufrir pérdidas.

Por ello, es fundamental tener bien definidas las formas de pago y los tipos de gastos que tiene tu empresa. 

A continuación, te explicamos paso a paso cómo tener bajo control esto:

1. Identifica los gastos de tu negocio

Lo primero que debes hacer es identificar los gastos que se deben cubrir de forma recurrente dentro de tu organización, así como aquellos pagos que solo son ocasionales. Estos se dividen en:

Gastos directos

Se relacionan con tus operaciones y la actividad empresarial. Por ejemplo, la compra de materia prima o el pago de comisiones por cada venta que se realiza.

Gastos indirectos

Son aquellos que no están ligados a la actividad comercial, pero sí tiene incidencia en tu empresa, como el pago a personal administrativo, o la contratación de servicios para mantenimiento.

Gastos fijos

Son aquellos montos que no cambian porque no dependen de si las ventas aumentan o disminuyen. 

Aquí entran los gastos como el pago de servicios o la cobertura de los seguros de tus empleados.

Gastos variables

Estos sí cambian según la actividad comercial de tu empresa. Por ejemplo, todo aquello relacionado con la distribución logística o la materia prima. 

2. Define el método de pago

Una vez que tengas claros los pagos que tienes que realizar, es importante que definas de qué manera se van a cubrir de forma continua.

La mejor herramienta para ello son las tarjetas empresariales, pues te permiten llevar un control de los movimientos, ingresar el saldo que se requiera para hacer los pagos, generar reportes y hasta hacer la deducción en el caso que aplique, haciendo todos los procesos de manera automática. 

3. Registra los gastos no pagados y los futuros

De todo lo que has registrado, tienes que hacer una lista de aquellos gastos pendientes de pago y los que sabes que deberás cubrir en un futuro próximo de forma permanente.

Pon la fecha de vencimiento de cada uno de estos conceptos, los montos a cubrir, el estatus de pago y toda la información que creas relevante. 

De esta manera, podrás realizar los pagos en el tiempo correspondiente para evitar retrasos, multas o sanciones más severas, como sucede en el caso de pagos de impuestos de empresas.

4. Da seguimiento a los gastos pendientes de pago

Tienes que dar seguimiento y actualizar el estatus de las cuentas cada determinado tiempo para mantenerte al día y no tener inconvenientes.

Puedes emplear etiquetas para marcar los gastos pendientes para evitar caer en la morosidad.

Asimismo, recuerda que con las tarjetas empresariales puedes realizar el pago online en el momento que desees, siempre y cuando tengas conexión a internet, por lo que no tendrás que perder tiempo en traslados y las transacciones se reflejarán al instante.

5. Actualiza el control de pagos frecuentemente

Finalmente, toma en cuenta que el control de pagos tiene que estar actualizado siempre, ya que las empresas suelen adquirir nuevos compromisos en todo momento, por lo que es importante siempre estar al día con ellos.

Para que todos estos procesos sean más efectivos, es importante elegir herramientas con una curva de aprendizaje baja, que te permita automatizar procesos y llevar un registro y una gestión inteligente de gastos pendientes de pago. Y es aquí donde Edenred puede ser la solución. 

Gestiona tus gastos pendientes con Empresarial Edenred

Las tarjetas empresariales de Edenred pueden ser una solución clave para gestionar y cubrir los gastos pendientes de pago una manera mucho más rápida y sencilla.

Llevar un control de tus pagos y gastos automáticamente facilita los procesos y los registros contables que se necesitan para esta tarea, así que ¿qué esperas para empezar a utilizar esta solución?

Ponte en contacto con nosotros para hallar la mejor opción ajustada a tus necesidades y comienza a hacer más simple el proceso para cubrir los pagos pendientes.