Herramientas financieras para gestionar los gastos de tu empresa

Con la creciente complejidad de las operaciones comerciales y la rápida evolución del entorno económico, las empresas necesitan herramientas financieras que les ayuden a potenciar su negocio.

Por eso, en esta ocasión, hablaremos sobre qué son las herramientas financieras, los tipos que hay y cómo pueden ayudar a las empresas a gestionar mejor sus gastos, tal es el caso de las tarjetas empresariales.

Al final, podrás conocer una de las mejores soluciones, que puede ser clave para una gestión financiera eficaz. 

Así que, ya seas un empresario experimentado buscando optimizar tus operaciones financieras, o un emprendedor recién iniciado buscando entender mejor el entorno económico, este artículo te interesa. 

¿Qué es una herramienta financiera?

Una herramienta financiera es un sistema, software o aplicación que ayuda a las empresas a gestionar, controlar y optimizar sus recursos económicos.

Estas pueden abarcar una variedad de funciones, desde la contabilidad y la administración de gastos hasta la planificación estratégica y la gestión de nóminas.

Mejores herramientas financieras

Existen varias herramientas financieras que pueden ayudar a las empresas a gestionar sus recursos de manera más eficiente:

1. Tarjetas empresariales

Las tarjetas de gastos empresariales son una excelente herramienta para gestionar los pagos de la organización. Esto ayuda a tener una mejor administración y mayor transparencia. 

Edenred ofrece soluciones integrales para todo tipo de negocios, con tarjetas empresariales con sello Mastercard, que te permite comprar en miles de establecimientos físicos y en línea a nivel mundial.

El principal objetivo de esta solución es ayudar a las empresas a mejorar el control de gastos, porque te permite llevar un registro de los movimientos financieros del negocio, como caja chica, pago a proveedores, viáticos, gastos de representación, etc.

2. Software de contabilidad

El software de contabilidad es una herramienta financiera esencial que ayuda a las empresas a llevar un registro preciso de todas sus transacciones. 

Con ella, puedes automatizar una variedad de tareas, desde la entrada de datos hasta el cálculo de impuestos y la generación de informes financieros. Esto no solo agiliza el tiempo, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos, lo que puede resultar en ahorros significativos a largo plazo.

Además, el software de contabilidad puede proporcionar una visión en tiempo real de la salud financiera de una empresa, lo que es útil para los tomadores de decisiones, ya que les permite identificar rápidamente cualquier problema potencial y generar medidas correctivas. 

2. Monitoreo de gastos

Monitorear los gastos permite a las organizaciones seguir de cerca cada movimiento y asegurarse de que se mantengan dentro del presupuesto. 

Esta herramienta puede ser especialmente útil para los negocios con múltiples departamentos o proyectos, ya que permite asignar y rastrear los gastos a nivel granular.

Además, un seguimiento correcto de los gastos ayuda a las empresas a identificar áreas donde se está ocupando más de lo necesario. Por ejemplo, si un negocio está gastando una cantidad desproporcionada en suministros de oficina, el monitoreo de estos movimientos le permitirá identificar este problema y tomar medidas para reducir los costos. 

3. Gestión de presupuestos

Las herramientas para gestionar el presupuesto son esenciales para un manejo óptimo de las finanzas. Estas permiten a las empresas establecer y dar seguimiento al capital, lo que evita el despilfarro y asegura que los recursos se utilicen de forma eficiente.

Asimismo, pueden proporcionar una visión en tiempo real de cómo se utiliza el dinero de la empresa. 

4. Gestión de nómina

Las herramientas de gestión de nómina son indispensables, pues ayudan a las empresas con el pago de salarios de una manera eficiente y precisa. Esto puede incluir desde el cálculo de las deducciones fiscales hasta la emisión de los cheques de pago.

También ayudan a las organizaciones a cumplir con las regulaciones laborales y fiscales. Por ejemplo, asegurarse de que están reteniendo la cantidad correcta de impuestos sobre los salarios. 

5. Sistema de facturación

Un sistema de facturación es un software que permite a las empresas emitir facturas de manera eficiente y seguir el rastro de los pagos. Puede automatizar una variedad de tareas, desde la creación hasta el seguimiento de las compras y la gestión de las cuentas por cobrar.

¿Por qué usar herramientas financieras para gestionar gastos de tu empresa?

Emplear herramientas de esta naturaleza puede significar un antes y después dentro de tu compañía. Entre las cuales destacan:

1. Control y visibilidad mejorados

Permiten dar seguimiento en tiempo real a las transacciones, identificando tendencias, detectando anomalías y tomando decisiones informadas. 

Por ejemplo, a través de las tarjetas empresariales puedes saber dónde se está ocupando el dinero y así optimizar los gastos más importantes. Al tener informes detallados y análisis de datos, tienes una mejor planificación y puedes elegir mejores acciones estratégicas.

2. Eficiencia y ahorro de tiempo

Las herramientas financieras pueden automatizar muchas tareas que, de otro modo, serían laboriosas y consumirían mucho tiempo. 

Una herramienta, como el buzón inteligente de Empresarial Edenred, te ayuda a validar automáticamente tus facturas ante el SAT, además de vincular cada compra con su factura lo que facilita la comprobación de gastos a tus colaboradores. 

Además, tiene la posibilidad de integrarse con otros sistemas, lo que puede mejorar la eficiencia al conectar todas las herramientas de la empresa.

3. Cumplimiento normativo

El cumplimiento de las normativas financieras y fiscales puede ser un desafío para muchas empresas. 

Afortunadamente, este tipo de herramientas pueden ayudar a mantener un registro preciso y detallado de todas las transacciones financieras. 

Esto es muy útil a la hora de preparar las declaraciones de impuestos o de responder a una auditoría. 

4. Mejora en la toma de decisiones

Para poder tomar decisiones informadas es necesario contar con todos los datos y reportes precisos, para que una estrategia sea exitosa.. 

Por ejemplo, un software de planificación estratégica puede ayudar a los líderes empresariales a modelar diferentes escenarios y a prever el impacto de diferentes decisiones estratégicas. 

5. Reducción de riesgos

Las herramientas financieras también pueden ayudar a reducir los riesgos, ya que permiten a las empresas gestionar su flujo de caja para evitar problemas de liquidez. 

También son esenciales para mantener un control más estrecho sobre los gastos, lo que puede prevenir el despilfarro y ayudar a mantener la empresa dentro del presupuesto. 

Además, al proporcionar un registro detallado de todas las transacciones las herramientas financieras pueden ayudar a las empresas a detectar y prevenir el fraude.

¡Comienza a gestionar tus gastos de forma inteligente!

La tarjeta Empresarial Edenred es una excelente solución para la correcta gestión de los gastos dentro de una empresa.

Simplifica los procesos de comprobación, deducción y contabilización, permitiendo un seguimiento de los gastos de manera más eficiente y proporcionando un mayor control sobre las finanzas de tu empresa. 

A través de la plataforma web y app móvil, Edenred Empresarial ofrece la capacidad de controlar los gastos de tus colaboradores, lo que te permite monitorearlos y ajustarlos a medida que ocurren, ayudándote a evitar excesos y mantener tu presupuesto bajo control.

¿Estás listo para gestionar inteligentemente los gastos de tu empresa? ¡Contáctanos para ayudarte!