Todo sobre deducción de impuestos de gastos de representación

Uno de los gastos más difíciles de controlar en cualquier empresa son los gastos de representación o gastos de viajes.

Dichos gastos hacen referencia a todos los costos derivados a las actividades relacionadas con clientes  y socios comerciales como lo son el sustento, la bebida, la comida, el transporte y otros desembolsos asociados al fomento de las relaciones con estos.

Por lo cual, es importante tener claro cuáles de estos gastos empresariales son deducibles y cómo gestionarlos de manera correcta, así como imponer una política de gastos correctamente definida que sea conocida por toda la organización.

La Ley de Impuesto sobre la Renta (LISR) especifica que los gastos deducibles son aquellos en los que incurran los empleados de la empresa siempre y cuando se estén realizando actividades indispensables para la operación de la misma.

La Ley define los gastos deducibles como aquellos destinados a hospedaje, transporte, alimentación y uso temporal de vehículos, y establece límites a los desembolsos y requisitos a la documentación comprobatoria necesaria.

Condiciones para la deducción de impuestos

Para garantizar la deducción de los gastos de viaje o de representación, deben cumplir con estas condiciones:

• Deben ejercerse más allá de un radio de 50 kilómetros de la ciudad donde la empresa tenga su domicilio fiscal.
• Quienes los hagan deben tener relación laboral comprobable con la compañía, o estar prestando algún servicio profesional a la misma.
• Los comprobantes fiscales deben contener todos los datos fiscales del negocio o prestador de servicios emisor, así como de tu empresa.

Es importante que tus empleados tengan claro estos requerimientos para que su relación de gastos y la documentación comprobatoria satisfagan lo estipulado por las autoridades del SAT, y no tengas después inconvenientes para la deducción de impuestos.

Informa la política de gastos de representación a tus empleados

Además de los puntos antes mencionados, es importante informarles a los empleados la política de gastos de viaje o representación, así como los límites para cada desembolso:

• En el hospedaje, hay un tope diario de 180 dólares en hoteles del extranjero, pero no en las instalaciones hoteleras nacionales.
• En alimentación, cada beneficiario no debe gastar más de 800 pesos al día dentro del país y hasta 80 dólares durante viajes al exterior.
• En renta de autos, la cantidad máxima es de 850 pesos, dentro o fuera de México

En algunos de estos desembolsos es indispensable acompañar comprobantes de la realización del viaje que los justifique.

Utiliza soluciones tecnológicas

Existen soluciones inteligentes y tecnológicas en el mercado que te ayudarán a gestionar los gastos de representación y facilitar el trámite de la deducción de impuestos, una de estas soluciones son las tarjetas de servicio como Empresarial Edenred.

Con Empresarial Edenred, puedes establecer las reglas de uso y asignar saldos y límites a cada empleado en particular, y agilizar la recuperación y devolución de los fondos no utilizados, ganando en control y eficiencia.

La deducción de los gastos de representación puede convertirse en un ahorro de dinero e invertirlo posteriormente en otras áreas de la empresa, simplemente es necesario que dichos gastos sean razonables y estén debidamente documentados.

Empieza a automatizar tu administración de los gastos de representación con Edenred y verás cómo ahorras tiempo y molestias a los empleados que deben presentar su relación de gastos con los comprobantes requeridos y a tu personal contable encargado de revisar dichos informes.