Importancia de un buen control administrativo

Dentro del mundo empresarial, es muy importante el control administrativo, ya que solo así se puede garantizar un crecimiento a largo plazo y exitoso.

Este permite una eficiencia operativa, cumplimiento normativo y una toma de decisiones informada, pudiendo lograr de mejor manera los objetivos establecidos. Además, brinda una estructura adecuada para gestionar eficientemente un negocio.

Por ello, es muy importante en las organizaciones, y a lo largo de este contenido vamos a explicarte por qué para que implementes las mejores acciones y consejos. 

¿Qué es el control administrativo en las empresas?

El control administrativo es el proceso a través del cual se supervisan y regulan las actividades y los recursos de una compañía, con el fin de alcanzar las metas establecidas.

Es un elemento crucial dentro de la gestión porque permite a las empresas mantenerse en el camino correcto para el éxito y estar preparadas para los cambios dentro del mercado de negocio. 

Este tipo de control involucra establecer estándares y objetivos claros, medir el rendimiento, comparar resultados con las metas y tomar medidas correctivas cuando se necesite. 

Por ello, incluye actividades y procesos como:

• Planificación: se tienen que plantear objetivos realistas y las tareas o acciones que se necesitan para alcanzarlos.

• Organización: se refiere a la tarea de ordenar y distribuir las tareas equitativamente entre los miembros de una organización para que se puedan cumplir los objetivos en tiempo y forma.

• Dirección: se debe dar seguimiento y motivar a los trabajadores para que lleven a cabo las actividades planificadas.

• Control: los responsables de cada área o tarea tienen que garantizar que se realicen las tareas de acuerdo con lo planificado. 

Debido a todo esto, el control administrativo busca, como fin principal, eficientar los recursos para que las empresas consigan los objetivos. 

Características del control administrativo

El control administrativo es un proceso clave para asegurar el buen funcionamiento de una empresa, pero para garantizar que se implemente de forma correcta, debe basarse en algunas características:

Evaluación constante

El control administrativo tiene que ser un proceso continuo, que involucre recolección y análisis de datos relacionados con el desempeño de las actividades de la empresa.

Por medio de esta evaluación, se puede verificar si las acciones están alineadas con los objetivos y en caso de que no sea así, detectar áreas de mejora y emprender acciones correctivas. 

Gracias a este proceso, las organizaciones se mantienen en el camino correcto y pueden reaccionar de manera rápida ante cualquier imprevisto que afecte los resultados esperados. 

Orientado a resultados

El control administrativo está enfocado principalmente en alcanzar los resultados de manera eficiente, lo que quiere decir que las actividades, los recursos y los esfuerzos tienen que enfocarse en las metas establecidas. 

Esta orientación permite priorizar actividades y optimizar el empleo de los recursos, asegurando que con el tiempo, dinero y esfuerzo invertidos se genere el máximo retorno posible.

Al centrar la atención en los resultados más que en los procesos, se fomenta un enfoque flexible que se adapta más fácilmente a los cambios del mercado. 

Toma de decisiones informada

La toma de decisiones estratégica e informada es una de las principales ventajas del control administrativo.

Al ofrecer datos y mediciones constantes sobre el desempeño de la compañía, los líderes obtienen la información necesaria para tomar decisiones fundamentadas, lo que reduce la incertidumbre y el riesgo, ya que todo se evalúa con base en la información precisa y actualizada. 

De esta forma, los administradores pueden elegir las mejores alternativas para el negocio, basándose en hechos concretos e incrementando las posibilidades de éxito. 

Feedback continuo

El feedback es un elemento clave del control administrativo, pues permite realizar ajustes en tiempo real.

Tener información continua sobre el desempeño hace que los líderes puedan identificar si los planes están funcionando según lo esperaba o si se requieren modificaciones.

Por ello, la retroalimentación proporciona una visión clara y más precisa de las áreas que necesitan atención, facilitando la toma de medidas correctivas antes de que los problemas escalen, lo cual es crucial para el crecimiento a largo plazo.  

Adaptabilidad

La adaptabilidad es una característica fundamental del control administrativo porque los entornos empresariales y las condiciones de mercado cambian de manera constante.

Por ello, este debe ser flexible y permitir que las empresas puedan ajustar sus planes, objetivos y procesos según los cambios que haya en cuanto a elementos internos y externos.

De ser así, es más sencillo enfrentar la incertidumbre y capitalizar oportunidades sin que se pierda el enfoque principal. 

Esta capacidad de adaptación ayuda a que las organizaciones se mantengan vigentes y que puedan responder de manera proactiva frente a los cambios, evolucionando para mejorar su competitividad y posicionamiento en el mercado. 

Fomento de la responsabilidad

El control administrativo juega un papel crucial en la asignación y seguimiento de responsabilidades de los miembros de una empresa.

Cuando se establecen metas y procedimientos de evaluación, el control fomenta la cultura laboral y la responsabilidad en diferentes niveles.

Además, esto garantiza que los colaboradores sepan exactamente qué se espera de ellos y cómo se medirá su desempeño, lo que puede aumentar su motivación y productividad. 

Tipos de control administrativo

Existen diferentes tipos de control administrativo de acuerdo con el propósito específico que se persigue y se aplican en diferentes etapas y áreas de la operación empresarial. 

A continuación, explicamos los principales:

Control preventivo

Este tipo de control administrativo se centra en mejorar los procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa y consiste en cumplir con las mejores prácticas y las normas de la misma. 

Se implementa antes de que se lleven a cabo las actividades, con el fin de anticipar posibles problemas o errores.

Un ejemplo de ello son las capacitaciones para colaboradores y los análisis de riesgos que se realizan antes de iniciar un proyecto. Y es importante que durante este proceso se asegure la disponibilidad de recursos necesarios, tomando en cuenta los costos operativos. 

Control recurrente 

Esta fase se lleva a cabo cuando se realizan actividades empresariales, pudiendo hacer ajustes en tiempo real. 

Para ello, se requiere una supervisión continua del personal. Así es más fácil detectar errores de manera oportuna y garantizar la calidad en cada etapa. 

Un ejemplo es la supervisión de líneas de producción para detectar y corregir errores inmediatamente.

Control posterior o de retroalimentación

Este tipo de control administrativo se lleva a cabo después de que las actividades se completan. El fin es evaluar los resultados obtenidos en comparación con los objetivos establecidos.

Asimismo, permite obtener información sobre el desempeño general y aplicar cambios o modificaciones si son necesarios. 

Las auditorías son ejemplos de esta clase de control administrativo.  

Control general

Este es un enfoque amplio que involucra a todas las áreas de la empresa, garantizando que las actividades que se realizan se alineen con la visión y misión de la misma.

El objetivo principal del control general es comprobar los resultados globales a largo plazo.

Control estratégico

Este tipo de control administrativo se encarga de planificar a largo plazo y asegurar que las estrategias se implementen de forma correcta. 

Para ello, mide la efectividad de las decisiones estratégicas y el impacto que tienen dentro de los objetivos generales de la organización. 

Control operativo

Este se implementa a corto plazo y su enfoque es evaluar las actividades sobre un sistema establecido anteriormente. 

De acuerdo con su objetivo de control, puede dividirse en:

• Control burocrático: se basa en las normas y políticas que afectan la conducta de los miembros de una empresa.

• Control de mercado: se encarga de supervisar que los productos y servicios estén alineados con las políticas y regulaciones vigentes para no poner en riesgo la salud o integridad de los consumidores.

• Control de grupo: se enfoca en todos los aspectos relacionados con creencias, valores y cultura organizacional de la compañía.

Control financiero

Este tipo de control administrativo tiene como fin supervisar y regular las actividades financieras de la organización.

Para ello, incluye la planificación y el seguimiento de presupuesto, así como análisis de costos y la gestión del flujo de efectivo. 

Control de inventario

Se emplea para administrar el inventario de productos o materiales de una empresa.

Por ello, supone la planificación de demanda, el seguimiento de existencias, la gestión de órdenes de compra y la reducción de pérdidas por obsolescencia. De esta forma, es posible optimizar los costos asociados al almacenamiento y suministro.

Control de recursos humanos

Este tipo de control administrativo hace referencia a la gestión del talento y el desempeño de los colaboradores, además de su satisfacción. 

Aquí se emplean herramientas como evaluaciones de desempeño, encuestas de clima laboral y análisis de rotación de personal. 

Control de procesos

Su enfoque está en supervisar y optimizar los procesos de operación de una compañía. 

Para lograrlo, se deben identificar las ineficiencias, estandarizar procedimientos y monitorear el rendimiento. De esta forma, se pueden implementar mejoras. 

Control de riesgos

Este tipo de control administrativo identifica, evalúa y mitiga posibles amenazas que puedan afectar los objetivos de la organización, implementando planes de contingencia y medidas preventivas.

¿Por qué es importante el control administrativo en las empresas?

El control administrativo es una pieza clave dentro de las organizaciones, pues implica diferentes áreas cruciales, como la planificación, la dirección y el control de las actividades empresariales. 

Además, permite monitorear, evaluar y ajustar las acciones para garantizar que se cumplan los objetivos estratégicos, operativos y financieros. 

1. Asegura el cumplimiento de los objetivos

El control administrativo permite a las organizaciones mantenerse enfocadas en cumplir las metas definidas dentro de su plan estratégico. 

Establecer indicadores de desempeño y mecanismos de monitoreo constantes es esencial porque permite identificar desviaciones de manera temprana y corregirlas antes de que afecten los resultados finales. 

De esta forma, se asegura que los esfuerzos de los miembros estén enfocados en alcanzar las metas organizacionales de manera efectiva.

2. Mejora la eficiencia operativa

Una de las grandes ventajas del control administrativo es que permite optimizar procesos internos por medio de la supervisión constante, ya que de esa manera, es más fácil detectar cuellos de botella, redundancia y desperdicios en las operaciones. 

Esto, además de mejorar la eficiencia, ayuda a reducir costos operativos, elevando la rentabilidad de la compañía.

Aunado a lo anterior, al promover la eficiencia, se contribuye a que los colaboradores trabajen de manera más organizada y productiva. 

3. Facilita la toma de decisiones

Si el control administrativo se aplica de manera estratégica, puede generar datos precisos y actualizados que son clave para la toma de decisiones, pues los líderes pueden identificar tendencias, predecir problemas y planificar acciones más efectivas.

Además, se minimiza la incertidumbre porque se obtiene un panorama claro de las operaciones, permitiendo que no se improvise ni se pongan en riesgo las metas de la empresa. 

4. Reduce riesgos y errores

Ayuda a las organizaciones a identificar y mitigar riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas grandes. 

Lo anterior, a través del análisis continuo de procesos y resultados, que permiten detectar áreas vulnerables y hacer planes de contingencia para fortalecerlas de manera oportuna. 

Gracias a este enfoque de prevención es posible reducir errores humanos y operativos. 

5. Disminuye los costos operativos

Al evitar la mayor cantidad de errores y agilizar las tareas, el control administrativo ayuda a ahorrar dinero en pérdidas y procesos confusos o lentos que no generan un buen retorno de la inversión.

El control de operaciones junto con una adecuada plataforma de gestión de recursos empresariales te ayudan a incrementar la productividad a gran escala sin que se tenga que invertir capital en contratación o para integrar otras herramientas. 

6. Simplifica la supervisión

El control administrativo hace que la supervisión se vuelva una tarea muy sencilla al señalar desviaciones significativas. Asimismo, mantiene a los trabajadores bajo control y genera disciplina entre ellos.

Si se tiene un buen proceso de monitoreo, será más efectivo detectar los puntos débiles de manera rápida, ayudando a que haya un mejor control en todos los niveles de la organización.

7. Potencia el trabajo en equipo

Una de las grandes ventajas también es que tienen un impacto positivo significativo en la dinámica de los equipos de trabajo.

Cuando se establecen metas claras y mecanismos de evaluación, se promueve la colaboración entre los miembros para alcanzar dichos objetivos en común.

Asimismo, este sistema fomenta una cultura de responsabilidad y compromiso, donde cada miembro del equipo entiende su rol y cómo su desempeño afecta los resultados generales, lo que ayuda a mejorar el clima laboral y la productividad.

8. Impulsa el crecimiento sostenido

Cuando las organizaciones están abiertas a medir y mejorar sus procesos, es muy probable que se logre el crecimiento a largo plazo.

Para ello, es muy importante evaluar de forma constante el desempeño. Así podrán buscarse soluciones innovadoras para resolver problemas modernos y complejos.

De esta manera, no solo creces, sino que te mantienes un paso adelante de tus competidores.  

Áreas en las que se puede aplicar el control administrativo

Hay varias áreas dentro de las empresas en las que se puede aplicar el control administrativo y tener éxito. Veamos las más importantes:

Producción

Los procesos de producción implican seguir normas específicas, no solo respecto a la calidad de los productos o servicios, sino también en cuanto a plazos y costos.

Asimismo, implica el diseño y la creación de procedimientos de operación estándares que garanticen la seguridad de los colaboradores, así como el uso de análisis de datos para supervisar y medir el rendimiento. 

Actividades comerciales

Dentro de las áreas de control de ventas y marketing se deben implementar controles administrativos para garantizar que funcionen adecuadamente, bajo las políticas y normativas de la organización. 

Además, esto también garantiza que las estrategias comerciales estén alineadas con los objetivos de la empresa y se generen resultados medibles que ayuden al posicionamiento de la marca. 

Recursos humanos

Dentro del ámbito del talento humano, el control administrativo es fundamental porque facilita la gestión del desempeño de los colaboradores, la evaluación de necesidades de capacitación y la promoción de un ambiente de trabajo productivo.

Además, permite establecer protocolos para la contratación y selección de personal, además de su incorporación y formación, garantizando que se cumplan las normas laborales y que haya una correcta administración de beneficios y compensaciones. 

Finanzas

El control administrativo en esta área asegura que los recursos económicos se gestionen de manera eficiente. 

Para ello, se incluye la supervisión de presupuestos, control de gastos, evaluación de inversiones y garantía de cumplimiento de obligaciones fiscales. 

Esto da como resultado un flujo de caja optimizado y ayuda a prevenir riesgos económicos que afecten la estabilidad de la empresa. 

Consejos para un control administrativo eficaz

Ahora que estás convencido de por qué es tan importante el control administrativo dentro de las compañías, vamos a ayudarte a implementarlo con los mejores consejos:

1. Define estándares realistas y alcanzables

Asegúrate de que todos los estándares y las metas que se establezcan sean claras y realistas. Esto ayudará a que sea más sencillo medir el desempeño y detectar las desviaciones para poder actuar de manera oportuna. 

2. Emplea herramientas tecnológicas

Hay muchas opciones en cuanto a herramientas que pueden facilitar el control administrativo, como plataformas financieras todo en uno, donde puedes obtener todo lo necesario para un mejor manejo, como:

• Movimientos en tiempo real sobre los recursos y gastos de tu negocio.
• Control, deducción y comprobación de gastos.
• Recopilación y validación de facturas automáticamente ante el SAT.
• Reglas de uso para todas las tarjetas, ya sea por tipo de comercio, fecha, horario y monto de compra.
• Asignación de recursos para cada tarjeta siempre que se necesite, etc.

Todo esto y más es posible con Empresarial Edenred, que te permite tener un mejor control administrativo, además de que te brinda muchas funciones efectivas para que se logren las metas establecidas de manera más efectiva y simple. 

3. Implementa indicadores clave de desempeño (KPIs)

Los indicadores clave de desempeño son clave para medir el éxito de las actividades de una empresa y tener un buen control administrativo. 

Lo ideal es definir KPIs relevantes para cada área de la organización, garantizando que sean fáciles de seguir y que estén relacionados con los objetivos establecidos. 

No olvides revisar regularmente los resultados para identificar tendencias, áreas de oportunidad y posibles desvíos para corregir y seguir obteniendo lo que se espera. 

4. Realiza auditorías periódicas

Las auditorías tanto internas como externas son vitales para evaluar qué tan eficiente está siendo el control administrativo.

Por medio de estas revisiones se cubren tanto los procesos operativos como los financieros, detectando posibles fallas. 

Cuando las auditorías se realizan de manera correcta, además de detectar problemas, se obtienen recomendaciones para mejorar. Para ello, es bueno establecer un calendario para estas evaluaciones y garantizar que el sistema de control se mantenga actualizado.

5. Fomenta una cultura de mejora continua

El control administrativo no se trata de un proceso rígido. Es importante fomentar una cultura empresarial donde se valore y se busque la mejora continua, con apertura al cambio.

Esto incluye capacitar a los colaboradores, incentivar la innovación y promover la retroalimentación constructiva. 

Adoptando esta mentalidad, las empresas no se adaptan mejor a los cambios del entorno, sino que también fortalecen su competitividad y resiliencia a largo plazo.

Principales retos del control administrativo en empresas

Adaptación a cambios tecnológicos

Uno de los principales retos del control administrativo es que las empresas logren mantenerse al día con las herramientas tecnológicas.

Las innovaciones surgen de manera muy rápida, lo que puede dificultar que las organizaciones se adapten a los diferentes sistemas y aprovechen estas soluciones.

De no hacerlo, se enfrentan procesos más lentos, más errores y se tiene una menor capacidad para competir dentro del mercado. 

Recursos financieros limitados

Muchas organizaciones, especialmente las pequeñas y medianas, funcionan con recursos financieros, humanos y tecnológicos limitados. 

Esto dificulta tener un control administrativo eficiente, ya que puede provocar que haya una asignación poco eficiente de los recursos, desorganización y una productividad más baja, lo que afecta los resultados operativos de la empresa. 

Cumplimiento de normativas y regulaciones

Las compañías enfrentan el desafío constante de mantenerse al día con las leyes y regulaciones que inciden en sus operaciones administrativas. 

Caer en el incumplimiento por desconocimiento o desatención puede ocasionar multas, sanciones o que se dañe la reputación.

Por ello, es importante que se dé un seguimiento a las normativas, ya que pueden cambiar de un tiempo a otro, afectando a las empresas. 

Edenred, aliado clave para un buen control administrativo

El control administrativo es una pieza clave para el éxito de las empresas, ya que permite monitorear y regular las operaciones, garantizando que se alcancen las metas.

Por ello, es muy importante que las compañías cuenten con las mejores herramientas y procesos, detectando las áreas de mejora y facilitando la toma de decisiones estratégicas e informadas. 

Una de las mejores herramientas en este sentido es Empresarial Edenred, que es una plataforma integral diseñada para que las organizaciones puedan controlar sus gastos e ingresos de manera eficiente y sencilla. 

Gracias a sus múltiples funcionalidades y su enfoque en la automatización, ayuda a simplificar y centralizar los procesos administrativos, permitiendo que los equipos tengan un control efectivo sobre los movimientos de los colaboradores y se tomen buenas decisiones con base en datos actualizados. 

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