Habilidades del administrador de viajes empresariales

El administrador de viajes tiene diferentes funciones, entre las que destaca el control de los viáticos, y para ejercerlas requiere de habilidades específicas.

Sus objetivos son negociar los mejores precios en los servicios requeridos, optimizar el uso del tiempo de los viajeros de negocios,  y garantizar la comodidad y seguridad de los mismos durante los viajes empresariales.

Sus funciones

Para alcanzarlos, sus funciones incluyen:

• Mantener una comunicación abierta con cada departamento de la empresa para conocer los objetivos de los viajes de negocios y poder garantizar un buen retorno de inversión.
• Negociar las mejores tarifas con los proveedores de transporte y hospedaje.
• Llevar un óptimo control de viáticos para maximizar el presupuesto.
• Calendarizar las actividades del empleado para que su viaje sea productivo.
• Resolver situaciones de crisis y emergencia que se susciten durante los viajes de negocios.
• Elaborar una política de viajes de negocios que especifique los gastos que se consideran corporativos y cómo gestionarlos para que la organización pueda deducirlos de impuestos, y darla a conocer ampliamente dentro de la empresa.

Para realizar estas tareas, el administrador de viajes debe contar con ciertas habilidades esenciales, entre ellas:

• Saber negociar. No solo se trata de conocer qué empresas de transporte y hospedaje ofrecen las mejores tarifas, sino de poder negociar contratos de servicio por volumen y a largo plazo que beneficien a la empresa.
• Trabajar en equipo. El diálogo y la coordinación con las demás áreas de la organización es importante para conocer las necesidades y poder ofrecer las mejores soluciones.
• Habilidad de comunicación. Los diálogos dentro de la empresa y con los proveedores de servicios se benefician de una comunicación clara en ambos sentidos.
• Empatía. Conocer las necesidades y requerimientos de los viajeros de negocios es una parte del trabajo, la otra es ponerse en su lugar para gestionar un viaje lo más cómodo y seguro posible.
• Gestión de tiempo. Armar una agenda de trabajo que asigne los tiempos mínimos necesarios para los traslados y los contratiempos ahorrará estrés, retrasos y tiempos muertos a los empleados, con lo cual se mejorará su productividad.
• Administración de presupuestos. La asignación y control de viáticos responde no solo a las necesidades de los viajeros de negocios sino también a la mayor optimización de los recursos para la empresa.

Tecnología a tu servicio

La gestión de viajes se facilita cuando los administradores hacen uso de herramientas tecnológicas como la tarjeta de servicio Ticket Empresarial®, de Edenred, la cual permite a los viajeros de negocios pagar sus gastos autorizados y agilizar la presentación de reportes y documentos comprobatorios.

Asimismo, el sistema que comprueba automáticamente la validez fiscal de los comprobantes de viaje simplifica la deducibilidad de los mismos ante las autoridades hacendarias, lo cual garantiza mayores ahorros en los viajes empresariales.

Un gerente o administrador de viajes en tu empresa puede maximizar tu presupuesto, coordinar los esfuerzos de varios departamentos y garantizar la seguridad de tus empleados durante sus desplazamientos.

Si aún no tienes asignado a un funcionario para esta labor, ya tienes buenas razones para hacerlo y conoces las habilidades en que debes enfocarte al contratarlo.