Obligaciones fiscales que toda empresa debe cumplir

Tener una empresa o negocio puede abrirte las puertas a beneficios y grandes experiencias, pero es importante que conozcas las obligaciones fiscales que debes cumplir para que funcione correctamente y no tengas ningún problema.

El incumplimiento parcial o total de estas obligaciones fiscales puede hacerte acreedor a multas, afectar tu historial crediticio y negarte la posibilidad de recibir financiamiento para tu organización. 

Para que no tengas este tipo de inconvenientes, en este artículo te vamos a decir con qué debes cumplir y qué herramientas financieras pueden ayudarte para lograr un crecimiento escalable y sostenible. 

¿Cuáles son las obligaciones fiscales de una empresa?

Registro de RFC

Tienes que inscribir a tu empresa correctamente en el Registro Federal de Contribuyentes como persona moral o persona física con actividad empresarial.

De esta forma, obtienes la Cédula de Identificación Fiscal (CIF), la cual contiene tu RFC.

Con esto, oficializas tu negocio y puedes realizar tus actividades empresariales legalmente dentro de México. 

También es importante que tramites tu certificado de firma electrónica o e.firma para agilizar las operaciones fiscales digitales que necesite tu organización.

Expedir facturas electrónicas 

Como parte de las obligaciones fiscales de las personas morales, cuando tu empresa está en funcionamiento, es necesario que cada vez que realices una transacción económica, emitas la factura electrónica que corresponda. 

Además, para una correcta contabilidad electrónica, tienes que llevar un registro completo de tu historial de facturación para poder comprobar tus ingresos y su procedencia ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT).

Llevando este registro, es más sencillo automatizar datos relevantes, como las cuentas por cobrar y pagar, ya que todo se puede cargar en softwares digitales que ayuden a gestionar y controlar las facturas. 

Para ello, asegúrate de mantener tu información actualizada ante el SAT, incluidos domicilio y tipo de actividad económica, pues cada factura contiene los datos de la empresa y tiene que coincidir con la registrada. 

Llevar contabilidad electrónica

Debes mantener actualizada tu contabilidad electrónica y enviar mensualmente, por medio del Buzón Tributario, el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación de tu empresa.

El catálogo de cuentas es un documento en el que se enlistan las cuentas de tu compañía: activos (bienes), pasivos (deudas y obligaciones), ingresos, capital y costos. Cada una tiene un código único que facilita su identificación y clasificación dentro de los estados financieros.

Por otro lado, la balanza de comprobación parte del saldo inicial de tu organización y especifica los ingresos y gastos que provienen de dichas cuentas para obtener el saldo neto con utilidades y pérdidas. Su principal objetivo es verificar que los débitos y créditos estén correctamente balanceados. 

Además de ello, si el SAT lo pide, tienes que presentar las pólizas contables y auxiliares, es decir, los registros con datos de cada transacción que tu empresa haya llevado a cabo.

Presentar declaraciones mensuales y anuales

Una de las obligaciones fiscales más importantes es la presentación de declaración de impuestos correspondientes, tanto mensual como anualmente. 

En el caso de las declaraciones mensuales, se presentan ante el SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente al periodo que se está declarando, y aplica para conceptos como:

• Pago provisional de ISR
• IVA
• Retención de impuestos
• Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)

Por otro lado, las declaraciones anuales se presentan solo una vez al año y tienen fechas específicas dependiendo del tipo de contribuyente. 

• Declaración de ISR: personas morales, a más tardar el 31 de marzo del año siguiente.
• Declaración de sueldos y salarios: febrero del año siguiente.
• Declaración Informativa de Operaciones Relevantes (DIOR): Aplica a ciertos contribuyentes según el volumen de operaciones y actividades reportadas al SAT y se presenta en los primeros tres meses del año siguiente.
• Determinación de la PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades): Se realiza al cierre del ejercicio fiscal y debe repartirse a más tardar el 30 de mayo para personas morales.

Luego de hacer las declaraciones, se generará una línea de captura y podrás realizar el pago de tus impuestos a través de transferencia electrónica.

Realizar retenciones de impuestos correspondientes y declararlos

Dentro de tus obligaciones fiscales, incluidas las declaraciones anuales y mensuales, tienes que considerar las retenciones de impuestos aplicables que realiza tu compañía en materia de ISR e IVA. 

Cada vez que tu organización requiera los servicios de terceros, sea por nómina u honorarios, tienes que retener el ISR equivalente para posteriormente declarar este valor ante Hacienda.

Para ello, puedes utilizar herramientas que te ayuden a llevar un control de tu nómina. Así puedes enfocarte en el resto de tus obligaciones fiscales sin problemas. 

También tienes que llevar un registro del IVA que cada cliente pague sobre tus productos o servicios para incluirlo en tu declaración y así sea tributado al gobierno.

Declaraciones informativas específicas

Hay declaraciones adicionales de carácter informativo que, de acuerdo con las características de tu empresa, tienes que presentar.

Por ejemplo, las personas físicas y morales que llevan a cabo actividades gravadas por la Ley del IVA o que tengan registrada la clave de obligación fiscal correspondiente al IVA, tienen que presentar la DIOT, que es obligatorio para quienes trabajan con proveedores.

Lo anterior, con el fin de informar al SAT sobre cualquier pago, retención o acreditamiento del IVA para llevar un control sobre las obligaciones correspondientes a este. 

También está la Declaración Informativa Anual (DIM), que presentan personas físicas y morales que realizan operaciones por medio de fideicomisos que realicen actividades empresariales. 

Otras obligaciones fiscales

Además de las obligaciones fiscales mencionadas, hay otras que se deben considerar para garantizar que tu empresa opere de forma legal.

Una de ellas es presentar tu estado de posición financiera o balance general, que debe incluir las ganancias netas de tu negocio junto con el inventario de tu mercancía de forma anual al 31 de diciembre de cada año, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias respectivas.

Asimismo, se debe considerar el cálculo anual de utilidades, esto es, las ganancias que obtuvo tu empresa, así como la repartición de estas entre los colaboradores dentro de la nómina, exceptuando directores, administradores y gerentes generales.

Beneficios para las empresas que cumplen sus obligaciones fiscales

Al cumplir con las obligaciones fiscales de tu empresa, puedes tener múltiples oportunidades de crecimiento:

• Acceso a inversionistas: las empresas que cumplen con sus pagos en tiempo y forma son más atractivas para los inversionistas, pues les garantiza la seguridad de su dinero.

• Obtención de créditos: estar al día con los impuestos demuestra solvencia y transparencia financiera, lo que mejora sus posibilidades de obtener créditos bancarios con mejores condiciones o financiamiento gubernamental.

• Participación en licitaciones gubernamentales: es un requisito indispensable para participar en concursos y licitaciones del gobierno. Esto incluye: proyectos públicos o colaboraciones en asociaciones público-privadas (APP).

• Estímulos fiscales: puedes aprovechar incentivos fiscales, como: devolución de impuestos, saldos a favor, subsidios y apoyos, etc.

• Reputación positiva: la formalidad fiscal genera confianza entre clientes, proveedores y socios. 

Cumplir con tus obligaciones fiscales y obtener estas ventajas es mucho más sencillo con una correcta administración, para lo que te puedes apoyar en plataformas financieras todo en uno, como Empresarial Edenred, en la que puedes dispersar saldos, pagar a proveedores, registrar ingresos y egresos, y mucho más. 

¿Qué impuestos puedo deducir de mi declaración?

Al cumplir tus obligaciones fiscales, tienes la posibilidad de deducir algunos gastos y pagar una menor cantidad de impuestos.

El SAT señala que hay ciertos conceptos que son deducibles, pero estos tienen que ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad empresarial. 

Para el caso de las personas morales, se pueden deducir gastos por:

• Compra de mercancía
• Donativos a instituciones no gubernamentales
• Devoluciones
• Beneficios laborales para empleados
• Gastos de publicidad y promoción
• Gastos de viáticos y transporte derivados de la actividad empresarial
• Mantenimiento y reparación de equipos empleados en la producción

Tener clara esta información es vital para cualquier compañía, pues representa la base legal de sus actividades.

Tener en orden todo lo relacionado con tus obligaciones fiscales evitará que enfrentes multas u otras consecuencias, que más adelante veremos.

Herramientas digitales o plataformas como Empresarial Edenred pueden ayudarte, pues además de llevar todas las transacciones automáticamente, puedes hacer la comprobación y deducción de impuestos en minutos, obteniendo los mejores beneficios para tu negocio.

¿Qué pasa si una empresa no cumple con sus obligaciones fiscales?

Cuando una empresa no cumple con sus obligaciones fiscales, puede enfrentar problemas legales, económicos u operativos, afectando su estabilidad financiera. Estas sanciones varían de acuerdo con la gravedad y tipo de incumplimiento:

• Multas o recargos por el impago de impuestos.
• Cancelación del Certificado de Sello Digital (CSD) impidiendo que emitas facturas electrónicas.
• Embargo de bienes en caso de tener deudas fiscales y no mostrar disposición para regularizar la situación (congelamiento de cuentas, embargo de bienes inmuebles, retención de ingresos, etc.).
• Imposibilidad de participar en licitaciones o contratos.
• Daños a la reputación.
• Sanciones penales como cárcel o inhabilitación para operar, en caso de delitos como simulación de operaciones o la generación de facturas falsas.
• Pérdida de beneficios fiscales.

¿Cómo evitar las consecuencias por no cumplir las obligaciones fiscales?

Para no caer en estos problemas y evitar las consecuencias por no cumplir con las obligaciones fiscales, existen algunas estrategias efectivas, como:

Mantener la contabilidad al día

Llevar un registro contable actualizado es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales, pues te permite:

• Tener claros tus ingresos, egresos y flujo de efectivo.
• Preparar tus declaraciones fiscales en tiempo y forma.
• Identificar errores o discrepancias antes de que haya problemas.

Para ello, tienes que registrar todas tus operaciones, ya sea diaria o semanalmente, de forma manual o automatizada.

En este proceso, verifica que los documentos como facturas, recibos y estados de cuenta estén completos y correctamente clasificados.

Esto no solo te ayuda al cumplimiento fiscal, sino que proporciona información valiosa para tomar decisiones estratégicas en tu empresa.

Revisar requisitos y plazos

Cada obligación fiscal tiene sus propios plazos y requisitos específicos. No cumplir con ellos puede provocar sanciones, recargos o, en el peor de los casos, auditorías que afecten tus operaciones.

Para evitarlo, ten claro lo siguiente:

• Plazos para declaraciones: ISR, IVA o retenciones.
• Documentos importantes: facturas, comprobantes de pago, constancias de retención, etc.
• Actualizaciones fiscales: consúltalas con un experto de ser necesario.

Puedes optar por crear un calendario fiscal o emplear herramientas como alarmas o sistemas ERP para automatizar recordatorios. 

Emitir y registrar facturas correctamente

Emitir facturas electrónicas no solo es una obligación, sino que es esencial para respaldar tus operaciones y poder deducir tus gastos.

Por eso, tienes que evitar errores en las facturas que puedan invalidarlas y afectar tus reportes fiscales.

Recuerda:

• Verificar los datos: RFC, montos, uso de CFDI y otros.
• Cumplir con los tiempos establecidos por el SAT.
• Respaldar información: conserva copias de todas las facturas recibidas y emitidas.

Adicional, es importante registrar todas las facturas en tu sistema contable para poder calcular impuestos, deducciones y obligaciones fiscales.

Emplear tecnología innovadora

La transformación digital no solo facilita los procesos administrativos, también optimiza el cumplimiento fiscal. Contar con herramientas tecnológicas avanzadas puede marcar la diferencia en la gestión eficiente de tus obligaciones.

Por ejemplo, con Empresarial Edenred, puedes automatizar procesos, como: programar pagos, generar reportes y hacer comprobación y deducción de gastos. 

Todo eso minimiza errores o inconsistencias en cálculos y registros.

Cumple con tus obligaciones fiscales con ayuda de Edenred

Cumplir con tus obligaciones fiscales no solo es un requisito legal, sino también una oportunidad para fortalecer las bases de tu empresa. 

Si bien estos procesos pueden parecer meticulosos, se pueden simplificar con las herramientas necesarias, como es el caso de Empresarial Edenred. 

Implementar soluciones innovadoras evitará sanciones, agilizará procesos y protegerá la reputación de tu negocio.

No dejes que las obligaciones fiscales sean una preocupación. Con una estrategia sólida y organización, puedes convertirlas en una ventaja competitiva para tu negocio. ¡Contáctanos para conocer más!