Pagos fijos: cuáles son y cómo solventarlos en tu empresa

Si quieres mejorar el rendimiento y productividad de tu empresa es importante conocer los gastos involucrados, y así monitorear y controlar los recursos para el desarrollo de su actividad, pues esto te permitirá saber de qué forma impactan en la rentabilidad.

En este artículo veremos cuáles son los principales pagos fijos y cómo puedes gestionarlos. Asimismo, te daremos algunas estrategias y herramientas como las tarjetas empresariales, que podrán ayudarte con esto. 

Cuáles son los pagos fijos de una empresa

Un gasto fijo es el costo de empresa que no varía con los volúmenes de producción y estos incluyen: el alquiler, acuerdos contractuales o licencias necesarias para la operación del negocio. Estos costos están vinculados a la duración del contrato o el calendario de pago acordado.

Veamos a detalle cada uno de estos:

1. Alquiler o renta de espacios

El alquiler de espacios es uno de los pagos fijos más comunes y significativos para cualquier empresa. Incluye la renta de oficinas, locales comerciales, almacenes, fábricas y cualquier otro tipo de inmueble necesario para las operaciones.

Estos contratos suelen ser a largo plazo y establecen pagos mensuales o anuales fijos que deben cumplirse sin importar la situación financiera.

Este gasto es esencial, ya que proporciona el espacio físico necesario para las actividades comerciales. Sin un lugar adecuado para operar, una empresa no puede funcionar eficientemente. Además, la ubicación del inmueble puede influir significativamente en el éxito del negocio, afectando tanto la visibilidad como el acceso a los clientes.

2. Salarios y beneficios del personal

Los salarios representan una parte sustancial de los pagos fijos de una empresa, estos corresponden al pago regular a los empleados por su trabajo, así como beneficios adicionales como seguros de salud, planes de jubilación, bonos, y otros incentivos que forman parte del paquete de compensación.

Los empleados son el recurso más valioso de cualquier organización, y una adecuada compensación asegura su satisfacción y retención. Además, los beneficios adicionales pueden atraer talento de alta calidad y fomentar un ambiente de trabajo positivo.

3. Servicios públicos y utilidades

Estos son los gastos recurrentes en servicios esenciales como electricidad, agua, gas, y telecomunicaciones (internet, teléfono). Estos servicios son indispensables para el funcionamiento diario de la empresa y deben pagarse regularmente para evitar interrupciones en las operaciones.

Sin estos, la empresa se vería seriamente afectada. Por ejemplo, la falta de electricidad puede detener la producción, mientras que la de internet puede obstaculizar la comunicación y el acceso a herramientas digitales esenciales.

4. Seguros

Los seguros representan un pago fijo importante que incluye pólizas para cubrir diferentes aspectos de la empresa, como seguros de propiedad, responsabilidad civil, seguros de salud para empleados, y otros seguros específicos dependiendo del tipo de negocio.

Estos son cruciales para proteger a la empresa contra riesgos financieros significativos. Por ejemplo, un seguro de propiedad puede cubrir los costos de reparación o reemplazo en caso de daños por incendio o desastres naturales, mientras que un seguro de responsabilidad civil puede protegerla contra demandas legales.

5. Préstamos y financiamiento

Muchas empresas dependen de préstamos y financiamiento externo para crecer y expandirse. Los pagos de intereses y la amortización de capital en los préstamos constituyen un gasto fijo importante. Estos pueden incluir préstamos bancarios, líneas de crédito, y otras formas de financiamiento a largo y corto plazo.

El acceso a financiamiento puede ser vital para el crecimiento y la expansión de una organización, permitiendo inversiones en nuevos proyectos, tecnología, o expansión de operaciones. Sin embargo, los pagos regulares pueden afectar significativamente el flujo de caja.

6. Arrendamiento de equipos y maquinaria

A veces las empresas optan por arrendar equipos y maquinaria en lugar de comprarlos, especialmente cuando se trata de tecnología que puede quedar obsoleta rápidamente o que requiere una inversión inicial significativa.

Estos representan pagos fijos mensuales o anuales y permiten acceder a equipos modernos y eficientes sin incurrir en los altos costos de compra, lo cual es especialmente útil para startups y pequeñas empresas con capital limitado.

7. Mantenimiento y reparaciones

Los gastos relacionados con el mantenimiento y la reparación de instalaciones, equipos y maquinaria son pagos fijos necesarios para asegurar la continuidad de las operaciones. Aquí se pueden incluir contratos de mantenimiento preventivo, reparaciones de emergencia, y reemplazo de piezas.

Mantener las instalaciones y equipos en buen estado es crucial para prevenir interrupciones en la operación y prolongar la vida útil de los activos. El mantenimiento regular ayuda a evitar fallos inesperados que pueden resultar en costosas reparaciones y tiempos de inactividad productiva.

8. Impuestos y contribuciones

Los pagos de impuestos locales, estatales y federales, así como contribuciones a la seguridad social y otros gravámenes obligatorios, representan una parte significativa de los pagos fijos de una empresa.

Pueden ser impuestos sobre la renta, impuestos sobre ventas, impuestos sobre propiedades, y otros impuestos específicos según la jurisdicción.

Cumplir con las obligaciones fiscales es crucial para evitar sanciones legales y mantener una buena reputación, pues representan una responsabilidad financiera importante y deben ser gestionados adecuadamente para asegurar la estabilidad financiera de la empresa.

Cómo solventar los pagos fijos en tu empresa 

Ahora que ya has identificado los pagos fijos de tu organización es momento de aprender algunas estrategias que te ayudarán a solventarlos y mantener un buen control.

Digitaliza los gastos y comprobantes

Puedes gestionar los gastos, facturas, comprobantes y tickets de manera digital. Como mencionamos al inicio de este artículo, existen herramientas como las tarjetas empresariales que te facilitarán este proceso.

Por ejemplo, con la tarjeta Empresarial de Edenred todos tus pagos son registrados digitalmente, lo que simplifica la comprobación de gastos gracias a que todo puede hacerse desde su plataforma web.

Lo anterior facilita el seguimiento y control de los gastos, mejora la precisión en la contabilidad, y permite un acceso rápido a la información financiera en cualquier momento.

Controla los gastos y toma decisiones informadas 

Es importante mantener un registro detallado de  todos los gastos para que puedas tomar decisiones informadas y basadas en datos. Identificar si hay algunos que puedes evitar y elimínalos. Asimismo, detecta si puedes reducir algunos otros o si ha habido niveles de fluctuación de un mes a otro.

Esto también es posible con nuestra tarjeta Empresarial, ya que puedes controlar los gastos en un solo lugar y obtener reportes especializados.

Proporciona una visión clara de la situación financiera, ayuda a identificar áreas de ahorro, y permite ajustes oportunos en el presupuesto para mantener la estabilidad financiera.

Elabora un presupuesto

Elabora presupuestos anuales que sean realistas y que sean de un promedio de los 12 meses del año para que lo puedas ir analizando mes a mes y contrastarlo con este número. 

Crea políticas

Puedes crear políticas de gastos y determinar presupuestos para tus empleados. Esto te permitirá priorizar de mejor manera los recursos para los pagos fijos.

Con la tarjeta Empresarial Edenred, puedes establecer controles de uso y bloquear las tarjetas cuando lo necesites. De esta manera, siempre sabes los gastos que están haciendo los colaboradores.

Fomenta el ahorro en tu equipo

Es fundamental concientizar a tu equipo en cuanto al ahorro y la importancia de respetar el presupuesto. Incluso puedes premiar a quien cumpla con esta regla para seguir fomentando esta práctica.

Negocia con proveedores y busca alternativas

Negociar mejores términos y condiciones con los proveedores puede resultar en ahorros significativos. Además, explorar alternativas más económicas o proveedores alternativos puede reducir los pagos fijos.

Conclusión

Como pudiste ver, reducir los pagos fijos es importante para mantener la salud financiera de tu empresa y su gestión efectiva es un proceso continuo. Por eso es importante que vayas ajustando las estrategias de acuerdo con la evolución del mercado.

Si quieres conocer más sobre cómo puedes solventar los pagos fijos de tu organización, contáctanos para conocer la tarjeta empresarial con la que podrás tener un control preciso de todos los gastos.