Presupuesto empresarial: cómo establecerlo y gestionarlo

Una compañía debe cubrir diferentes gastos para realizar sus actividades y operaciones, por ello, es importante contar con un presupuesto empresarial en donde se detalle cada uno de estos, las obligaciones de la organización, así como eventos inesperados. 

Al iniciar un negocio es fundamental tener un presupuesto empresarial para poder alcanzar las metas establecidas y saber con cuánto efectivo se cuenta para ello. 

En el siguiente artículo te explicamos más sobre qué es el presupuesto empresarial, cómo puedes establecerlo, los tipos que existen, los elementos para crearlo, su importancia y cómo gestionarlo.  

¿Qué es el presupuesto empresarial?

El presupuesto empresarial es un documento, ya sea físico o virtual, y un plan de acción para cumplir un proyecto. Este se expresa en valores y términos financieros que ayudan a asignar los recursos de una empresa.

El presupuesto empresarial debe cumplirse en un determinado tiempo y se debe realizar para poder cumplir con los objetivos teniendo en cuenta el efectivo del que se dispone. También es un elemento clave para llevar a cabo cualquier operación o actividad económica dentro de la organización. 

¿Cómo establecer un presupuesto empresarial?

Para poder tener un presupuesto empresarial se deben seguir pasos específicos que te ayuden a crear estrategias concretas. A continuación te los compartimos. 

1. Definir la situación financiera

Primero debes conocer el estado financiero en el que se encuentra tu empresa para poder crear estrategias alcanzables y reales. Analiza las tendencias de los gastos y los ingresos que has tenido en los últimos años. 

2. Diseñar un plan estratégico

Cuando ya tengas claro tu estado financiero, es momento de hacer un análisis del mercado del que forma parte tu empresa. Con esto, puedes empezar a crear tus metas financieras.

Para lograrlo es necesario realizar los siguientes pasos: 

Marcar objetivos realistas y medibles 

Los objetivos siempre deben ser realistas y medibles y ser alcanzables a corto y mediano plazo. 

De esta manera, se puede ir comprobando si estás cumpliendo las expectativas y respetando los gastos previstos. Además, también se pueden identificar fallas y, en caso de ser necesario, realizar modificaciones. 

Establecer límites de gastos 

Al hacer un presupuesto empresarial siempre debes tener un límite de gastos, que está condicionado por el estado financiero de la compañía. 

Te recomendamos establecer un límite para saber identificar las prioridades de los gastos, por ejemplo para materias primas y salarios, de esta forma estos no se salgan de las manos, de igual manera para localizar fugas y detectar los puntos fuertes. 

Determinar los costes a asignar

Cada departamento de tu empresa debe contar con su propia asignación de gastos.

Para que esto se dé de forma correcta, tienes que establecer la estrategia a seguir. Así será más fácil implementar acciones para realizar las ventas necesarias para cubrir el presupuesto y que el negocio sea rentable. 

Revisar y modificar el presupuesto 

Conforme pasa el año se debe ir modificando el presupuesto empresarial según la realidad mensual que se presente. 

Esto es importante para que puedas ir corrigiendo puntos o acciones que afectan los resultados. 

Tipos de presupuesto empresarial

Cada organización puede tener uno o varios presupuestos empresariales, entre ellos, están aquellos que se clasifican en función de las necesidades de la empresa. En la siguiente lista te los detallamos.

1. Presupuesto de producción

Este abarca la actividad operativa de producción y ventas de los productos y servicios de una empresa. Entre ellos están:

• Las ventas: actividades de publicidad, venta y servicio posventa 
• La producción: diseño, fabricación, distribución

2. Presupuesto de inversión 

Este presupuesto empresarial consiste en la previsión de inmovilizados y sus amortizaciones. 

Las inversiones pueden ser materiales, por ejemplo, de maquinaria o mobiliario, así como inmateriales, como inversiones en investigaciones y en aplicaciones informáticas. 

3. Presupuesto de financiación 

Este tipo de presupuesto se trata de los fondos necesarios para soportar la actividad de la empresa, ya sean propios o ajenos.

En este presupuesto empresarial se recogen las necesidades de financiación para afrontar las inversiones específicas, así como las necesidades financieras en general. 

4. Presupuesto para el personal

Este está destinado a la mano de obra necesaria para las actividades de la compañía.

En él se incluyen horas, números de personas, altas y bajas de plantilla, necesidades de subcontratación, costes salariales, etc. 

5.  Presupuesto de tesorería

Este es uno de los presupuestos empresariales más importantes en la gestión financiera. 

Es el que engloba todo lo anterior en flujos monetarios, es decir, en los cobros y pagos generados por los ingresos, gastos e inversiones. 

¿Qué elementos tomar en cuenta para tener un presupuesto empresarial?

Ahora que ya conoces los tipos de presupuestos empresariales, te decimos qué elementos se requieren para elaborar uno.

Gastos fijos  

Los gastos fijos son todos los costes independientes del volumen de actividad de la empresa; por ejemplo, sueldos, alquileres, seguros, etc. 

Gastos variables 

Estos cambian según el volumen de ventas de la compañía. Dependiendo de esto, pueden aumentar o disminuir. Algunos ejemplos de gastos variables son la electricidad, el agua, el seguro de auto, entre otros. 

Punto de equilibrio 

Se da cuando las ganancias son iguales a las pérdidas, esto quiere decir que los gastos fijos están en equilibrio con el margen bruto obtenido (el beneficio directo que obtiene una empresa por un bien o servicio). 

¿Por qué es importante establecer un presupuesto empresarial?

Contar con un presupuesto empresarial te ayuda a establecer las metas de tu negocio a corto, mediano y largo plazo. Además, te puede servir para administrar actividades futuras dentro de tu empresa, así como aumentar las ganancias sabiendo manejar tus recursos. 

Asimismo, te permite identificar errores en la administración para poder tomar decisiones a tiempo, ya que será más fácil identificar dónde es necesario optimizar gastos. 

El presupuesto empresarial es una herramienta clave para planificar, coordinar y, sobre todo, mantener un control de las acciones que se realizan, con esto podrás invertir tus recursos de forma productiva y así evitarás que se hagan gastos que no contribuyan al crecimiento de la empresa. 

¿Cómo gestionar el presupuesto empresarial?

Para tener un buen manejo de las finanzas de tu empresa debes llevar a cabo una planificación financiera que te permita establecer estrategias y límites. Este plan es el presupuesto empresarial, el cual debe tener una gestión óptima y eficiente.

Enseguida te platicamos cómo puedes gestionarlo.

1. Automatiza los gastos 

Hoy en día, existen muchas soluciones tecnológicas que te ayudan a gestionar tus gastos y llevar un control automatizado de los desembolsos que realiza una empresa.

Una de las opciones es nuestra Tarjeta Empresarial Edenred, que te permite llevar un control de todos tus gastos de forma 100% digital. Todas las operaciones se centralizan en un solo sistema, ya sea en la plataforma web o desde la app Mi Ticket Expense. 

Así tendrás mayor visibilidad de los gastos y podrás consultar la información que necesites en tiempo real. Esto es una manera más sencilla y rápida para poder obtener facturas o cualquier otro documento de comprobación de gastos que requieras. 

2. Lleva un registro de los gastos 

Es importante que lleves un control minucioso de cada uno de los gastos que se realizan, así puedes identificar los patrones de consumo y posibles desviaciones en el presupuesto empresarial. 

Con ello, puedes darte cuenta de si los desembolsos han sido parte de lo planificado y realizar ajustes si es necesario. También puedes hacer esto de manera digital con Empresarial Edenred, ya que puedes registrar todos los gastos dentro de la plataforma. 

3. Prevé situaciones inesperadas

Ten un pequeño margen libre para cubrir eventos inesperados. A esto se le llama un fondo de emergencia, que es una cantidad de dinero dentro del presupuesto que está destinada a cubrir alguna necesidad de la empresa que no estaba planeada.

Si estás preparado ante estas emergencias, evitarás la falta de recursos para las obligaciones fijas mensuales de tu empresa. 

4. Controla los gastos hormiga

Trata de no incurrir en gastos innecesarios. Cada desembolso no controlado puede afectar a las finanzas de tu empresa. Los gastos hormiga son una fuga de dinero que no se detecta al no considerarlos dentro del presupuesto empresarial.

Por lo mismo, te recomendamos llevar un control de los mismos y reducir las posibilidades de sufrir falta de liquidez. También recuerda priorizar los gastos para conocer cuáles son las obligaciones y apartar los recursos necesarios para cubrirlos.

Conclusión 

Contar con un presupuesto empresarial no es tan difícil cuando lo sabes gestionar de manera correcta y óptima. Es un elemento clave porque te permite estar mejor organizado con tus finanzas y poder cumplir con todas tus obligaciones financieras.

Además, una gran ventaja es que ahora es mucho más sencillo gestionarlo, ya que como viste, puedes hacerlo todo de manera digital, con nuestra Tarjeta Empresarial Edenred, tu mejor aliada en mantener un control de los gastos en tiempo real. 

Te invitamos a conocer más sobre los beneficios que otorga este servicio y que puedas comenzar a gestionar tu presupuesto empresarial desde cualquier dispositivo móvil.