Procesos de gestión administrativa: qué son y para qué sirven

¿Te has preguntado alguna vez por qué algunas empresas prosperan mientras que otras luchan constantemente para mantenerse a flote? La respuesta podría estar en algo tan esencial, pero a menudo pasado por alto, como los procesos de gestión administrativa.

Tener un negocio significa lidiar con una gran cantidad de tareas que van más allá del producto o servicio que ofreces. Para ello, existen soluciones como las tarjetas empresariales, que más adelante abordaremos. 

En este artículo, te explicamos qué son los procesos de gestión administrativa, los tipos que existen y cómo implementarlos de manera efectiva en tu negocio.

¿Qué son los procesos de gestión Administrativa?

Los procesos de gestión administrativa son un conjunto de tareas y actividades organizadas de forma sistemática que ayudan a alcanzar los objetivos de una empresa. En otras palabras, son como el esqueleto que sostiene las operaciones de tu negocio.

Podrías preguntarte, "¿Por qué debería importarme?". Bueno, si no trabajas para mejorar los procesos de gestión administrativa, tu negocio corre el riesgo de operar de manera caótica, lo que podría llevar a pérdidas de tiempo y recursos, y en el peor de los casos, al fracaso.

Para entender mejor, conozcamos los componentes básicos que conforman un proceso de gestión administrativa:

• Planificación: la etapa en la que se define qué se quiere lograr y cómo hacerlo.
• Organización: aquí se asignan los recursos y se establecen los roles.
• Dirección: la fase en la que se lidera al equipo hacia los objetivos.
• Control: monitorización del progreso y ajuste de la estrategia según sea necesario.

Tipos de procesos de gestión administrativa

Existen diferentes clases de procesos de gestión administrativa, entre los que destacan los siguientes:

Procesos operativos

Los procesos operativos son las tareas y actividades diarias que mantienen en marcha tu empresa. 

Esto incluye cosas como la gestión de inventario, la atención al cliente y la ejecución de servicios.

Procesos tácticos

Mientras que los anteriores son las operaciones del día a día, los procesos tácticos implican una planificación a medio plazo. 

Aquí es donde entran en juego decisiones como la expansión del negocio, la adopción de nuevas tecnologías y estrategias de marketing.

Procesos estratégicos

A un nivel aún más alto se encuentran los procesos estratégicos, que se centran en la dirección a largo plazo de la empresa. 

Decidir la visión, misión y objetivos generales de tu negocio son tareas que caen bajo este tipo de proceso.

Ten en cuenta que no se trata de elegir uno sobre otro; estos procesos están intrínsecamente conectados. Los procesos operativos se alinean con los tácticos, que a su vez deben estar sincronizados con los estratégicos para lograr una gestión cohesiva.

Elementos del proceso de gestión administrativa 

Una adecuada comprensión de los procesos de gestión administrativa requiere que se identifiquen sus diferentes elementos, entre los que están los:

Mecánicos o de estructura

Estos se refieren a los sistemas, procedimientos y políticas que establecen la base de cualquier proceso administrativo. 

Incluyen la organización jerárquica, la asignación de roles y responsabilidades, y la documentación estándar como manuales y guías. 

Su principal objetivo es crear un marco que permita el funcionamiento fluido de todos los demás elementos.

Operativos

Implican las acciones y decisiones que se toman dentro de la estructura mecánica. 

Son el motor que impulsa los procesos, e incluyen la toma de decisiones, la coordinación y la comunicación dentro de la organización.

La adaptabilidad y la flexibilidad son clave aquí, ya que estos elementos deben poder ajustarse a situaciones cambiantes.

De producción

Son los recursos tangibles que se utilizan para crear bienes o servicios, es decir, son los gastos de operación, que abarcan desde materias primas hasta la tecnología y el equipo utilizado en la producción. 

Por ejemplo, entra: transporte, inventarios, canales de distribución, puntos de venta físicos o en línea, etc.

La eficiencia en la utilización de estos es crucial para la rentabilidad y la competitividad de una empresa.

Humanos

El recurso más valioso en cualquier organización es su gente. 

Los elementos humanos, que incluyen el talento, las habilidades y la cultura organizacional, deben ser bien gestionados a través de la formación, el desarrollo y la retención para el éxito a largo plazo.

En este sentido, es muy importante velar por una buena motivación y comunicación entre todas las áreas para hacer frente a las dificultades de forma efectiva.

De información

La información es el pegamento que mantiene unidos todos los demás elementos. Esto incluye datos recopilados, métricas de rendimiento y retroalimentación. 

La gestión de la información de forma efectiva permite una toma de decisiones más informada y una adaptación más rápida a cambios en el entorno empresarial.

Para qué sirven los procesos de gestión administrativa 

Ahora que ya entendemos qué son los procesos de gestión administrativa y los diferentes tipos que existen, es hora de abordar para qué sirven realmente.  

Mejora de la eficiencia

Tener un marco de procesos de gestión administrativa en su lugar no solo hace que las operaciones sean más fluidas, sino que también puede reducir costos. 

Puedes encontrar áreas donde los recursos se están desperdiciando y solucionar estos problemas para lograr una empresa rentable.

Si tienes un proceso bien definido para la gestión de inventario, puedes evitar el sobre almacenamiento y los costos asociados.

Control y supervisión

Un sistema sólido, además de mejorar la eficiencia, facilita el control y supervisión. Te permite establecer métricas clave de rendimiento (KPIs) y seguir su progreso con más precisión.

Simplifica la toma de decisiones

La información es poder, y los buenos procesos de gestión administrativa proporcionan una tonelada de datos útiles. No estás tomando decisiones basadas en suposiciones o intuiciones, sino en datos concretos.

Mejor planificación

Al tener definidos los objetivos que se quieren alcanzar y las estrategias que se usarán, es más sencillo determinar las actividades a realizar, los plazos y los tiempos que debe cumplir cada área de la empresa.

La planeación es clave para tener un panorama acertado del comportamiento de tu negocio y poder dar seguimiento a las acciones para alcanzar las metas. 

Cómo implementar procesos de gestión administrativa en tu empresa

Después de haber explorado la importancia y los beneficios de los procesos de gestión administrativa, probablemente te estarás preguntando cómo puedes aplicar estos conocimientos en tu propia empresa. 

¿Es un cambio que puedes implementar de la noche a la mañana, o requiere una estrategia más estudiada? En esta sección, te guiaremos a través de los pasos clave para lograrlo y te daremos herramientas útiles.

1. Evaluación del estado actual

Antes de realizar cambios, es vital entender dónde estás parado. 

Realiza un análisis SWOT (Fuerzas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas) para tener una visión clara de la situación actual de tu empresa y sus procesos administrativos.

2. Planificación

Una vez que entiendas tu punto de partida, puedes comenzar a planificar. 

Define los objetivos a corto, medio y largo plazo y cómo los procesos de gestión administrativa pueden ayudar a alcanzarlos.

3. Desarrollo y documentación

Es crucial documentar cada paso, tarea y responsabilidad para que todos en la empresa puedan entender y seguir los nuevos procesos.

4. Implementación

Con los procesos desarrollados y documentados, da el siguiente paso e impleméntalos. 

Esto puede implicar capacitación para empleados o incluso la adopción de nuevas herramientas tecnológicas, como pueden ser las tarjetas empresariales.

5. Monitoreo y ajustes

Una vez en marcha, es esencial supervisar cómo funcionan los nuevos procesos. 

Utiliza métricas y KPIs para evaluar el rendimiento y no dudes en hacer ajustes según lo que los datos te muestren.

Cómo las tarjetas empresariales facilitan los procesos de gestión administrativa

Este proceso parece complicado, pero existen herramientas que pueden facilitarlo significativamente y ayudar a reducir errores.

Una de las más importantes son las tarjetas empresariales, que pueden ser un aliado invaluable en la optimización de tu gestión administrativa al ofrecerte control, seguridad y eficiencia. 

Veamos  de qué manera pueden ser útiles.

Simplificación de gastos y presupuestos

Las tarjetas empresariales permiten un seguimiento más eficiente de los gastos, lo cual es esencial para una buena gestión administrativa. 

Estas te permiten centralizar, categorizar y controlar los gastos en tiempo real, pudiendo también dispersar saldos, bloquearlo o administrar todos los movimientos de manera sencilla para tener mejores finanzas y control. 

Automatización de procesos

A menudo vienen con software que permite automatizar procesos administrativos. 

Por ejemplo, en lugar de gastar horas en la aprobación manual de gastos o la reconciliación de cuentas, estas tareas se pueden configurar para que se realicen automáticamente, permitiendo que el equipo se enfoque en actividades que realmente requieren su atención y habilidades.

Mayor control y seguridad

Seguridad y control son dos de las preocupaciones más grandes en cualquier proceso administrativo. 

Las tarjetas empresariales abordan ambas al permitir configuraciones personalizadas para cada usuario o departamento, lo que significa que puedes establecer límites de gasto, bloquear ciertas categorías de compras e incluso recibir alertas en tiempo real para transacciones sospechosas. 

Este nivel de control reduce el riesgo de fraude y garantiza que los recursos se utilicen de manera efectiva.

Fomento de la responsabilidad

La responsabilidad es una virtud que toda empresa quiere inculcar en su equipo. 

Al asignar este tipo de soluciones individuales a los miembros del equipo, cada uno se vuelve directamente responsable de sus gastos. 

Esto no solo fomenta la responsabilidad financiera, sino que también facilita el rastreo y la aprobación de gastos, ya que cada transacción está vinculada a un individuo específico.

Conclusión

Conocer los procesos de gestión administrativa y eficientarlos es clave para cualquier empresa, pues no solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que también tiene un impacto directo en la rentabilidad y la competitividad de la misma. 

Las herramientas como las tarjetas empresariales pueden servir de apoyo invaluable para lograr este objetivo, aportando control, transparencia y una mayor eficiencia a la operativa diaria.

Así que si estás listo para empezar a mejorar tus procesos y tus resultados, ¡en Edenred podemos ayudarte! Tenemos la solución que puede facilitar este camino para tu negocio.