¿Qué es el fondo fijo de caja y cómo optimizarlo?

Mantener un balance perfecto en las finanzas de una empresa es uno de los pilares del éxito, por ello, es importante conocer qué es el fondo fijo de caja y cómo puedes optimizarlo a través de soluciones empresariales.

Este dinero es inherente al pago de viáticos, pasajes o gastos menores que se tengan que cubrir durante las actividades diarias dentro de un negocio, y por ende, es necesario tener claridad con respecto de estas transacciones.

En este artículo vamos a conocer que es el fondo fijo de caja, su importancia y las mejores formas de optimizarlo, siempre pensando en eficientar la operación de cualquier tipo de organización.

¿Qué es el fondo de caja fijo?

El fondo fijo de caja es una cantidad de dinero reservada para cubrir los gastos menores que pueden surgir ante un imprevisto en el día a día, con la finalidad de que los procesos de compra y pago sean mucho más ágiles y no haya retrasos.

El resultado es que un negocio tiene liquidez inmediata por su capacidad de cubrir los gastos imprevistos de bajo valor, pero que no dejan de ser vitales para el correcto funcionamiento de las actividades diarias de los colaboradores.

Asimismo, permite tener un flujo constante y equilibrado de dinero, ya que se destina una cantidad específica para estos pagos y se busca no afectar el presupuesto que se ha generado para una organización.

Para determinar el fondo fijo de caja se tiene que definir el importe de dinero, aunque generalmente suele integrarse de monedas y billetes, por el valor de los pagos, existen soluciones que pueden ayudar en este aspecto, como son las tarjetas empresariales que pueden utilizarse para cualquier gasto de la empresa.

El fondo depende del tamaño de la empresa y de los departamentos que tiene integrados, y puede existir más de un fondo fijo dentro de un negocio. Es importante que cada uno de los gastos se encuentre correctamente registrado y comprobado. 

Cómo optimizar el fondo fijo de caja

La forma de mejorar el uso del fondo fijo de caja varía, ya que existen diversas estrategias que pueden optimizar este proceso y cada uno de los movimientos financieros, siendo el uso de las tarjetas empresariales una de las principales herramientas para ahorrar tiempo y esfuerzo.

Vamos a conocer los principales puntos para que el fondo fijo de caja sea mucho más eficiente para las empresas.

Utiliza herramientas de primer nivel

Las tarjetas corporativas tienen la característica de estar diseñadas para cubrir con los gastos  relacionados con un negocio, es decir, estos pequeños pagos del día a día que fácilmente se pueden realizar a través de este método.

La gran ventaja que tiene hacer uso de estas tarjetas es que todos los movimientos quedan registrados automáticamente en la plataforma, por lo que se puede dar seguimiento a las transacciones, evitando faltantes u olvidar los pagos importantes.

Empresas como Edenred tienen la solución de tarjetas corporativas pensadas para cada tipo de negocio, por lo que no hay problema si se trata de una pequeña o de una gran empresa; todos los procesos se hacen más sencillos con Empresarial Edenred.

Establece un monto adecuado

El total de dinero que designen para este tipo de gastos debe estar establecido, y ser suficiente para que no exista ningún problema, siempre considerando que no debe verse afectado el flujo general de la empresa.

Por ello, es importante llevar a cabo un análisis de los gastos que se generan diariamente entre tus colaboradores, y así fijar un monto para siempre cubrirlos.

Una recomendación es evaluar frecuentemente el total,  para saber si es necesario realizar algún ajuste o comprobar que, en efecto, es el monto adecuado para cubrir con los gastos. 

Implementa un sistema de control y seguimiento

Un sistema de control te permite dar seguimiento detallado de los gastos que se efectúan con el fondo, para conocer quiénes tienen acceso y cómo se utilizan los recursos. Aquí nuevamente entra en juego el uso de herramientas como las plataformas de gestión, que registran las transacciones y hacen más sencillo gestionar la información. 

Genera una Políticas de Gastos detallada

Establecer una política  clara sobre cómo utilizar el fondo fijo de caja es esencial para no entorpecer la operación, por ello, debes colocar información sobre las dudas que pudieran surgir sobre cómo: solicitar un reembolso, la documentación que se requiere y los comprobantes correspondientes. 

Revisa y Ajusta

Realiza una revisión trimestral sobre los gastos del  periodo, y compara con el monto asignado. Esto es fundamental para realizar los ajustes necesarios para evitar cualquier imprevisto.

No solo se trata de revisar el fondo fijo, la idea es asegurarse que las políticas de uso sean las correctas, de lo contrario ajustarlas para siempre mejorar la eficiencia financiera de tu empresa. 

Conclusión

El fondo fijo de caja es un activo importante dentro de cualquier negocio, por lo que si no tienes uno, considera implementarlo, ya que podría mejorar el control de las finanzas. Además, con los adelantos tecnológicos, las tarjetas empresariales pueden ayudar en este proceso.

El cambio hacia la eficiencia en operaciones y transacciones comienza cuando otorgas a tu organización cada una de las herramientas necesarias para optimizar los procesos diarios de tu empresa.

Edenred es el aliado perfecto para cumplir con tus objetivos y alcanzar el éxito de manera mucho más sencilla. Ponte en contacto con nosotros y descubre todo el potencial de las tarjetas corporativas para tu empresa.