¿Qué son los gastos de representación?

Mantener sanas las finanzas de una empresa es crucial si se desea alcanzar el éxito de forma mucho más sencilla, por lo que entender todos los aspectos relacionados es necesario, y uno de los conceptos que a menudo se pasa por alto es el de los gastos de representación.

Este tipo de costos son una parte vital del funcionamiento de cualquier negocio, y por ello, debe existir una gestión adecuada para marcar una diferencia significativa en el mercado.

Para responder a esta necesidad de llevar un control de gastos de representación de manera óptima se tienen distintas herramientas, como las tarjetas empresariales, que facilitan la tarea y permiten mejorar la rentabilidad y eficiencia de una empresa.

En este artículo vamos a conocer qué son estos pagos, los objetivos que cumplen y la forma en que pueden deducirse de impuestos al final de un ciclo fiscal. 

¿Qué son los gastos de representación?

Toda empresa tiene distintos tipos de gastos financieros, y los de representación son los costos que incurren los empleados en el desempeño de sus funciones laborales.

De manera frecuente, estos están asociados con actividades que involucran la promoción del negocio y la construcción de relaciones con clientes, proveedores y otros socios comerciales.

En esencia, son los gastos que se realizan para representar adecuadamente una marca y conducir de manera exitosa toda operación dentro del mercado, que tiene un impacto positivo en una empresa.

Estos pueden tomar diversas formas, pero en general se agrupan en las siguientes categorías para poder entenderlos mejor:

• Gastos de viaje: aquí se incluyen tickets de avión, tren, taxis, alojamiento en hoteles, comidas y cualquier otro pago relacionado con actividades de representación. 
• Comidas y entretenimiento: están relacionados con las comidas de negocios, cenas con clientes o socios, eventos de entretenimiento y toda actividad que se motive para cerrar acuerdos comerciales.
• Regalos corporativos: artículos de valor que se ofrecen a clientes, proveedores u otros socios como una forma de apreciación o para fortalecer las relaciones.
• Otros gastos relacionados con la representación: pueden incluir costos como la membresía en clubes, asistencia a conferencias o exposiciones, costos de marketing y publicidad, entre otros.

Aunque los gastos de representación son una parte necesaria y valiosa de hacer negocios, es importante tener en cuenta que deben estar claramente relacionados con la actividad empresarial y ser razonables con los beneficios esperados.

Además, son tipos de gasto que puedes facturar, por lo que deben estar debidamente documentados y justificados, si se tiene la intención de hacerlos deducibles posteriormente. 

Objetivos de los gastos de representación

Los gastos de representación tienen varios objetivos esenciales que contribuyen al éxito y crecimiento de un negocio.

Ya hemos mencionado que persiguen siempre un fin, y a continuación vamos a detallar algunos de los más destacados y los que generalmente son tomados en cuenta por los negocios:

Fortalecimiento de relaciones comerciales

Permiten a las empresas cultivar y fortalecer las relaciones, y para este objetivo pueden estar incluidas algunas comidas de negocios o eventos importantes a los que asistir.

Asimismo, pueden existir regalos que demuestren apreciación para fomentar la lealtad y reducir la rotación de personal.

Desarrollo de nuevos negocios

También pueden ser una inversión para el desarrollo de nuevas oportunidades de negocio, lo que significa que habrá mayor probabilidad de adquirir clientes y aumentar las ganancias de una empresa.

Los viajes a reuniones de ventas, conferencias de la industria y otros eventos de networking pueden generar nuevas conexiones.

Promoción de la imagen de la empresa

Los gastos de representación pueden destinarse a promover la imagen y la marca de un negocio.

Esto puede incluir la organización de eventos de caridad, la participación en ferias comerciales, o la publicidad en medios de comunicación relevantes.

Reclutamiento y retención de talento

Algunos están dirigidos a mejorar el bienestar y la satisfacción de los empleados, pues son un elemento indispensable para el funcionamiento efectivo de un negocio.

Dentro de este objetivo, pueden existir comidas de equipo, formación laboral o actividades de team building.

Esto no solo ayuda a retener talento, sino que puede ser una oportunidad para atraer nuevos colaboradores y mejorar la productividad y eficiencia de la empresa.

Cumplimiento de obligaciones contractuales

En algunos casos, los gastos de representación pueden ser necesarios para cumplir con las obligaciones contractuales de un negocio.

Por ejemplo, una empresa puede estar obligada a proporcionar ciertos niveles de hospitalidad o regalos a los clientes como parte de un acuerdo comercial.

Es importante recordar que, aunque son una parte vital, deben ser manejados con cuidado y transparencia con un control de gastos adecuado.

Una gestión inapropiada puede llevar a un desperdicio de recursos, problemas de cumplimiento y daño a la reputación, y es aquí en donde opciones como las tarjetas corporativas tienen un fuerte impacto en esta tarea.  

Ejemplos de gastos de representación

Los gastos de representación cubren una amplia gama de actividades y pueden variar considerablemente dependiendo del tipo de empresa y de la industria en la que se opera.

Vamos a compartir algunos de los gastos más comunes que puede tener un negocio.

• Estadías en hoteles: cuando los empleados de una empresa viajan por negocios, los costos de alojamiento son considerados bajo este concepto, que incluye costos de habitación, wifi o cualquier otro servicio del hotel utilizado durante la estancia.  
• Cursos de formación: a menudo los negocios invierten en la formación de sus trabajadores para mejorar sus habilidades y mantenerlos al día con las últimas tendencias y tecnologías de la industria. 
• Comidas con clientes o proveedores: pueden ser un café para discutir un proyecto, comidas en restaurante o cenas para cerrar un trato, etc.
• Otros tipos: pueden incluir los costos de entretenimiento (como entradas para eventos deportivos o culturales con clientes).

Recuerda, la clave para manejar eficazmente estos es tener un proceso claro y transparente para su seguimiento y aprobación.

Las soluciones de gestión de gastos, como las tarjetas empresariales, pueden ser herramientas valiosas en este aspecto, porque además ayudan a mejorar el control completo de todo un negocio.

¿Los gastos de representación son deducibles?

Sí, en la mayoría de los casos, los gastos de representación son deducibles de los impuestos para las empresas.

Sin embargo, hay algunas condiciones y limitaciones que las organizaciones deben tener en cuenta si desean efectuar este proceso:

• Deben estar relacionados con la operación del negocio y tener fines comerciales.
• Tienen que mantener registros detallados de todos los gastos, como recibos, facturas y notas que expliquen la naturaleza y el propósito.
• Existe un límite de deducibilidad máximo por ciclo fiscal.
• Deben estar justificados mediante facturas con validez legal.
• Los gastos deben ser razonables en relación con el tipo de negocio y el beneficio esperado.
• Cumplir con las leyes fiscales.

Gestión de los gastos de representación con tarjetas empresariales Edenred

Una parte esencial del manejo efectivo de los gastos de representación es tener un sistema que facilite su seguimiento, aprobación y reporte.

Sin embargo, elegir la mejor tarjeta empresarial no siempre es una tarea sencilla, por fortuna, es aquí donde las tarjetas empresariales de Edenred pueden ser una solución valiosa.

Al ofrecer control y seguimiento de los movimientos financieros para no tener que guardar todos los recibos, todo se puede hacer desde un solo lugar y los gastos estarán completamente registrados.

Además, se ajustan a las necesidades de un negocio y ofrecen una plataforma web y aplicación móvil para hacer el seguimiento adecuado de cada gasto de representación efectuado.

Finalmente, gracias al sistema y proceso que facilitan, las tarjetas empresariales de Edenred permiten hacer mucho más fácil la deducción de impuestos, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. 

Conclusión

En resumen, los gastos de representación son una parte esencial del funcionamiento de cualquier negocio.

Estos costos abarcan desde viajes y comidas de negocios hasta cursos de formación y regalos corporativos.

Sin embargo, es vital para las empresas manejarlos de manera eficaz y transparente, y Empresarial Edenred proporciona una solución que simplifica la gestión de estos costos.

Comienza a eficientar las finanzas de tu negocio con nosotros, estamos aquí para ayudarte a alcanzar el éxito.