Reduce el uso de efectivo para operaciones transparentes

En la medida en que el mundo evoluciona, se han creado  métodos de pago electrónicos  que nos han permitido operar de forma segura, garantizando que nuestros recursos se utilizan correctamente, evitando el uso de efectivo que complica el seguimiento de las transacciones.

Es un hecho que cada vez es menor  el uso de efectivo. De acuerdo con un estudio realizado en Estados Unidos, en 2015 los consumidores pagaron con efectivo 46% de sus transacciones. Para 2019, el porcentaje bajó a 37%. Con la pandemia los números aumentaron, porque las compras en línea crecieron considerablemente. 

Algunos datos sugieren que en doce o quince meses se evolucionó hacia la digitalización del dinero para la cuál hubiéramos  necesitado varios años.

Si bien el efectivo no va a desaparecer, el dinero digital se está imponiendo en ciertas áreas de consumo. 

Al mismo tiempo, muchas empresas alrededor del mundo lo están adoptando por la facilidad para hacer transferencias, la claridad que da a cada  operación y la seguridad y comodidad de no  utilizar billetes y monedas.

Otros de los beneficios  de los medios electrónicos de pago son:

• No  es necesaria  la intermediación de un banco.
• Cada movimiento queda registrado.
• Incluso si se pierde la tarjeta o el móvil el dinero permanece seguro porque es resguardado  en un servidor.
• Las transacciones se realizan en tiempo real.

Es posible reducir el uso de efectivo en todas las áreas de la empresa, tanto para el manejo de viáticos, gastos de representación, caja chica, pago a proveedores  servicios

¿Cómo reducir el efectivo que utilizas en tus gastos empresariales?

Controlar el dinero en efectivo es complicado, ya que no puedes darle un seguimiento preciso, este es muy frecuente en  el caso de los viáticos. Además para  las personas de contabilidad, genera muchos problemas al momento de solicitar la comprobación de gastos a los colaboradores, ya que es complicado el rastreo de cada uno de los pagos que se realizan en efectivo y más cuando no se cuenta con una factura que avale la compra.

Estos son otros de los problemas que se llegan a presentar:. 

• fugas 
• pérdidas o robos
• fraude
• gastos no autorizados
• facturas faltantes o con datos incorrectos
• imposibilidad de deducir impuestos 
• papeleo
• muchas horas de trabajo para comprobar y conciliar esos gastos

Cuando existen tantas variables en juego, es difícil lograr una gestión transparente de esos recursos. En el caso de los  viáticos se han detectado fraudes relacionados con el destino de los recursos que se le dan a los colaboradores en efectivo. Se calcula que el 5% de los viáticos de las compañías se pierde en estos  robos hormiga. Esto puede parecer una cifra pequeña, pero cuando se calcula anualmente no lo es. Y usualmente son pérdidas que tardan en detectarse entre 18 y 24 meses.

Si deseas llevar una administración transparente y un control claro de estos recursos, lo mejor es utilizar medios electrónicos para la entrega de estos  viáticos Y lo mismo sucede con los gastos de representación y la caja chica, otros dos  casos muy comunes de fugas de dinero en las empresas.

¿Cuál es la mejor manera de  gestionar estos recursos?

Lo que necesitas es una solución integral  para la administración de los gastos empresariales, como el que ha desarrollado Edenred.

Con esta solución

• Digitalizas la gestión a través de la  plataforma web y la app móvil para tener control de tus recursos en todo momento.
•  Evitas las salidas al banco. No necesitas volver a retirar efectivo ni distribuirlo cada vez que algún miembro de la compañía viaja o sale a comer con un cliente.
• Cada transacción se refleja en tiempo real en la plataforma. Tú sabes en todo  momento en qué y dónde se están utilizando los recursos de la empresa.
• Obtienes una gran seguridad. Todos los gastos se realizan a través de tarjetas Empresarial Edenred, por lo que tendrás visibilidad de cada gasto.
• Puedes asignar recursos y controlar en que se usa el dinero. Si alguno de tus colaboradores tiene un problema, puedes transferirle recursos para hacerse cargo de esos imprevistos, además existen controles de uso que te permite definir en que se puede o no ocupar el dinero Las facturas se registran en el buzón inteligente. Que es un correo ligado a la tarjeta empresarial al cual llegan las facturas de las compras realizadas y estas se validan automáticamente ante el SAT..
• Es más fácil deducir los pagos, ya que la mayoría de los gastos empresariales realizados con una tarjeta empresarial se pueden deducir.
• Puedes gestionar diferentes  gastos corporativos. Como caja chica, gastos de representación, pagos a proveedores y pagos mensuales de servicios como luz e internet.
• Ahorras horas de trabajo. El tiempo de gestión disminuye considerablemente y se hace más sencillo.
• Ahorras papeleo. Evita guardar miles de tickets y facturas ya que todo se queda guardado en la nube.

Transparentas toda la operación., cada gasto se hace visible de manera automática y puedes realizar reportes en cualquier momento, ya sea por usuario o generales.

Como puedes  observar, los beneficios de reducir o eliminar el uso de efectivo para gastos empresariales no solo es posible, sino deseable cuando quieres transparentar la operación de tu empresa  y mejorar la gestión Acércate a Edenred, permite que nos convirtamos en un aliado para hacer más fácil y clara tu administración.